Unternehmen auf der ganzen Welt bewegen sich bei der Entwicklung und Umsetzung ihrer Geschäftsstrategie hin zu agilen Ansätzen und suchen nach Möglichkeiten zur Stärkung der Datenverarbeitung. Sie benötigen Lösungen, die Vorteile wie Benutzerfreundlichkeit, Zuverlässigkeit, Skalierbarkeit und Sicherheit bieten. SharePoint ist nicht nur eine Einzelanwendung, sondern eine von Microsoft entwickelte umfassende Plattform für die standortunabhängige Zusammenarbeit im Unternehmen, die eng mit Microsoft 365 verbunden ist. SharePoint bildet damit die Grundlage für effizientes Dokumentenmanagement, aber dennoch ist es nicht fehlerfrei …
Was ist SharePoint?
SharePoint ist eine hochgradig anpassbare Plattform für die Zusammenarbeit, die Erstellung von Workflow-Anwendungen und Listen-Datenbanken, sowie die Verwaltung von Inhalten, die Mitarbeitenden dabei unterstützen kann intelligenter zu arbeiten. Die Plattform wird von über 200.000 Unternehmen weltweit genutzt und ist ein Content-Management-System, die die Zusammenarbeit zwischen Teams fördert, unabhängig davon, wo sie sich auf der Welt befinden. Die User haben die Möglichkeit Dateien in der Cloud abzuspeichern und Zugriffs- sowie Bearbeitungsrechte zu steuern. Zudem ist es möglich kleine Websites für Intranet oder einzelne Arbeitsgruppen zu erstellen, um z. B. Informationen eindrucksvoll zu präsentieren. SharePoint eignet sich auch für das Projektmanagement, da Workflows oder Listen erstellt werden können und somit Prozesse vereinfacht werden. Die Cloud-Version davon, SharePoint Online, verfügt über viele weitere Funktionen, die sich in andere Cloud-Anwendungen integrieren lassen und die vielen Microsoft-Programme ergänzen, die unter der Microsoft 365-Lizenz angeboten werden. Auch wenn uns SharePoint viele effiziente Lösungen liefert, möchten wir auch die Schattenseite dieser Anwendung betrachten:
1. Client-Applikationen sind nicht möglich
Zurzeit ist es leider nicht standardmäßig vorgesehen, Dateien direkt aus SharePoint heraus zur Bearbeitung in einer anderen App auf dem lokalen Computer zu öffnen (ausgenommen Office Dateien). Zwar ist es möglich die gewünschte Datei im Ansichtsmodus zu öffnen, aber um diese zu bearbeiten muss sie erst heruntergeladen und lokal abgespeichert werden. Ein sehr umständlicher Workaround, welches kaum dabei hilft die Produktivität zu steigern.
Mithilfe eines Add-Ons wird das Kontextmenü für Dateien in der Bibliothek um einen weiteren benutzerfreundlichen Button erweitert. Aufgrund eines eingetragenen Protokolls ist es möglich eine Verbindung zwischen SharePoint und einer beliebigen weiteren Client-Applikation herzustellen und die dahinterliegenden Parameter können übergeben werden. Dies führt dazu, dass die ausgewählten Dateien für die Bearbeitung in der gewünschten Applikation aufgerufen werden kann.
Optional kann ein PDF Editor oder auch Reader hinterlegt werden, in dem die PDF Datei geöffnet wird, unabhängig der Windows oder SharePoint PDF Einstellungen. Damit können Ihre PDF-Dateien und SharePoint noch zu einem wahren Dream-Team werden. Das notwendige Add-On dazu, liefern wir.
2. Fehlende Explorer Integration
Bei neueren Browsern kommt es zu Fehlern beim Öffnen von Dateien mit Explorer, weshalb wir eine zuverlässige Funktion in unsere Add-Ons mit aufgenommen haben. Die SharePoint Bibliothek wird mit dem Windows Datei-Explorer geöffnet. Sollten in der SharePoint Bibliothek Ordner enthalten sein, wird dies beim Öffnen mit dem Datei-Explorer berücksichtigt. Wie auch schon beim ersten Punkt genauer beschrieben, wird der Explorer parametrisiert und es entsteht eine sichere Integration mit SharePoint.
3. Nur Links per E-Mail versendbar
SharePoint lässt es standardmäßig nicht zu Original-Dokumente per Mail zu versenden. Für das Bearbeiten der Dokumente innerhalb einer Organisation sind Links optimal. Sobald aber Zugriffe außerhalb des Unternehmens notwendig sind, bspw. externe Projekt-Mitarbeitende, Kunden oder Lieferanten kann dies zu Zugriffsproblemen und Sicherheitslücken führen. Aus diesem Grund entwickelten wir ein Add-On, das es ermöglicht, Dateien auszuwählen und direkt aus der SharePoint Library als Anhang in ein vom Add-On erstelltes Outlook E-Mail anzuhängen. Somit wird nicht ein Link versendet, sondern die Dateien. Bei Bildern kann überdies die Größe bestimmt werden, um so die Übertragungsgrenzen der Emailsysteme gerecht zu werden.
Um das volle Potenzial von SharePoint nutzen zu können, unterstützen wir Sie mit unseren zuverlässigen Add-Ons gerne! Buchen Sie hier einen unverbindlichen und kostenlosen Beratungstermin.
