Vertragsverwaltung

Zahlreiche Verträge regeln die geschäftliche Basis für den Umgang mit Ihren Kunden und Lieferanten. Da heißt es einen genauen Überblick zu behalten. Welche Frist läuft wann ab? Welcher Vertrag muss wann geändert werden?

Mit kalkulierbaren Kosten und einer schnellen Amortisation ist ein elektronisches Vertragsmanagement der ideale Einstieg für die digitale Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse. Mit dem elektronischen BPS-Contract Vertragsmanagements haben Sie jederzeit einen vollständigen und transparenten Überblick über den Status aller Ihrer Verträge, sind über Ihre Vertragsverpflichtungen im Bilde und laufend über aktuelle Vorgänge informiert. Vor Ablauf von Fristen erhalten Sie Verträge automatisch in Ihre Wiedervorlage. Komprimierte Informationen zu jedem Vertragswerk sind in einem Vertragsstammdatenblatt zusammenfasst und geben Ihnen einen schnellen Überblick. Die effiziente Verwaltung Ihrer Verträge bildet die Grundlage für eine fundierte Zusammenarbeit mit Ihren Kunden und Lieferanten.

Vorteile

Lifecycle-Unterstützung von der Erstellung bis zum Vertragsablauf. Neue Vertragswerke erstellen Sie in Microsoft Office. Dabei gestalten sie einen völlig neuen Vertrag oder greifen auf flexible Vorlagen aus dem BPS-Contract-System zurück. Der Vertragsverlauf ist transparent (Originalvertrag mit Versionen, Schriftverkehr, Protokolle, Emails…) verfügbar.

Vertragsablage: Die Verträge werden revisionssicher abgelegt und sind so vor Verlust oder Manipulation geschützt. Eine fein gestufte Benutzerberechtigung sorgt für einen wirksamen Schutz vor unberechtigtem Zugriff.

Genehmigung: Mit einem Workflow gestützten Freigabeprozess sorgen Sie für schnelle Durchlaufzeiten und behalten einen transparenten Überblick.

Verträge recherchieren: Mit BPS-Contract minimieren Sie den Aufwand für das Recherchieren von Verträgen und Vertragsdetails. Standortunabhängig haben Sie so jederzeit Ihre Verträge zu Hand. Die Einbindung Ihrer Verträge in virtuelle Akten ermöglicht Ihnen darüber hinaus einen direkten Überblick über sämtliche Informationen zu Ihren Kunden und Lieferanten.

Komfortable Such– und Filterfunktionalität für schnelles Auffinden von Dokumenten und Informationen.

Volle DMS-Funktionen wie Ein– und Auschecken, Versionierung und Metadatenverwaltung und einem Logbuch für Lese- und Schreibzugriffe.

Überwachung von Vertragslaufzeiten mit Eskalationsmöglichkeiten über einen Fristenkalender für alle Verträge für die Einhaltung von Kündigungsfristen und Verlängerungszeitpunkten.

Detaillierte Informationen zu Vertragspartnern inkl. Ansprechpartner und Übersicht über Vertragskosten und -einnahmen.