Automatisierungen bei Eingangsrechnungen: Damit müssen Sie rechnen!

Eine Frau schaut schockiert und mit offenem Mund in ihren Laptop

Eingangsrechnungen bearbeiten, bedeutet in vielen Unternehmen noch eine Rechnung zur Freigabe und Erfassung von Schreibtisch zu Schreibtisch zu tragen und später in einem Ordner händisch abzulegen. Trotz der voranschreitenden Digitalisierung unseres Alltags sind Papierrechnungen immer noch fester Bestandteil in den Büroräumen.

Mit der wachsenden Anzahl an Apps und digitalen Technologien, ist es keine Überraschung, dass auch die Nachfrage an Automatisierungen immer größer wird. Dieser Trend macht auch vor Geschäftsprozessen und -dokumenten nicht Halt. Wird die Möglichkeit erkannt, einen Prozess noch vor den Mitbewerbern zu automatisieren und damit effizienter zu gestalten, dann verschaffen sich Unternehmen einen wichtigen Vorteil, können schneller und kundenfreundlicher agieren und machen die fortgeschrittene Digitale Transformation zum USP.

Trends haben jedoch den Nachteil, dass sie manchmal überbewertet werden. Daher blicken wir in diesem Beitrag hinter den Trend und stellen uns die Frage, ob sich die Automatisierung der Eingangsrechnungsbearbeitung überhaupt lohnt.

Wann lohnen sich Automatisierungen im Unternehmen?

Einfachere Prozess-Automatisierungen gelten als optimal, wenn die Prozessdauer halbiert werden kann und sich die Automatisierung sich innerhalb eines Geschäftsjahres amortisiert. Bei komplexeren Automatisierungen kann die Amortisationszeit auch höher ausfallen. Es gibt aber auch einige Prozesse, bei denen es aufgrund der Umstände sinnvoll ist, diese zu automatisieren – insbesondere, wenn sie Routinearbeiten sind. Diese müssen sehr häufig durchgeführt werden und beinhalten sich wiederholende Aktivitäten. Diese Tätigkeiten sind aufgrund ihrer konsistenten Struktur und gewissen Redundanzen für Mitarbeitender eher langweilig, aber sehr vorteilhaft für Automatisierungen.

Neben den wiederholenden Aktivitäten können auch kurze Tätigkeiten sinnvoll für eine Automatisierung sein. Die einzelnen Aktivitäten dauern zwar nicht lange, aber müssen häufig im Unternehmen ausgeführt werden, sodass man sich dadurch die Zeit einsparen kann.

Im Nachfolgenden möchten wir uns mit dem Thema anhand einer Eingangsrechnungsbearbeitung auseinandersetzen.

Auch die Implementierung einer automatisierten Eingangsrechnungsbearbeitung hängt sehr stark von individuellen Gegebenheiten und Bedürfnisse im Unternehmen ab. Auf Basis einer WKÖ Studie konnte jedoch festgestellt werden, dass der Umstieg ab 50-100 Eingangsrechnungen pro Monat in Erwägung gezogen werden kann. Bemerkenswert ist auch, dass die Automatisierung der Rechnungsbearbeitung oft eines der ersten Digitalisierungsprojekte KMUs ist und somit eine Chance, sich mit der Digitalisierung und anderen internen Prozessen auseinanderzusetzen, was zu weiteren Kosteneinsparungen führen kann.

Was kann bei der Eingangsrechnung automatisiert werden?

Bei der Eingangsrechnungsbearbeitung können zwei Punkte automatisiert werden:

  • Auslesen von Rechnungsinhalten
  • Verarbeitung der Rechnungen

OCR-Technologie (Optical Character Recognition) wird häufig verwendet, um den Inhalt einer Rechnung automatisch auslesen zu können, dabei werden die Inhalte sowohl von digitalen Rechnungen im PDF-Format als auch gescannte Papierrechnungen extrahiert. Die von der OCR-Technologie identifizierten Inhalte werden dann automatisch an das ERP oder Buchhaltungs-System übertragen.
Dieser Prozess erspart die manuelle Erfassung des Rechnungsinhalts, die zu Frustration und Unterforderung führen kann und weiters durch die entstehende Langeweile und Unaufmerksamkeit eine große Fehlerquelle darstellt. Mit einer Automatisierung können in diesem Fall gleich zwei Vorteile erlangt werden. Die Datenqualität wird verbessert und den Mitarbeitenden wird eine oftmals langweilige Arbeit erspart.

Bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen sind oft mehrere Personen aus verschiedenen Abteilungen involviert: Buchhaltung, Fachabteilungen und ggf. Wareneingang oder Einkauf. Workflowlösungen zur Rechnungsbearbeitung erleichtern und beschleunigen die Zusammenarbeit zwischen diesen Parteien. Ist ein Arbeitsschritt abgeschlossen, steht die Rechnung sofort dem nächsten Bearbeiter für den nächsten Schritt zur Verfügung. Da die Zusammenarbeit digital erfolgt, ist auch ein ortsunabhängiger Zugriff möglich.

Die Vorteile des digitalen Rechnungseingangs liegen daher auf der Hand:

  • Rechnungsdaten werden schnell und fehlerfrei erfasst
  • Transparenz in der Bearbeitung und Status einer Rechnung
  • Digitale Freigabe
  • Ortsunabhängiger Zugriffe
  • Archivierung und Verknüpfung mit dem Prozess

Die Implementierung einer digitalen Lösung für Eingangsrechnungen ist viel mehr als nur ein Digitalisierungsprojekt, da mehrere verschiedene Parteien involviert sind und bestehende Prozesse erneuert werden. Damit die Umsetzung auch in Ihrem Unternehmen optimal abläuft, laden wir Sie gerne zu einem unverbindlichen und kostenlosen Beratungsgespräch ein. Erfahren Sie hier mehr!

Unsere Lösung basiert auf Microsoft SharePoint bzw. Microsoft 365.

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