Verbringen Sie (oder Ihr Team) viel Zeit mit der Beantwortung von Lieferantenanfragen zum Status ihrer Rechnungen? Möchten Sie, dass dies aufhört? Nun, wenn Sie Rechnungen über das Peppol-Netzwerk austauschen, haben wir gute Nachrichten für Sie.
Peppol-Rechnungsantworten (Peppol BIS Invoice Response 3.1) tauchen in der Welt des E-Invoicing immer häufiger auf. Wie der Name schon sagt, sind Rechnungsantworten elektronische Nachrichten, die Sie versenden, nachdem Ihr Lieferant Ihnen eine Rechnung geschickt hat. Und obwohl die Nachrichten der Peppol-Rechnungsantwort relativ einfach zu implementieren sind, können sie Ihrem Unternehmen einen großen Nutzen bringen.
Möchten Sie Ihren Cashflow optimieren? Wie wäre es, wenn Sie Ihren Procure-to-Pay-Prozess (oder den Order-to-Cash-Prozess Ihrer Lieferanten) effizienter gestalten? Dann schnell! Lesen Sie weiter.
Was ist eine Peppol-Rechnungsantwort?
Die Peppol BIS Invoice Response ist eigentlich eine Reihe von elektronischen Nachrichten unter dem Oberbegriff „Invoice Response“. Einfach ausgedrückt, wird jede einzelne Nachricht einer Rechnungsantwort verwendet, um den Status einer Rechnung zu aktualisieren. Auf diese Weise ist Ihr Lieferant immer informiert, wenn Sie die Rechnung erhalten, genehmigt, bezahlt oder abgelehnt haben (und aus welchem Grund).
Antworten auf Rechnungen
Die Peppol BIS Invoice Response unterstützt mehrere Nachrichtentypen:
- Bestätigt: Die Rechnung ist zur Bearbeitung eingegangen.
- In Bearbeitung: Die Bearbeitung der Rechnung hat im System des Käufers begonnen.
- In Abfrage: Die weitere Bearbeitung der Rechnung stoppt. Der Einkäufer teilt dem Lieferanten mit, dass zusätzliche Informationen benötigt werden.
- Bedingt akzeptiert: Die Rechnung wird unter bestimmten Bedingungen akzeptiert. Die Zahlung erfolgt, wenn die Bedingungen vom Lieferanten akzeptiert werden.
- Abgelehnt: Die Rechnung entspricht nicht dem Angebot oder der Transaktion, auf die in der Rechnung Bezug genommen wird (z.B. dem Kostenvoranschlag), und wird aus diesem Grund vom Käufer nicht akzeptiert.
- Akzeptiert und genehmigt: Der Käufer akzeptiert die Rechnung. Der nächste Schritt ist die Zahlung.
- Bezahlt: Der Käufer hat die Rechnung bezahlt.
Rechnungsantworten sparen Zeit
Sie können sich vorstellen, dass die Beantwortung von Rechnungen zu einer erheblichen Zeitersparnis führen kann, wenn Sie mit Ihren Lieferanten über das Peppol-Netzwerk kommunizieren. Sie funktionieren sogar so gut, dass rechnungsbezogene E-Mails und Anrufe von Ihren Lieferanten praktisch verschwinden. Dadurch gewinnen Sie und Ihr Team intern viel Zeit, um sich auf andere wichtige Aktivitäten zu konzentrieren, z. B. auf das Wachstum Ihres Unternehmens.
Aber die Zeitersparnis ist nicht der einzige Vorteil von Peppol Invoice Response…
Verbesserung von Transparenz und Zusammenarbeit
Wenn Sie Ihren Procure-to-Pay-Prozess optimieren wollen, müssen Sie auch die Order-to-Cash-Prozesse Ihrer Lieferanten berücksichtigen. Die Schaffung von Transparenz im gesamten Austauschprozess ist heute eine der größten Herausforderungen für Unternehmen, aber das muss nicht sein.
Wenn Sie Ihre Lieferanten nicht proaktiv über den Status ihrer Rechnungen informieren, lassen Sie diese im Dunkeln tappen. Dadurch entsteht ein ständiger Zustand der Unklarheit, was der Zusammenarbeit und dem Aufbau erfolgreicher Geschäftsbeziehungen nicht gerade zuträglich ist. Und wenn es keine einfache Möglichkeit gibt, die Rechnungsbearbeitung auf Ihrer Seite zu verfolgen, fehlen Ihnen notwendige Daten, die Sie zur Optimierung Ihrer internen Prozesse nutzen könnten.
Mit Rechnungsantwortnachrichten schaffen Sie schnell und einfach Transparenz und ersparen sich tägliche Statusgespräche mit Ihren Lieferanten. Das hilft Ihnen, Ihren Procure-to-Pay-Prozess datenbasiert zu optimieren und schafft Klarheit für Ihre Lieferanten. Das spart Ihnen nicht nur Zeit und gibt Ihnen mehr Kontrolle über Ihren Procure-to-Pay-Prozess und Ihren Cashflow, sondern verbessert auch die Zusammenarbeit. Eine Win-Win-Situation.
Erste Schritte mit Peppol-Rechnungsantwortnachrichten
Die Voraussetzung für den Nachrichtenaustausch von Rechnungsantworten ist, dass sowohl Sie als auch Ihr(e) Lieferant(en) elektronische Rechnungen über das Peppol-Netz austauschen. Nicht alle Dienstleister können von sich behaupten, ein zertifizierter Peppol Access Point zu sein, aber TIE Kinetix ist einer von ihnen.
Als der TIE Kinetix Österreich Partner, unterstützt Sie BIPOS bei der Planung und Umsetzung Ihrer E-Rechnungsstellung.
Blogbeitrag von Julia Reijnen