Ein erfolgreiches Intranet in Unternehmen und Organisationen bildet das Gerüst für eine effektive interne Kommunikation in einer digitalen Welt. Neben Dokumenten und Arbeitszeiten bietet ein Intranet auch Platz, um sich auszutauschen und Ereignisse zu teilen. Dadurch kann Kollaboration, Kommunikation und Wissensmanagement auf einer einzigen Plattform zentral dargestellt werden. Voraussetzung für diesen Wettbewerbsvorteil ist aber der richtige Aufbau und Implementierung des Intranets. Im Folgenden möchten wir Ihnen 3 Tipps geben, um ein effizientes Intranet-Projekt durchzuführen.
Tipp 1: Machen Sie es nicht für sich selbst
Beim Aufbau eines Intranets besonders wichtig zu wissen wer es überhaupt nutzen wird und welche Anforderungen diese User haben. Die wichtigste Zielgruppe sind die Mitarbeitenden. Daher ist es entscheidend ein umfassendes Bild der Zielgruppe zu erstellen um zu erkennen, dass die Bedürfnisse und Situationen der einzelnen Mitarbeitenden stark variieren können. So gibt es Mitarbeitenden mit festen und nicht festen Arbeitsplätzen und unterschiedliche Informationszugänge. Daher empfiehlt es sich die Zielgruppe in weiteren Kategorien bspw. Funktionstätigkeit oder Standort zu unterteilen, um ein eindeutigeres Bild zu erstellen und somit bessere Entscheidungen treffen zu können.
Hier ist es auch wichtig zu erwähnen, dass unterschiedliche Typen an Mitarbeitenden unterschiedliche Kanäle vorziehen. Während Büromitarbeitenden hauptsächlich den Desktop benutzen, sind Beschäftigte im Außendienst oder in der Produktion über mobilen Endgeräten erreichbar.
Binden Sie Ihre Zielgruppe schon früh möglichst in das Intranet-Projekt ein. Dadurch erhalten Sie nicht nur eine Menge an wichtigen Informationen, sondern Sie überzeugen Mitarbeitenden vom Mehrwert dieser Plattform. Mitarbeitenden dienen als Vorbilder und können andere davon überzeugen sich im Intranet zu beteiligen.
Tipp 2: Achten Sie auf Ihre Grundlage
Hier finden die klassischen Aufgaben des Projektmanagements statt wie bspw. IST-Analyse, Ressourcen- und Budgetplanung ihre Anwendung. Besonders hervorheben, möchten wir die Definition des Ziels und die Auswahl der passenden Technologie. Mit der wachsenden Nachfrage an Intranets entstanden neben Anbietern auch zahlreich unterschiedliche Funktionalitäten.
Für ein effektives Intranet müssen die gewünschten Anforderungen im Vorhinein festgehalten werden. Ist bereits eine Technologie vorhanden, muss diese abgelöst werden und zu einer optimalen Plattform für den digitalen Arbeitsplatz weiterentwickelt werden. Soll eine zentrale Plattform für den effizienten Austausch für Mitarbeitenden geschaffen werden oder reicht ein standortunabhängiges Dokumentenmanagement? Je nach Anforderungen kommt ein unterschiedlicher Typ von Intranet in Frage, die im besten Fall die Stärke in dem für Sie wichtigsten Bereich hat.
Folgende vier Arten können unterschieden werden:
- Kernintranet: hier steht vor allem die Benachrichtigung (über News, Ereignisse, etc.) an Mitarbeitenden im Fokus
- Portal: ermöglicht Mitarbeitenden nur mit einer einzelnen Anmeldung auf alle Anwendungen zuzugreifen
- Kollaboration: bezieht sich auf die Förderung von Zusammenarbeit und das standortunabhängiges Dokumentenmanagement
- Social Intranet: fokussiert sich auf den Austausch der Mitarbeitenden mithilfe von Like-, Kommentar-, Share- und weiteren Kollaboration-Funktionen.
Generell gilt, die interne Kommunikation ist bestrebt alle Mitarbeitenden in der Organisation zu erreichen. Daher sollten nicht nur die Anforderungen der Büromitarbeitenden betrachtet werden, sondern aller Fachabteilungen. Die passende Technologie für ein Intranet sollte vor allem jene Inhalte einfach darstellen, die für den bestimmten User am relevantesten sind.
Tipp 3: Nutzen Sie Flexibilität
Traditionelle Standardlösungen für Intranets decken selten alle Anforderungen ab. Aus diesem Grund setzen viele Unternehmen immer häufiger auf Social Intranet-Software, die es ermöglichen unterschiedliche Tools zu ergänzen. Durch die hohe Flexibilität und Individualisierbarkeit kann das Intranet besser an die Zielgruppe, also den Mitarbeitenden, angepasst werden, was zu einer stärkeren Nutzung führen wird.
Die unterschiedlichen Anbieter setzen auf unterschiedliche Schwerpunkte in Social Intranets. Doch alle Social Intranets haben gemeinsam, dass sie auf die Proaktivität der Mitarbeitenden bauen. Der Anbieter Valo Intranet bietet mit seinem Social Intranet folgende Features:
- Standortunabhängige Erreichbarkeit aller Mitarbeitenden
- Microsoft Teams Chats als Alternative für E-Mails
- Anbindung über SharePoint (On-Premises-, Cloud- oder Hybrid-Model)
- Vollständige Integration im Microsoft 365 Ökosystem
- Managementsystem für alle Unternehmensnachrichten, Informationen, Dokumente und sozialen Aktivitäten
- Newsfeed mit wichtigsten Informationen für User
- User-Gruppen mithilfe Definitionen nur relevante Inhalte ausspielen
- Individuell anpassbares Design und on-brand Content Erstellung
Fazit
Bevor es zur Umsetzung geht, ist es entscheidend die Zielgruppe und damit verbunden ihre Wünsche zu kennen. Aus diesem Grund ist die Strategie-Phase entscheidend für den Erfolg des Intranet-Projekts. Die Mitarbeitenden aus allen Fachabteilungen sollten daher miteinbezogen werden, um ein möglichst genaues Bild der Anforderungen zeichnen zu können. Denn schlussendlich liegt der Erfolg des Intranets vor allem an der Bereitschaft der Beschäftigten daran teilzunehmen und einen Austausch zu starten. Valo Intranet aber auch andere moderne Social Intranets Softwares bieten den perfekten Ausgangspunkt für einen kollaborativen und digitalen Arbeitsplatz. Das ermöglicht nicht nur die Produktivität zu steigern, sondern auch um Informationsströme zu beschleunigen.
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