Die Rechnungssteller sind nicht nur gesetzlich verpflichtet, elektronische Rechnungen zu versenden, sondern beginnen auch, ihren Anwendungsbereich auf Geschäftsbeziehungen auszudehnen, die noch nicht unter die gesetzliche Verpflichtung fallen. Dies ist ein Weckruf für alle, denen bisher nur gesagt wurde, dass die elektronische Rechnungsstellung sehr kostengünstig sei.
Da immer mehr Unternehmen die Verwendung elektronischer Rechnungen in Erwägung ziehen, ist das Thema der elektronischen Rechnungsstellung zu einem Muss für jedes Unternehmen geworden. Mit der Möglichkeit, elektronische Rechnungen zu versenden und zu empfangen, können diejenigen, die bereits Neuland betreten mussten, die Vorteile dieser Technologie genießen.
Damit der Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung so reibungslos wie möglich verläuft, soll dieser Artikel eine Liste möglicher Herausforderungen aufzeigen, die den Erfolg dieser Technologie verhindern können. Außerdem werden Strategien vorgestellt, die zur Überwindung dieser Hindernisse beitragen können.
Das Interesse der Beteiligten an E-Rechnungen verstehen
Vor der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung konzentrierten sich viele Unternehmen auf die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen. Dies bedeutete, dass nur die Minimalversion einer Rechnung implementiert wurde. So wurden beispielsweise nur die Pflichtfelder einer XRechnung aufgenommen. Andere wichtige Elemente wie die Kostenstelleninformationen und Projektreferenzen wurden nicht aufgenommen.
Das Fehlen dieser Merkmale erschwerte den Empfängern auch die Bearbeitung ihrer elektronischen Rechnungen und führt zu einer geringeren Effizienz. Darüber hinaus verursachten die von den Empfängern geforderten zusätzlichen Änderungen einen zusätzlichen Aufwand.
Vor der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung ist es wichtig, dass die Anforderungen aller Interessengruppen gründlich untersucht werden. Auf diese Weise lässt sich der Aufwand für die Einführung der Technologie reduzieren. Bereits in der Umsetzungsphase kann der minimale Mehraufwand bei der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung durch den Wegfall von Nacharbeiten und Rückfragen kompensiert werden.
Optimale Auswahl für E-Rechnungen
Trotz der zunehmenden Zahl von Lösungsanbietern, die einfache Konvertierungsszenarien erstellen können, kann die alleinige Fokussierung auf diese Fähigkeit zu einem Mangel an effektiven und effizienten Lösungen führen.
Einer der wichtigsten Faktoren, die Sie bei der Auswahl einer E-Invoicing-Lösung berücksichtigen sollten, ist die Verfügbarkeit einer umfassenden und flexiblen Lösung. Dies kann durch eine Kombination aus internem oder cloudbasiertem Ansatz der Software geschehen. Ein weiterer wichtiger Faktor, den Sie berücksichtigen sollten, ist der Grad der Integration, den die Software in Ihr ERP-System bieten kann.
Die Liste der Anforderungen an eine E-Invoicing-Lösung kann schnell länger werden, als Sie ursprünglich erwartet haben. Da es wahrscheinlich nur wenige Produkte gibt, die alle Anforderungen erfüllen können, ist es wichtig, dass Sie die Liste nach Prioritäten ordnen und sich fragen, welche Funktionen enthalten sein sollten. Auf diese Weise können Sie den Arbeitsaufwand für die Implementierung der Technologie reduzieren.
Die Zuverlässigkeit von E-Rechnungen nutzen
Neben den funktionalen Anforderungen an eine Lösung für die elektronische Rechnungsstellung ist es auch wichtig, dass der Übertragungsweg zwischen Sender und Empfänger so gestaltet ist, dass er den Sicherheits- und Rückverfolgbarkeitsanforderungen des Systems entspricht.
Obwohl elektronische Rechnungen hauptsächlich per E-Mail versandt werden, werden auch direkte Webdienste häufig verwendet. Das Peppol-Netz gewinnt immer mehr an Bedeutung, da es den Unternehmen die Möglichkeit gibt, Rechnungen online, mit den gewohnten Sicherheitsstandard wie bei eingeschriebenen Briefen in Papierform, zu versenden. Aufgrund der hohen Erwartungen, die an den Empfänger gestellt werden, ist es wichtig, dass die Empfangsbestätigung ordnungsgemäß durchgeführt wird.
Erstaunlich ist auch, dass viele Unternehmen nicht auf die Sicherheit bei der Übermittlung ihrer elektronischen Rechnungen achten. Trotz der zunehmenden Zahl von Cyber-Angriffen, wird ein großer Teil von Rechnungen immer noch unsignierte und unverschlüsselte als Mail versendet.
Eine gute Lösung für die elektronische Rechnungsstellung kann von einem erfahrenen Entwicklerteam erstellt werden, das über die notwendigen Fähigkeiten verfügt, um die verschiedenen Anforderungen seiner Kunden zu erfüllen. Das Peppol-Netz ist nicht nur in der Lage, ein hohes Maß an Sicherheit zu bieten, sondern wird auch in Zukunft eine wichtige Rolle spielen.
Machen Sie E-Rechnungen zu einer Priorität
Der erste Schritt im Prozess der Einführung einer E-Invoicing-Lösung besteht darin, die notwendigen Informationen über das Produkt und seine funktionalen Anforderungen zu sammeln. Dies kann durch den Einsatz eines Projektmanagementteams geschehen. Auf diese Weise lässt sich das Risiko minimieren, an einem nicht durchführbaren Projekt hängen zu bleiben. Das Vorhandensein der für die Implementierung einer E-Invoicing-Lösung erforderlichen Fähigkeiten und Erfahrungen kann dazu beitragen, den Zeitaufwand für die Implementierung der Technologie zu minimieren.
Bevor ein Entwicklerteam eingestellt und eine E-Invoicing-Lösung implementiert wird, ist es wichtig, dass es über die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse verfügt, um die verschiedenen Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen. Neben dem Sammeln der notwendigen Informationen über das Projekt, sollten auch regelmäßige Treffen organisiert, um den Projektfortschritt zu besprechen.
Fazit: Richtig durchstarten mit E-Rechnungen
Um den Erfolg des Projekts zu sichern, ist zusätzlich zur Planung und Vorbereitung auch ein strukturiertes Vorgehen notwendig. Dies kann durch einen Anbieter- und Produktauswahlprozess geschehen. BIPOS kann Ihnen helfen, mögliche Stolpersteine bei der Einführung der E-Invoicing-Lösung zu vermeiden.
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