Unternehmen auf der ganzen Welt bewegen sich bei der Entwicklung und Umsetzung ihrer Geschäftsstrategie hin zu agilen Ansätzen und suchen nach Möglichkeiten zur Stärkung der Datenverarbeitung. Sie benötigen Lösungen, die Vorteile wie Benutzerfreundlichkeit, Zuverlässigkeit, Skalierbarkeit und Sicherheit bieten. SharePoint ist nicht nur eine Einzelanwendung, sondern eine von Microsoft entwickelte umfassende Plattform für die standortunabhängige Zusammenarbeit im Unternehmen, die eng mit Microsoft 365 verbunden ist. SharePoint bildet damit die Grundlage für effizientes Dokumentenmanagement, aber dennoch ist es nicht fehlerfrei …
Was ist SharePoint?
SharePoint ist eine hochgradig anpassbare Plattform für die Zusammenarbeit, die Erstellung von Workflow-Anwendungen und Listen-Datenbanken, sowie die Verwaltung von Inhalten, die Mitarbeitenden dabei unterstützen kann intelligenter zu arbeiten. Die Plattform wird von über 200.000 Unternehmen weltweit genutzt und ist ein Content-Management-System, die die Zusammenarbeit zwischen Teams fördert, unabhängig davon, wo sie sich auf der Welt befinden. Die User haben die Möglichkeit Dateien in der Cloud abzuspeichern und Zugriffs- sowie Bearbeitungsrechte zu steuern. Zudem ist es möglich kleine Websites für Intranet oder einzelne Arbeitsgruppen zu erstellen, um z. B. Informationen eindrucksvoll zu präsentieren. SharePoint eignet sich auch für das Projektmanagement, da Workflows oder Listen erstellt werden können und somit Prozesse vereinfacht werden. Die Cloud-Version davon, SharePoint Online, verfügt über viele weitere Funktionen, die sich in andere Cloud-Anwendungen integrieren lassen und die vielen Microsoft-Programme ergänzen, die unter der Microsoft 365-Lizenz angeboten werden. Auch wenn uns SharePoint viele effiziente Lösungen liefert, möchten wir auch die Schattenseite dieser Anwendung betrachten:
1. Client-Applikationen sind nicht möglich
Zurzeit ist es leider nicht standardmäßig vorgesehen, Dateien direkt aus SharePoint heraus zur Bearbeitung in einer anderen App auf dem lokalen Computer zu öffnen (ausgenommen Office Dateien). Zwar ist es möglich die gewünschte Datei im Ansichtsmodus zu öffnen, aber um diese zu bearbeiten muss sie erst heruntergeladen und lokal abgespeichert werden. Ein sehr umständlicher Workaround, welches kaum dabei hilft die Produktivität zu steigern.
Mithilfe eines Add-Ons wird das Kontextmenü für Dateien in der Bibliothek um einen weiteren benutzerfreundlichen Button erweitert. Aufgrund eines eingetragenen Protokolls ist es möglich eine Verbindung zwischen SharePoint und einer beliebigen weiteren Client-Applikation herzustellen und die dahinterliegenden Parameter können übergeben werden. Dies führt dazu, dass die ausgewählten Dateien für die Bearbeitung in der gewünschten Applikation aufgerufen werden kann.
Optional kann ein PDF Editor oder auch Reader hinterlegt werden, in dem die PDF Datei geöffnet wird, unabhängig der Windows oder SharePoint PDF Einstellungen. Damit können Ihre PDF-Dateien und SharePoint noch zu einem wahren Dream-Team werden. Das notwendige Add-On dazu, liefern wir.
2. Fehlende Explorer Integration
Bei neueren Browsern kommt es zu Fehlern beim Öffnen von Dateien mit Explorer, weshalb wir eine zuverlässige Funktion in unsere Add-Ons mit aufgenommen haben. Die SharePoint Bibliothek wird mit dem Windows Datei-Explorer geöffnet. Sollten in der SharePoint Bibliothek Ordner enthalten sein, wird dies beim Öffnen mit dem Datei-Explorer berücksichtigt. Wie auch schon beim ersten Punkt genauer beschrieben, wird der Explorer parametrisiert und es entsteht eine sichere Integration mit SharePoint.
3. Nur Links per E-Mail versendbar
SharePoint lässt es standardmäßig nicht zu Original-Dokumente per Mail zu versenden. Für das Bearbeiten der Dokumente innerhalb einer Organisation sind Links optimal. Sobald aber Zugriffe außerhalb des Unternehmens notwendig sind, bspw. externe Projekt-Mitarbeitende, Kunden oder Lieferanten kann dies zu Zugriffsproblemen und Sicherheitslücken führen. Aus diesem Grund entwickelten wir ein Add-On, das es ermöglicht, Dateien auszuwählen und direkt aus der SharePoint Library als Anhang in ein vom Add-On erstelltes Outlook E-Mail anzuhängen. Somit wird nicht ein Link versendet, sondern die Dateien. Bei Bildern kann überdies die Größe bestimmt werden, um so die Übertragungsgrenzen der Emailsysteme gerecht zu werden.
Um das volle Potenzial von SharePoint nutzen zu können, unterstützen wir Sie mit unseren zuverlässigen Add-Ons gerne! Buchen Sie hier einen unverbindlichen und kostenlosen Beratungstermin.
Eingangsrechnungen bearbeiten, bedeutet in vielen Unternehmen noch eine Rechnung zur Freigabe und Erfassung von Schreibtisch zu Schreibtisch zu tragen und später in einem Ordner händisch abzulegen. Trotz der voranschreitenden Digitalisierung unseres Alltags sind Papierrechnungen immer noch fester Bestandteil in den Büroräumen.
Mit der wachsenden Anzahl an Apps und digitalen Technologien, ist es keine Überraschung, dass auch die Nachfrage an Automatisierungen immer größer wird. Dieser Trend macht auch vor Geschäftsprozessen und -dokumenten nicht Halt. Wird die Möglichkeit erkannt, einen Prozess noch vor den Mitbewerbern zu automatisieren und damit effizienter zu gestalten, dann verschaffen sich Unternehmen einen wichtigen Vorteil, können schneller und kundenfreundlicher agieren und machen die fortgeschrittene Digitale Transformation zum USP.
Trends haben jedoch den Nachteil, dass sie manchmal überbewertet werden. Daher blicken wir in diesem Beitrag hinter den Trend und stellen uns die Frage, ob sich die Automatisierung der Eingangsrechnungsbearbeitung überhaupt lohnt.
Wann lohnen sich Automatisierungen im Unternehmen?
Einfachere Prozess-Automatisierungen gelten als optimal, wenn die Prozessdauer halbiert werden kann und sich die Automatisierung sich innerhalb eines Geschäftsjahres amortisiert. Bei komplexeren Automatisierungen kann die Amortisationszeit auch höher ausfallen. Es gibt aber auch einige Prozesse, bei denen es aufgrund der Umstände sinnvoll ist, diese zu automatisieren – insbesondere, wenn sie Routinearbeiten sind. Diese müssen sehr häufig durchgeführt werden und beinhalten sich wiederholende Aktivitäten. Diese Tätigkeiten sind aufgrund ihrer konsistenten Struktur und gewissen Redundanzen für Mitarbeitender eher langweilig, aber sehr vorteilhaft für Automatisierungen.
Neben den wiederholenden Aktivitäten können auch kurze Tätigkeiten sinnvoll für eine Automatisierung sein. Die einzelnen Aktivitäten dauern zwar nicht lange, aber müssen häufig im Unternehmen ausgeführt werden, sodass man sich dadurch die Zeit einsparen kann.
Im Nachfolgenden möchten wir uns mit dem Thema anhand einer Eingangsrechnungsbearbeitung auseinandersetzen.
Auch die Implementierung einer automatisierten Eingangsrechnungsbearbeitung hängt sehr stark von individuellen Gegebenheiten und Bedürfnisse im Unternehmen ab. Auf Basis einer WKÖ Studie konnte jedoch festgestellt werden, dass der Umstieg ab 50-100 Eingangsrechnungen pro Monat in Erwägung gezogen werden kann. Bemerkenswert ist auch, dass die Automatisierung der Rechnungsbearbeitung oft eines der ersten Digitalisierungsprojekte KMUs ist und somit eine Chance, sich mit der Digitalisierung und anderen internen Prozessen auseinanderzusetzen, was zu weiteren Kosteneinsparungen führen kann.
Was kann bei der Eingangsrechnung automatisiert werden?
Bei der Eingangsrechnungsbearbeitung können zwei Punkte automatisiert werden:
Auslesen von Rechnungsinhalten
Verarbeitung der Rechnungen
OCR-Technologie (Optical Character Recognition) wird häufig verwendet, um den Inhalt einer Rechnung automatisch auslesen zu können, dabei werden die Inhalte sowohl von digitalen Rechnungen im PDF-Format als auch gescannte Papierrechnungen extrahiert. Die von der OCR-Technologie identifizierten Inhalte werden dann automatisch an das ERP oder Buchhaltungs-System übertragen. Dieser Prozess erspart die manuelle Erfassung des Rechnungsinhalts, die zu Frustration und Unterforderung führen kann und weiters durch die entstehende Langeweile und Unaufmerksamkeit eine große Fehlerquelle darstellt. Mit einer Automatisierung können in diesem Fall gleich zwei Vorteile erlangt werden. Die Datenqualität wird verbessert und den Mitarbeitenden wird eine oftmals langweilige Arbeit erspart.
Bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen sind oft mehrere Personen aus verschiedenen Abteilungen involviert: Buchhaltung, Fachabteilungen und ggf. Wareneingang oder Einkauf. Workflowlösungen zur Rechnungsbearbeitung erleichtern und beschleunigen die Zusammenarbeit zwischen diesen Parteien. Ist ein Arbeitsschritt abgeschlossen, steht die Rechnung sofort dem nächsten Bearbeiter für den nächsten Schritt zur Verfügung. Da die Zusammenarbeit digital erfolgt, ist auch ein ortsunabhängiger Zugriff möglich.
Die Vorteile des digitalen Rechnungseingangs liegen daher auf der Hand:
Rechnungsdaten werden schnell und fehlerfrei erfasst
Transparenz in der Bearbeitung und Status einer Rechnung
Digitale Freigabe
Ortsunabhängiger Zugriffe
Archivierung und Verknüpfung mit dem Prozess
Die Implementierung einer digitalen Lösung für Eingangsrechnungen ist viel mehr als nur ein Digitalisierungsprojekt, da mehrere verschiedene Parteien involviert sind und bestehende Prozesse erneuert werden. Damit die Umsetzung auch in Ihrem Unternehmen optimal abläuft, laden wir Sie gerne zu einem unverbindlichen und kostenlosen Beratungsgespräch ein. Erfahren Sie hier mehr!
