Die Rechnungssteller sind nicht nur gesetzlich verpflichtet, elektronische Rechnungen zu versenden, sondern beginnen auch, ihren Anwendungsbereich auf Geschäftsbeziehungen auszudehnen, die noch nicht unter die gesetzliche Verpflichtung fallen. Dies ist ein Weckruf für alle, denen bisher nur gesagt wurde, dass die elektronische Rechnungsstellung sehr kostengünstig sei.
Da immer mehr Unternehmen die Verwendung elektronischer Rechnungen in Erwägung ziehen, ist das Thema der elektronischen Rechnungsstellung zu einem Muss für jedes Unternehmen geworden. Mit der Möglichkeit, elektronische Rechnungen zu versenden und zu empfangen, können diejenigen, die bereits Neuland betreten mussten, die Vorteile dieser Technologie genießen.
Damit der Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung so reibungslos wie möglich verläuft, soll dieser Artikel eine Liste möglicher Herausforderungen aufzeigen, die den Erfolg dieser Technologie verhindern können. Außerdem werden Strategien vorgestellt, die zur Überwindung dieser Hindernisse beitragen können.
Das Interesse der Beteiligten an E-Rechnungen verstehen
Vor der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung konzentrierten sich viele Unternehmen auf die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen. Dies bedeutete, dass nur die Minimalversion einer Rechnung implementiert wurde. So wurden beispielsweise nur die Pflichtfelder einer XRechnung aufgenommen. Andere wichtige Elemente wie die Kostenstelleninformationen und Projektreferenzen wurden nicht aufgenommen.
Das Fehlen dieser Merkmale erschwerte den Empfängern auch die Bearbeitung ihrer elektronischen Rechnungen und führt zu einer geringeren Effizienz. Darüber hinaus verursachten die von den Empfängern geforderten zusätzlichen Änderungen einen zusätzlichen Aufwand.
Vor der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung ist es wichtig, dass die Anforderungen aller Interessengruppen gründlich untersucht werden. Auf diese Weise lässt sich der Aufwand für die Einführung der Technologie reduzieren. Bereits in der Umsetzungsphase kann der minimale Mehraufwand bei der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung durch den Wegfall von Nacharbeiten und Rückfragen kompensiert werden.
Optimale Auswahl für E-Rechnungen
Trotz der zunehmenden Zahl von Lösungsanbietern, die einfache Konvertierungsszenarien erstellen können, kann die alleinige Fokussierung auf diese Fähigkeit zu einem Mangel an effektiven und effizienten Lösungen führen.
Einer der wichtigsten Faktoren, die Sie bei der Auswahl einer E-Invoicing-Lösung berücksichtigen sollten, ist die Verfügbarkeit einer umfassenden und flexiblen Lösung. Dies kann durch eine Kombination aus internem oder cloudbasiertem Ansatz der Software geschehen. Ein weiterer wichtiger Faktor, den Sie berücksichtigen sollten, ist der Grad der Integration, den die Software in Ihr ERP-System bieten kann.
Die Liste der Anforderungen an eine E-Invoicing-Lösung kann schnell länger werden, als Sie ursprünglich erwartet haben. Da es wahrscheinlich nur wenige Produkte gibt, die alle Anforderungen erfüllen können, ist es wichtig, dass Sie die Liste nach Prioritäten ordnen und sich fragen, welche Funktionen enthalten sein sollten. Auf diese Weise können Sie den Arbeitsaufwand für die Implementierung der Technologie reduzieren.
Die Zuverlässigkeit von E-Rechnungen nutzen
Neben den funktionalen Anforderungen an eine Lösung für die elektronische Rechnungsstellung ist es auch wichtig, dass der Übertragungsweg zwischen Sender und Empfänger so gestaltet ist, dass er den Sicherheits- und Rückverfolgbarkeitsanforderungen des Systems entspricht.
Obwohl elektronische Rechnungen hauptsächlich per E-Mail versandt werden, werden auch direkte Webdienste häufig verwendet. Das Peppol-Netz gewinnt immer mehr an Bedeutung, da es den Unternehmen die Möglichkeit gibt, Rechnungen online, mit den gewohnten Sicherheitsstandard wie bei eingeschriebenen Briefen in Papierform, zu versenden. Aufgrund der hohen Erwartungen, die an den Empfänger gestellt werden, ist es wichtig, dass die Empfangsbestätigung ordnungsgemäß durchgeführt wird.
Erstaunlich ist auch, dass viele Unternehmen nicht auf die Sicherheit bei der Übermittlung ihrer elektronischen Rechnungen achten. Trotz der zunehmenden Zahl von Cyber-Angriffen, wird ein großer Teil von Rechnungen immer noch unsignierte und unverschlüsselte als Mail versendet.
Eine gute Lösung für die elektronische Rechnungsstellung kann von einem erfahrenen Entwicklerteam erstellt werden, das über die notwendigen Fähigkeiten verfügt, um die verschiedenen Anforderungen seiner Kunden zu erfüllen. Das Peppol-Netz ist nicht nur in der Lage, ein hohes Maß an Sicherheit zu bieten, sondern wird auch in Zukunft eine wichtige Rolle spielen.
Machen Sie E-Rechnungen zu einer Priorität
Der erste Schritt im Prozess der Einführung einer E-Invoicing-Lösung besteht darin, die notwendigen Informationen über das Produkt und seine funktionalen Anforderungen zu sammeln. Dies kann durch den Einsatz eines Projektmanagementteams geschehen. Auf diese Weise lässt sich das Risiko minimieren, an einem nicht durchführbaren Projekt hängen zu bleiben. Das Vorhandensein der für die Implementierung einer E-Invoicing-Lösung erforderlichen Fähigkeiten und Erfahrungen kann dazu beitragen, den Zeitaufwand für die Implementierung der Technologie zu minimieren.
Bevor ein Entwicklerteam eingestellt und eine E-Invoicing-Lösung implementiert wird, ist es wichtig, dass es über die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse verfügt, um die verschiedenen Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen. Neben dem Sammeln der notwendigen Informationen über das Projekt, sollten auch regelmäßige Treffen organisiert, um den Projektfortschritt zu besprechen.
Fazit: Richtig durchstarten mit E-Rechnungen
Um den Erfolg des Projekts zu sichern, ist zusätzlich zur Planung und Vorbereitung auch ein strukturiertes Vorgehen notwendig. Dies kann durch einen Anbieter- und Produktauswahlprozess geschehen. BIPOS kann Ihnen helfen, mögliche Stolpersteine bei der Einführung der E-Invoicing-Lösung zu vermeiden.
Wir bieten eine Vielzahl von Lösungen und Dienstleistungen für die elektronische Rechnungsstellung an, die Sie bei der erfolgreichen Einführung einer E-Invoicing-Lösung unterstützen sollen. Unser Expertenteam hat an verschiedenen Projekten mitgewirkt und verfügt über die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse, um Sie bei der erfolgreichen Implementierung der Technologie zu unterstützen. Melden Sie sich für eine kostenlose Demo hier an und verbessern Sie anschließend Ihre Geschäftsprozesse nachhaltig.
Wird Ihr Unternehmen für jedes und alles zur Kasse gebeten, und obwohl jeder Preis für sich genommen unbedeutend gewesen ist, ist die Gesamtheit überwältigend? Einer der frustrierenden Aspekte bei der Schaffung von Werten und der Reduzierung der Gesamtbetriebskosten in Ihrem Unternehmen ist der Umgang mit zusätzlichen Kosten, die durch Prozess- oder Technologiemängel entstehen. Einige dieser Aufwendungen, wie z. B. die Bearbeitung der Kreditorenbuchhaltung, sind dabei unvermeidlich.
Die wahren Kosten der Geschäftstätigkeit sind die verlorenen Werte. Um den größtmöglichen Nutzen aus Ihrer Rechnungsverarbeitung zu ziehen, sollten Sie einen moderneren Ansatz und zeitgemäße Verfahren wählen. Dies kann durch den Einsatz von Technologie und Automatisierung erreicht werden. Dadurch wird nicht nur die Effizienz Ihrer Prozesse verbessert, sondern auch die Wertschöpfung Ihrer gesamten Beschaffungs- und Rechnungsbearbeitungsfunktionen.
Warum die Kosten für die Rechnungsbearbeitung wichtig sind
Abgesehen von den Kosten, die mit den eingekauften Produkten und Dienstleistungen verbunden sind, können Rechnungen auch zusätzliche Kosten aufgrund von Verzögerungen und Fehlern verursachen. Man schätzt, dass etwa 90 % aller Rechnungen immer noch manuell bearbeitet werden. Das liegt daran, dass die fehlende Automatisierung und die neueste Technologie die Art und Weise der Rechnungsverarbeitung drastisch verändert haben. Anstatt Ihre Dokumente effizient zu bearbeiten, dauert es immer noch lange, bis sie genehmigt werden, und kostet Sie sogar mehr.
Neben der fehlenden Automatisierung und der neuesten Technologie ist der ineffiziente Prozess der Rechnungsbearbeitung auch auf die Überlastung der Mitarbeiter zurückzuführen. Dies kann zu Verzögerungen im Genehmigungsverfahren führen und die Kosten der Geschäftstätigkeit erhöhen.
Auch wenn die mit der Rechnungsverarbeitung verbundenen Risiken bereits bekannt sind, kann sich die Situation noch verschärfen. Da die Daten in eine ERP-Software eingegeben werden müssen, sobald sie zur Zahlung freigegeben sind, kann die Freigabe der Rechnungen noch immer sehr lange dauern.
Die überraschenden Kosten der händischen Rechnungsbearbeitung
Obwohl es keine konkrete Zahl für die Kosten der Rechnungsbearbeitung gibt, können sie je nach der Methode, die zur Bearbeitung der Dokumente verwendet wird, bestimmt werden. Die Bearbeitung einer einzelnen Papierrechnung kann somit zwischen von 15 bis 40 Euro kosten. Die Kosten für die Rechnungsverarbeitung können von verschiedenen Faktoren beeinflusst werden, z. B. von der Komplexität der Aufgabe und der relativen Effizienz des Prozesses. Wenn Sie ein automatisiertes Rechnungsverarbeitungssystem verwenden, kann der Preis höher sein.
Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens kann die manuelle Bearbeitung von Rechnungen teurer sein als sie sein sollte. Auch der Zeit- und Produktivitätsaufwand, der für die Bearbeitung der Dokumente erforderlich ist, kann sich negativ auf Ihren Gewinn auswirken.
Direkte Ausgaben
Von Papier und Stiften bis hin zu Porto und Druckertoner: Physische Rechnungen verursachen eine Menge kleiner Ausgaben, die sich schnell summieren. Außerdem fallen Kosten für die Aufbewahrung an, da Papierrechnungen sowohl für die Debitoren- als auch für die Kreditorenbuchhaltung zu Prüfungs- und Berichtszwecken sicher aufbewahrt werden müssen. Wenn Sie eine externe Einrichtung nutzen, kommen noch die Versandkosten hinzu, und es kann sein, dass Sie für die Erstellung und Aufbewahrung einer Rechnung mehr ausgeben müssen als für ihre Bezahlung.
Indirekte Kosten
Hierbei handelt es sich um die immateriellen Kosten der Rechnungsstellung im Rahmen des AR- und AP-Prozesses. Schließlich müssen Sie jemanden dafür bezahlen, dass er Umschläge füllt und Daten eingibt, Fehler aufspürt und Genehmigungen nachverfolgt. Jede Stunde, die für Rechnungen aufgewendet wird, ist eine Stunde, die nicht für produktivere, übergeordnete Aufgaben verwendet werden kann.
Versteckte Kosten
Wenn indirekte Kosten nicht greifbar sind, sind diese Kosten nahezu unsichtbar – auch wenn ihre Auswirkungen nicht sichtbar sind. Wie der Name schon sagt, ist Schneckenpost langsam, vor allem wenn Sie Rechnungen senden/empfangen, Zahlungen senden/empfangen und auf eine Bestätigung warten müssen. In der Zwischenzeit können Sie leicht in eine negative Cashflow-Situation geraten und Gebühren zahlen, weil Sie andere Rechnungen nicht bezahlen können, oder bei Rechnungen, die Sie auf Papier bezahlen, eine Verspätungsgebühr erheben, wenn der Scheck auf dem Postweg eine falsche Richtung nimmt.
Fehler verschlimmern den Prozess nur, denn sie verursachen nicht nur Verspätungsgebühren und Strafen, sondern auch mehr Personalstunden.
Die Berechnung der Kosten
Eine genauere Schätzung der Kosten für die Rechnungsverarbeitung können Sie auch anhand der folgenden Faktoren vornehmen:
Die Zeit, die für die Bearbeitung und den Versand und Empfang von Zahlungen benötigt wird
Der Zeitaufwand für die Ermittlung und Korrektur von Dateneingabefehlern
Die Zeit, die für die Überprüfung und Korrektur von Doppelzahlungen benötigt wird.
Die Arbeitsstunden, die die Mitarbeiter für die Bearbeitung der Rechnungen aufwenden.
Nachdem Sie alle diese Faktoren zusammengetragen haben, können Sie eine Schätzung der Kosten für die Rechnungsbearbeitung vornehmen. Dazu können Sie verschiedene Ausgaben wie Verzugszinsen, Personalkosten und Lagergebühren hinzurechnen. Unter Berücksichtigung der Gesamtzahl der bearbeiteten Rechnungen lassen sich die durchschnittlichen Kosten der Rechnungsbearbeitung berechnen.
Günstige Rechnungsbearbeitung – ganz automatisch?
Die Abschaffung der manuellen Rechnungsverarbeitung kann ein frustrierender und zeitaufwändiger Prozess sein, insbesondere wenn Sie ein kleines Unternehmen führen. Mit einer flexiblen und kosteneffizienten Methode der Rechnungsverarbeitung können Sie jedoch Ihre Ausgaben senken und trotzdem über die Runden kommen.
Eine Studie aus dem Jahr 2018 ergab eine Spanne von etwa 2 US-Dollar pro Rechnung für die Top-Unternehmen bis zu etwa 10 US-Dollar pro Rechnung für die schwächsten Unternehmen, mit einem Mittelwert von knapp unter 4 US-Dollar. In Anbetracht der Tausenden von Rechnungen, die jedes Unternehmen jedes Jahr verschickt, ist dies eine beachtliche Spanne. Der Unterschied ist auf die Automatisierung des Rechnungsbearbeitungsprozesses zurückzuführen. Moderne Einkaufssoftware nutzt künstliche Intelligenz und Automatisierung, damit Rechnungen nicht mehr Ihre Zeit und Ihr Geld verschlingen. Die Top-Performer waren in der Lage, ihre Kosten für die Rechnungsbearbeitung zu senken, indem sie in ihre Automatisierung investierten.
Die Automatisierung der Rechnungsbearbeitung senkt die Kosten und optimiert das Rechnungsmanagement:
Zu den größten Vorteilen der Automatisierung gehört der Wegfall von Papierdokumenten. Sie können nicht nur die Menge an Papier, die Sie für die Rechnungsbearbeitung benötigen, reduzieren, sondern auch teure Versand- und Lagergebühren vermeiden.
Die Senkung der Arbeitskosten ist wohl ein weiterer großer Vorteil der Automatisierung. So können Sie sich nicht nur auf andere Prioritäten konzentrieren, sondern brauchen auch keine zusätzlichen Mitarbeiter mehr für die Bearbeitung von Papierrechnungen.
Besonders vorteilhaft ist, dass Sie durch die Automatisierung die Genauigkeit Ihrer Rechnungen verbessern können. Die Lieferanten werden vorab geprüft, und die Informationen sind immer aktuell und werden automatisch hinzugefügt. Da die Daten nicht systemübergreifend eingegeben werden müssen, werden menschliche Fehler erheblich reduziert.
Die Beschleunigung der Genehmigungsverfahren ist ein wesentlicher Vorteil der Automatisierung. Dank eines zentralisierten Kommunikationssystems und klarer Rollenverteilung erhalten Sie jetzt raschere und präzisere Antworten.
Ein weiterer großer Vorteil ist die Verringerung des Betrugsrisikos. Mit einem robusten Satz von Werkzeugen und Funktionen, einschließlich elektronischer Rechnungsverwaltung und Gegenkontrollen, können Sie nun manuelle Fehler und Betrugsversuche reduziert werden.
Die Automatisierung setzt nicht nur wertvolle Zeit für andere Aufgaben frei, sondern hilft Ihnen auch, die Ziele Ihrer Organisation zu erreichen. Die Geschäftsleitung und andere Beteiligte müssen die verschiedenen Aufgaben im Zusammenhang mit der Rechnungsverarbeitung nicht mehr manuell erledigen.
Conclusio
Ein modernes Vendor Invoice Management System kann die Kosten pro Rechnung um bis zu 90 % senken. Auch die Fehlerquote kann um 40 % gesenkt werden. Einer der wichtigsten Faktoren, die Sie bei der Verbesserung der Effizienz Ihrer Rechnungsverarbeitung berücksichtigen können, sind die Kosten für Papierrechnungen. Durch die Einführung der Automatisierung können Sie den Zeitaufwand und den Stress, den Sie mit diesem Prozess haben, reduzieren.
Damit die Umsetzung auch in Ihrem Unternehmen optimal abläuft, laden wir Sie gerne zu einem unverbindlichen und kostenlosen Beratungsgespräch ein. Erfahren Sie hier mehr!
