Worüber Sie bei der Integration von ERP-Systemen fallen werden

Die Komplexität von ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) wird auch dadurch immer deutlicher, dass die Unternehmen Schwierigkeiten haben, das richtige System für ihre Bedürfnisse auszuwählen. Die Einführung eines neuen Systems kann sehr zeitaufwändig und anspruchsvoll sein. Um ein neues System erfolgreich einzuführen, sollten Unternehmen zunächst einen Plan entwickeln. Im folgenden Blogbeitrag beschreiben wir die typischen Stolpersteine bei der Integration eines ERP-Systems und die passenden Lösungen.

Herausforderung 1: Zeitaufwändige Implementierung 

Laut einer von Panorama Consulting Solutions durchgeführten Umfrage müssen 36% der Unternehmen die Projektdauer ihres neuen ERP-Systems aufgrund der Komplexität der Implementierung verlängern.  

Die Komplexität der Implementierung eines ERP-Systems kann entmutigend sein. Neben den technischen Aspekten des Systems kann der Implementierungsprozess auch durch die Schulung der Benutzer beeinträchtigt werden. Deshalb ist es wichtig, dass sich die Unternehmen die Zeit nehmen, um die Möglichkeiten des Systems gründlich zu verstehen. Denn die Implementierung eines ERP-Systems kann zur Verbesserung der Geschäftsprozesse beitragen. 

Lösung: 

Die kontinuierliche Überwachung des Einführungsprozesses ist wichtig, um sicherzustellen, dass das neue System ordnungsgemäß funktioniert. Denn sobald das System implementiert ist, wird es dem Unternehmen ermöglichen, verschiedene Abteilungen und Arbeitsabläufe nahtlos zu integrieren. Auch bei der Implementierung eines ERP-Systems ist es wichtig, einen agilen Ansatz zu wählen. Diese Methode kann dazu beitragen, den Zeitaufwand für die Einführung des neuen Systems zu minimieren. Ziel dieses Prozesses ist es, die Implementierung in kleine Schritte zu unterteilen, wobei jeder Schritt seine eigenen definierten Anforderungen und Tests hat. Geben Sie sich genügend Zeit, um das neue System gründlich zu studieren und zu implementieren. Je ausgereifter die Entscheidungen getroffen werden, desto kosteneffizienter und dauerhafter wird die Lösung sein. 

Herausforderung 2: Komplexe Kommunikation 

Auch die mangelnde Kommunikation zwischen den Endnutzern und den Systementwicklern kann den Erfolg des Projekts beeinträchtigen. Wenn es beispielsweise keine klare Kommunikation zwischen den Entwicklern und den Endnutzern gibt, kann dies den Erfolg des Projekts verhindern. Auch die Dauer der Implementierung kann die geplanten Ergebnisse verzögern. Wenn ein Unternehmen bei der Einführung eines ERP-Systems nicht alle Abteilungen in das Projekt einbezieht, kann dies zu Problemen und Verzögerungen führen. Vor der Einführung eines ERP-Systems ist es wichtig, dass die Unternehmen alle notwendigen Informationen über das System sammeln. So können sie potenzielle Probleme vermeiden und sicherstellen, dass das Projekt erfolgreich verläuft. 

Lösung: 

Einer der wichtigsten Maßnahmen, die ein Unternehmen ergreifen kann, um dieses Problem zu vermeiden, ist die Erstellung eines Kommunikationsplans. Dies kann durch ein internes Team geschehen, das für die Umsetzung verantwortlich ist. Dies kann über ein Projektportal oder ein interaktives Dokument geschehen. Ein klarer Kommunikationsplan kann dazu beitragen, dass der gesamte Prozess reibungslos verläuft. Durch einen strukturierten und geplanten Managementansatz kann die Implementierung eines ERP-Systems erheblich verbessert werden. 

Je detaillierter der Kommunikationsplan und der Implementierungsprozess sind, desto reibungsloser wird der Prozess verlaufen. 

Deloitte erklärt, wie wichtig die Unterstützung des Managements bei der ERP-Einführung ist. 

  • Bestimmen Sie zu Beginn, wer der Projektsponsor ist, und teilen Sie dies klar mit. 
  • Bestimmen Sie andere Führungskräfte in der Organisation, die die Veränderung unterstützen und verstehen müssen. 
  • Führen Sie eine Präsentation für Führungskräfte durch, um sicherzustellen, dass sie den Zweck und den erwarteten Nutzen des Projekts kennen und verstehen. 
  • Erstellen Sie Pläne für die Anpassung der Führungskräfte an das Projekt, mit den wichtigsten Maßnahmen, die sie ergreifen können, um das Projekt sichtbar zu unterstützen. 
  • Proaktive Koordination von funktionsübergreifenden Sitzungen mit Führungskräften zu einem frühen Zeitpunkt, um ein gemeinsames Verständnis für das Projekt zu gewinnen. 

Herausforderung 3: Fehlendes Wissen 

Bevor ein Unternehmen ein ERP-System in vollem Umfang nutzen kann, ist es wichtig, dass es über das notwendige Wissen über die verschiedenen Merkmale und Funktionen des Systems verfügt. Dies kann durch die Entwicklung eines umfassenden Verständnisses der internen Beziehungen des Systems und seiner Integrationsschnittstellen erreicht werden. Leider verfügen viele Unternehmen nicht über die notwendigen Fähigkeiten, um das System ordnungsgemäß zu implementieren und anzupassen. 

Die Unternehmen müssen nicht nur über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen, sondern auch ihre Mitarbeiter für die ordnungsgemäße Implementierung und Anpassung des Systems schulen. Dies kann durch die Entwicklung eines umfassenden Wissens über die internen Beziehungen des Systems und seine Integrationsschnittstellen geschehen. Leider verfügen viele Unternehmen nicht über die notwendigen Fähigkeiten, um Integrationsprojekte richtig zu planen und umzusetzen. 

Einem unvorbereiteten Benutzer die neuen Funktionen oder Merkmale eines ERP-Systems zu vermitteln, kann so sein, als würde man eine Kettensäge an ein Auto ansetzen. Das kann sehr frustrierend sein und zu einer schlechten Implementierung führen. Laut G2 vergisst man während des Implementierungsprozesses leicht die Bedürfnisse der Endbenutzer. 

Bevor ein Unternehmen ein integriertes System in vollem Umfang nutzen kann, ist es wichtig, dass seine Mitarbeiter über das notwendige Wissen über die verschiedenen Funktionen und Merkmale verfügen. Dies kann durch Schulungen und die Entwicklung eines umfassenden Verständnisses der internen Zusammenhänge erreicht werden. 

Lösung: 

Auch für die Mitarbeiter werden verschiedene Arten von Schulungen angeboten. Diese können sowohl von dem Anbieter, der die Implementierung und Integration des Systems übernimmt, als auch von den internen Ressourcen des Unternehmens durchgeführt werden. 

Dabei ist es jedoch wichtig, die Mitarbeiter nicht nur von einer Schulung zu überzeugen, sondern der damit verbundenen Veränderung. Es handelt sich nämlich um einen langen Prozess, der den Austausch von Wissen und die Planung für die Zukunft beinhaltet. Die Unternehmen müssen nicht nur über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen, sondern auch ihre Mitarbeiter vorbereiten, damit sie das System richtig und langfristig verwenden können bzw. wollen. Dies kann durch die Entwicklung eines umfassenden Wissens über die internen Beziehungen des Systems und seine Integrationsschnittstellen geschehen. 

Fazit 

Während sich Unternehmen vom Überlebensmodus der weltweiten Krise erholen, können sie es sich einfach nicht leisten, dass wichtige Projekte scheitern. Die Kosten sind vielfältig und potenziell hoch: verschwendete Zeit und Kosten, vergeudete Ressourcen, Schaden für die Unternehmenskultur, Unwohlsein der Mitarbeiter – sogar die Einhaltung von Vorschriften kann zu einem kostspieligen Problem werden, wenn die Kontrollen nicht ordnungsgemäß umgesetzt und genutzt werden. 

Wenn Sie ein ERP-Implementierungsprojekt in Angriff nehmen, müssen Sie unbedingt die erwarteten Vorteile realisieren und die Kosten rechtfertigen. Der Prozess ist langwierig und komplex, aber wenn Sie wissen, worauf Sie achten müssen, können Sie auf der ganzen Linie Einsparungen erzielen und Effizienzgewinne nutzen. Wir sehen Möglichkeiten, Fallstricke zu vermeiden und Ihre Chancen auf Projekterfolg schrittweise zu verbessern, sowohl kurzfristig als auch mit positiven Ergebnissen für die Zukunft. 

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