Warum E-Commerce-Integration wichtiger denn je ist

Warum E-Commerce-Integration wichtiger denn je ist

Der Online-Handel ist heute nicht nur ein Schlagwort, sondern Realität. Zu sagen, dass der E-Commerce-Markt boomt, ist eine Untertreibung. Seit dem Ausbruch der Corona-Pandemie hat sich das Wachstum des elektronischen Handels wie nie zuvor beschleunigt. McKinsey berichtet, dass wir allein in der ersten Hälfte des Jahres 2020 einen Anstieg erlebt haben, der dem der letzten 10 Jahre entspricht.

Diese Eskalation scheint nicht nur ein vorübergehender Trend oder eine Verrücktheit zu sein, sondern eher ein Wendepunkt. Der elektronische Geschäftsverkehr ist jetzt zur neuen Normalität geworden und wird bleiben. Es gibt keine Anzeichen dafür, dass sich sein Wachstum in nächster Zeit verlangsamen wird.

In der Vergangenheit betrachteten die meisten Unternehmen den E-Commerce als eine Alternative zum traditionellen Einkauf im Ladengeschäft. Heute ist es keine Option mehr, auf den E-Commerce-Zug aufzuspringen. Es ist eine Notwendigkeit, um über Wasser zu bleiben.

Aber reicht es aus, eine E-Commerce-Website einzurichten oder eine Partnerschaft mit einem Online-Marktplatz einzugehen, damit ein Unternehmen in der heutigen E-Commerce-Landschaft erfolgreich ist? Nicht wirklich. Das ist nur die Hälfte der Gleichung. Die andere Hälfte ist die Integration Ihres E-Commerce-Systems mit Ihren Back-End-Systemen – Enterprise Resource Planning (ERP), Order Management System (OMS), Warehouse Management System (WMS) oder Customer Relationship Management (CRM), um nur einige zu nennen.

Warum ist die E-Commerce-Integration also so wichtig für eine erfolgreiche E-Commerce-Lieferkettenstrategie? Lesen Sie weiter, denn wir werden gleich ins Detail gehen.

Erfüllung der Kundenerwartungen

Wenn moderne Verbraucher wie wir online einkaufen, sind wir auf der Suche. Wir vergleichen Produkte auf verschiedenen E-Commerce-Websites und suchen nach dem besten Preis, der sofortigen Verfügbarkeit und der schnellsten (möglicherweise kostenlosen) Lieferoption. Verwöhnt von Amazons zweitägigem Versand und dem Modell der kostenlosen Rücksendung ohne Fragen, sind Verbraucher leicht frustriert, wenn ein Produkt nicht wie versprochen geliefert wird. Vor allem, wenn sie für die Rücksendung bezahlen müssen.

Noch wichtiger ist, dass der moderne Verbraucher Transparenz verlangt. Wir wollen jederzeit über den Status unserer Bestellung Bescheid wissen, von dem Moment an, in dem sie das Lager verlässt, bis zu dem Moment, in dem sie bei uns eintrifft. Es braucht nur eine schlechte Erfahrung, damit ein Kunde nicht mehr zurückkommt oder, schlimmer noch, den Ruf Ihrer Marke schädigt.

COVID-19 hat die Anforderungen an Unternehmen, die im E-Commerce mitmischen wollen, noch weiter erhöht. Bei höheren Bestellmengen und anspruchsvollen Kunden ist kein Platz für Fehler. Unternehmen, die nicht in der Lage sind, ihre Bestellungen schnell und präzise zu bearbeiten und auszuführen, laufen Gefahr, Aufträge an ihre Konkurrenz zu verlieren.

Ein integrierter Ansatz trägt dazu bei, die Transparenz und die Zusammenarbeit zwischen allen an der E-Commerce-Lieferkette beteiligten Parteien zu verbessern. Dadurch wird das nahtlose Einkaufserlebnis ermöglicht, das der moderne Verbraucher erwartet: das richtige Produkt zur richtigen Zeit am richtigen Ort, mit rechtzeitigen Aktualisierungen während des gesamten Prozesses.

Vermeidung von manueller und doppelter Dateneingabe

Es ist wahrscheinlich gut, hier einen Schritt zurückzutreten und zu sehen, wie die Integration des elektronischen Handels funktioniert.

Wenn die Systeme nicht miteinander verbunden sind, gibt ein Kunde eine Bestellung auf der E-Commerce-Website des Unternehmens auf. Anschließend muss jemand diese Bestellung manuell in das ERP-System eingeben. Wenn es viele Bestellungen zu bearbeiten gibt, kostet diese manuelle Arbeit Zeit – und Zeit ist Geld. Je länger es dauert, eine Bestellung zu bearbeiten, desto höher sind die Kosten.

Unter dem Druck, die Erwartungen der Verbraucher in Bezug auf eine schnelle Lieferung zu erfüllen, können sich die Unternehmen heute nicht mehr den Luxus leisten, Bestellungen in ihrem eigenen Tempo zu bearbeiten. Wenn Systeme integriert sind, fließen Daten automatisch über EDI oder API direkt von einem System zum anderen in Echtzeit und in beide Richtungen – von Ihrer E-Commerce-Anwendung zum ERP und vom ERP zur E-Commerce-Anwendung. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, dieselben Informationen zweimal manuell in verschiedene Systeme einzugeben.

Beseitigung von Datenrückständen und Fehlern

Von einem E-Commerce-Unternehmen wird erwartet, dass es rund um die Uhr arbeitet. Vor allem in Zeiten wie dem Black Friday, den Feiertagen oder sogar einer Pandemie kann es überwältigend sein, die große Menge an eingehenden Bestellungen manuell zu bearbeiten. Ganz zu schweigen davon, dass es schwierig ist, bei einer so großen Anzahl von Dokumenten, die von einem System in ein anderes eingegeben werden müssen, keine Fehler zu machen. Und wenn diese Fehler nicht rechtzeitig erkannt werden, führen sie höchstwahrscheinlich zu kostspieligen Verzögerungen und Strafen in der Folgezeit.

Mit der Integration des elektronischen Geschäftsverkehrs werden zwei Fliegen mit einer Klappe geschlagen. Die Daten fließen automatisch und in Echtzeit von Ihrem E-Commerce-System zu Ihrem ERP-System und umgekehrt. Dadurch werden Rückstände vermieden, die sich außerhalb der Geschäftszeiten oder zu Stoßzeiten auftürmen können. In einem integrierten Szenario können diese kostspieligen Dateneingabefehler erkannt und korrigiert werden, bevor es zu spät ist.

Bei dem rasanten Wachstum des E-Commerce ist kein Platz für Rückstände oder Fehler, um mit den Erwartungen der Kunden und der Konkurrenz Schritt zu halten.

Die Ausweitung Ihrer E-Commerce-Supply-Chain-Strategie

Heutzutage gibt es Tausende von Marktplätzen zur Auswahl – Amazon, Shopify, WooCommerce, Magento – und viele erfolgreiche Unternehmen entscheiden sich, ihre Produkte auf mehreren Plattformen zu verkaufen. Das macht Sinn, denn Sie möchten, dass Ihre Produkte auf jeder Plattform verfügbar sind, auf der Ihre Kunden einkaufen.

Der Verkauf über mehrere Marktplätze kann aus Sicht des Unternehmenswachstums eine große Chance sein. Der Versuch, den Überblick über all die Bestellungen zu behalten, die von vielen verschiedenen Partnern eingehen, könnte jedoch ein Alptraum für das Lieferkettenmanagement sein. Das heißt, wenn Sie nicht über eine gute Integrationsstrategie verfügen.

Bei der Auswahl Ihrer E-Commerce-Integrationslösung ist es wichtig, einen Partner zu wählen, der eine direkte Integration zwischen dem Marktplatz Ihrer Wahl und Ihrem ERP-System bietet. Ebenso wichtig ist es, dass Ihr Integrationspartner Ihnen die Möglichkeit bietet, Ihre E-Commerce-Strategie schnell zu skalieren und neue Marktplätze oder Systeme problemlos zu integrieren.

Nebenbei bemerkt: Wenn Sie bereits eine EDI-Integration mit Ihrem ERP-System eingerichtet haben, ist dies eine großartige Gelegenheit, Ihre aktuellen ERP-Investitionen zu nutzen und eine schnellere Implementierung zu erreichen.

Halten Sie das Inventar auf dem neuesten Stand

Wie wir gesehen haben, können viele Dinge schief gehen, wenn die Integration des elektronischen Handels nicht funktioniert. Ungenaue Bestände sind nur ein Beispiel dafür. Dies gilt insbesondere, wenn der Verkauf über mehrere Kanäle erfolgt – E-Commerce, Ladengeschäft, Marktplätze, soziale Medien oder Telefon. Es ist von entscheidender Bedeutung, in Echtzeit Einblick in den Lagerbestand zu haben, da sonst das Risiko besteht, ein Produkt zu verkaufen, das nicht mehr auf Lager ist und nicht erfüllt werden kann.

Die Realität ist, dass der E-Commerce noch nie so wettbewerbsintensiv war wie heute. Die Integration von E-Commerce kann ein echter Wendepunkt sein. Als TIE Kinetix Österreich Partner haben wir die passende Lösung für E-Commerce-Händler sowie Lieferanten, die ihre Geschäftsprozesse auf ein neues Level bringen möchten. Melden Sie sich für eine kostenlose Demo hier an.

Blogbeitrag von Julia Reijnen

So vermeiden Sie die Stolpersteine der elektronischen Rechnung!

So vermeiden Sie die Stolpersteine der elektronischen Rechnung!

Die Rechnungssteller sind nicht nur gesetzlich verpflichtet, elektronische Rechnungen zu versenden, sondern beginnen auch, ihren Anwendungsbereich auf Geschäftsbeziehungen auszudehnen, die noch nicht unter die gesetzliche Verpflichtung fallen. Dies ist ein Weckruf für alle, denen bisher nur gesagt wurde, dass die elektronische Rechnungsstellung sehr kostengünstig sei. 

Da immer mehr Unternehmen die Verwendung elektronischer Rechnungen in Erwägung ziehen, ist das Thema der elektronischen Rechnungsstellung zu einem Muss für jedes Unternehmen geworden. Mit der Möglichkeit, elektronische Rechnungen zu versenden und zu empfangen, können diejenigen, die bereits Neuland betreten mussten, die Vorteile dieser Technologie genießen. 

Damit der Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung so reibungslos wie möglich verläuft, soll dieser Artikel eine Liste möglicher Herausforderungen aufzeigen, die den Erfolg dieser Technologie verhindern können. Außerdem werden Strategien vorgestellt, die zur Überwindung dieser Hindernisse beitragen können. 

Das Interesse der Beteiligten an E-Rechnungen verstehen

Vor der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung konzentrierten sich viele Unternehmen auf die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen. Dies bedeutete, dass nur die Minimalversion einer Rechnung implementiert wurde. So wurden beispielsweise nur die Pflichtfelder einer XRechnung aufgenommen. Andere wichtige Elemente wie die Kostenstelleninformationen und Projektreferenzen wurden nicht aufgenommen. 

Das Fehlen dieser Merkmale erschwerte den Empfängern auch die Bearbeitung ihrer elektronischen Rechnungen und führt zu einer geringeren Effizienz. Darüber hinaus verursachten die von den Empfängern geforderten zusätzlichen Änderungen einen zusätzlichen Aufwand. 

Vor der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung ist es wichtig, dass die Anforderungen aller Interessengruppen gründlich untersucht werden. Auf diese Weise lässt sich der Aufwand für die Einführung der Technologie reduzieren. Bereits in der Umsetzungsphase kann der minimale Mehraufwand bei der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung durch den Wegfall von Nacharbeiten und Rückfragen kompensiert werden. 

Optimale Auswahl für E-Rechnungen

Trotz der zunehmenden Zahl von Lösungsanbietern, die einfache Konvertierungsszenarien erstellen können, kann die alleinige Fokussierung auf diese Fähigkeit zu einem Mangel an effektiven und effizienten Lösungen führen. 

Einer der wichtigsten Faktoren, die Sie bei der Auswahl einer E-Invoicing-Lösung berücksichtigen sollten, ist die Verfügbarkeit einer umfassenden und flexiblen Lösung. Dies kann durch eine Kombination aus internem oder cloudbasiertem Ansatz der Software geschehen. Ein weiterer wichtiger Faktor, den Sie berücksichtigen sollten, ist der Grad der Integration, den die Software in Ihr ERP-System bieten kann. 

Die Liste der Anforderungen an eine E-Invoicing-Lösung kann schnell länger werden, als Sie ursprünglich erwartet haben. Da es wahrscheinlich nur wenige Produkte gibt, die alle Anforderungen erfüllen können, ist es wichtig, dass Sie die Liste nach Prioritäten ordnen und sich fragen, welche Funktionen enthalten sein sollten. Auf diese Weise können Sie den Arbeitsaufwand für die Implementierung der Technologie reduzieren. 

Die Zuverlässigkeit von E-Rechnungen nutzen 

Neben den funktionalen Anforderungen an eine Lösung für die elektronische Rechnungsstellung ist es auch wichtig, dass der Übertragungsweg zwischen Sender und Empfänger so gestaltet ist, dass er den Sicherheits- und Rückverfolgbarkeitsanforderungen des Systems entspricht. 

Obwohl elektronische Rechnungen hauptsächlich per E-Mail versandt werden, werden auch direkte Webdienste häufig verwendet. Das Peppol-Netz gewinnt immer mehr an Bedeutung, da es den Unternehmen die Möglichkeit gibt, Rechnungen online, mit den gewohnten Sicherheitsstandard wie bei eingeschriebenen Briefen in Papierform, zu versenden. Aufgrund der hohen Erwartungen, die an den Empfänger gestellt werden, ist es wichtig, dass die Empfangsbestätigung ordnungsgemäß durchgeführt wird. 

Erstaunlich ist auch, dass viele Unternehmen nicht auf die Sicherheit bei der Übermittlung ihrer elektronischen Rechnungen achten. Trotz der zunehmenden Zahl von Cyber-Angriffen, wird ein großer Teil von Rechnungen immer noch unsignierte und unverschlüsselte als Mail versendet. 

Eine gute Lösung für die elektronische Rechnungsstellung kann von einem erfahrenen Entwicklerteam erstellt werden, das über die notwendigen Fähigkeiten verfügt, um die verschiedenen Anforderungen seiner Kunden zu erfüllen. Das Peppol-Netz ist nicht nur in der Lage, ein hohes Maß an Sicherheit zu bieten, sondern wird auch in Zukunft eine wichtige Rolle spielen. 

Machen Sie E-Rechnungen zu einer Priorität 

Der erste Schritt im Prozess der Einführung einer E-Invoicing-Lösung besteht darin, die notwendigen Informationen über das Produkt und seine funktionalen Anforderungen zu sammeln. Dies kann durch den Einsatz eines Projektmanagementteams geschehen. Auf diese Weise lässt sich das Risiko minimieren, an einem nicht durchführbaren Projekt hängen zu bleiben. Das Vorhandensein der für die Implementierung einer E-Invoicing-Lösung erforderlichen Fähigkeiten und Erfahrungen kann dazu beitragen, den Zeitaufwand für die Implementierung der Technologie zu minimieren. 

Bevor ein Entwicklerteam eingestellt und eine E-Invoicing-Lösung implementiert wird, ist es wichtig, dass es über die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse verfügt, um die verschiedenen Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen. Neben dem Sammeln der notwendigen Informationen über das Projekt, sollten auch regelmäßige Treffen organisiert, um den Projektfortschritt zu besprechen. 

Fazit: Richtig durchstarten mit E-Rechnungen

Um den Erfolg des Projekts zu sichern, ist zusätzlich zur Planung und Vorbereitung auch ein strukturiertes Vorgehen notwendig. Dies kann durch einen Anbieter- und Produktauswahlprozess geschehen. BIPOS kann Ihnen helfen, mögliche Stolpersteine bei der Einführung der E-Invoicing-Lösung zu vermeiden. 

Wir bieten eine Vielzahl von Lösungen und Dienstleistungen für die elektronische Rechnungsstellung an, die Sie bei der erfolgreichen Einführung einer E-Invoicing-Lösung unterstützen sollen. Unser Expertenteam hat an verschiedenen Projekten mitgewirkt und verfügt über die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse, um Sie bei der erfolgreichen Implementierung der Technologie zu unterstützen. Melden Sie sich für eine kostenlose Demo hier an und verbessern Sie anschließend Ihre Geschäftsprozesse nachhaltig. 

Was Ihnen die Rechnung wirklich kostet! 

Was Ihnen die Rechnung wirklich kostet! 

Wird Ihr Unternehmen für jedes und alles zur Kasse gebeten, und obwohl jeder Preis für sich genommen unbedeutend gewesen ist, ist die Gesamtheit überwältigend? Einer der frustrierenden Aspekte bei der Schaffung von Werten und der Reduzierung der Gesamtbetriebskosten in Ihrem Unternehmen ist der Umgang mit zusätzlichen Kosten, die durch Prozess- oder Technologiemängel entstehen. Einige dieser Aufwendungen, wie z. B. die Bearbeitung der Kreditorenbuchhaltung, sind dabei unvermeidlich. 

Die wahren Kosten der Geschäftstätigkeit sind die verlorenen Werte. Um den größtmöglichen Nutzen aus Ihrer Rechnungsverarbeitung zu ziehen, sollten Sie einen moderneren Ansatz und zeitgemäße Verfahren wählen. Dies kann durch den Einsatz von Technologie und Automatisierung erreicht werden. Dadurch wird nicht nur die Effizienz Ihrer Prozesse verbessert, sondern auch die Wertschöpfung Ihrer gesamten Beschaffungs- und Rechnungsbearbeitungsfunktionen. 

Warum die Kosten für die Rechnungsbearbeitung wichtig sind 

Abgesehen von den Kosten, die mit den eingekauften Produkten und Dienstleistungen verbunden sind, können Rechnungen auch zusätzliche Kosten aufgrund von Verzögerungen und Fehlern verursachen. Man schätzt, dass etwa 90 % aller Rechnungen immer noch manuell bearbeitet werden. Das liegt daran, dass die fehlende Automatisierung und die neueste Technologie die Art und Weise der Rechnungsverarbeitung drastisch verändert haben. Anstatt Ihre Dokumente effizient zu bearbeiten, dauert es immer noch lange, bis sie genehmigt werden, und kostet Sie sogar mehr. 

Neben der fehlenden Automatisierung und der neuesten Technologie ist der ineffiziente Prozess der Rechnungsbearbeitung auch auf die Überlastung der Mitarbeiter zurückzuführen. Dies kann zu Verzögerungen im Genehmigungsverfahren führen und die Kosten der Geschäftstätigkeit erhöhen. 

Auch wenn die mit der Rechnungsverarbeitung verbundenen Risiken bereits bekannt sind, kann sich die Situation noch verschärfen. Da die Daten in eine ERP-Software eingegeben werden müssen, sobald sie zur Zahlung freigegeben sind, kann die Freigabe der Rechnungen noch immer sehr lange dauern. 

Die überraschenden Kosten der händischen Rechnungsbearbeitung 

Obwohl es keine konkrete Zahl für die Kosten der Rechnungsbearbeitung gibt, können sie je nach der Methode, die zur Bearbeitung der Dokumente verwendet wird, bestimmt werden. Die Bearbeitung einer einzelnen Papierrechnung kann somit zwischen von 15 bis 40 Euro kosten. Die Kosten für die Rechnungsverarbeitung können von verschiedenen Faktoren beeinflusst werden, z. B. von der Komplexität der Aufgabe und der relativen Effizienz des Prozesses. Wenn Sie ein automatisiertes Rechnungsverarbeitungssystem verwenden, kann der Preis höher sein. 

Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens kann die manuelle Bearbeitung von Rechnungen teurer sein als sie sein sollte. Auch der Zeit- und Produktivitätsaufwand, der für die Bearbeitung der Dokumente erforderlich ist, kann sich negativ auf Ihren Gewinn auswirken. 

Direkte Ausgaben 

Von Papier und Stiften bis hin zu Porto und Druckertoner: Physische Rechnungen verursachen eine Menge kleiner Ausgaben, die sich schnell summieren. Außerdem fallen Kosten für die Aufbewahrung an, da Papierrechnungen sowohl für die Debitoren- als auch für die Kreditorenbuchhaltung zu Prüfungs- und Berichtszwecken sicher aufbewahrt werden müssen. Wenn Sie eine externe Einrichtung nutzen, kommen noch die Versandkosten hinzu, und es kann sein, dass Sie für die Erstellung und Aufbewahrung einer Rechnung mehr ausgeben müssen als für ihre Bezahlung. 

Indirekte Kosten 

Hierbei handelt es sich um die immateriellen Kosten der Rechnungsstellung im Rahmen des AR- und AP-Prozesses. Schließlich müssen Sie jemanden dafür bezahlen, dass er Umschläge füllt und Daten eingibt, Fehler aufspürt und Genehmigungen nachverfolgt. Jede Stunde, die für Rechnungen aufgewendet wird, ist eine Stunde, die nicht für produktivere, übergeordnete Aufgaben verwendet werden kann. 

Versteckte Kosten 

Wenn indirekte Kosten nicht greifbar sind, sind diese Kosten nahezu unsichtbar – auch wenn ihre Auswirkungen nicht sichtbar sind. Wie der Name schon sagt, ist Schneckenpost langsam, vor allem wenn Sie Rechnungen senden/empfangen, Zahlungen senden/empfangen und auf eine Bestätigung warten müssen. In der Zwischenzeit können Sie leicht in eine negative Cashflow-Situation geraten und Gebühren zahlen, weil Sie andere Rechnungen nicht bezahlen können, oder bei Rechnungen, die Sie auf Papier bezahlen, eine Verspätungsgebühr erheben, wenn der Scheck auf dem Postweg eine falsche Richtung nimmt. 

Fehler verschlimmern den Prozess nur, denn sie verursachen nicht nur Verspätungsgebühren und Strafen, sondern auch mehr Personalstunden. 

Die Berechnung der Kosten 

Eine genauere Schätzung der Kosten für die Rechnungsverarbeitung können Sie auch anhand der folgenden Faktoren vornehmen:  

  • Die Zeit, die für die Bearbeitung und den Versand und Empfang von Zahlungen benötigt wird 
  • Der Zeitaufwand für die Ermittlung und Korrektur von Dateneingabefehlern  
  • Die Zeit, die für die Überprüfung und Korrektur von Doppelzahlungen benötigt wird.  
  • Die Arbeitsstunden, die die Mitarbeiter für die Bearbeitung der Rechnungen aufwenden. 

Nachdem Sie alle diese Faktoren zusammengetragen haben, können Sie eine Schätzung der Kosten für die Rechnungsbearbeitung vornehmen. Dazu können Sie verschiedene Ausgaben wie Verzugszinsen, Personalkosten und Lagergebühren hinzurechnen. Unter Berücksichtigung der Gesamtzahl der bearbeiteten Rechnungen lassen sich die durchschnittlichen Kosten der Rechnungsbearbeitung berechnen. 

Günstige Rechnungsbearbeitung – ganz automatisch? 

Die Abschaffung der manuellen Rechnungsverarbeitung kann ein frustrierender und zeitaufwändiger Prozess sein, insbesondere wenn Sie ein kleines Unternehmen führen. Mit einer flexiblen und kosteneffizienten Methode der Rechnungsverarbeitung können Sie jedoch Ihre Ausgaben senken und trotzdem über die Runden kommen. 

Eine Studie aus dem Jahr 2018 ergab eine Spanne von etwa 2 US-Dollar pro Rechnung für die Top-Unternehmen bis zu etwa 10 US-Dollar pro Rechnung für die schwächsten Unternehmen, mit einem Mittelwert von knapp unter 4 US-Dollar. In Anbetracht der Tausenden von Rechnungen, die jedes Unternehmen jedes Jahr verschickt, ist dies eine beachtliche Spanne. Der Unterschied ist auf die Automatisierung des Rechnungsbearbeitungsprozesses zurückzuführen. Moderne Einkaufssoftware nutzt künstliche Intelligenz und Automatisierung, damit Rechnungen nicht mehr Ihre Zeit und Ihr Geld verschlingen. Die Top-Performer waren in der Lage, ihre Kosten für die Rechnungsbearbeitung zu senken, indem sie in ihre Automatisierung investierten. 

Die Automatisierung der Rechnungsbearbeitung senkt die Kosten und optimiert das Rechnungsmanagement: 

  • Zu den größten Vorteilen der Automatisierung gehört der Wegfall von Papierdokumenten. Sie können nicht nur die Menge an Papier, die Sie für die Rechnungsbearbeitung benötigen, reduzieren, sondern auch teure Versand- und Lagergebühren vermeiden. 
  • Die Senkung der Arbeitskosten ist wohl ein weiterer großer Vorteil der Automatisierung. So können Sie sich nicht nur auf andere Prioritäten konzentrieren, sondern brauchen auch keine zusätzlichen Mitarbeiter mehr für die Bearbeitung von Papierrechnungen. 
  • Besonders vorteilhaft ist, dass Sie durch die Automatisierung die Genauigkeit Ihrer Rechnungen verbessern können. Die Lieferanten werden vorab geprüft, und die Informationen sind immer aktuell und werden automatisch hinzugefügt. Da die Daten nicht systemübergreifend eingegeben werden müssen, werden menschliche Fehler erheblich reduziert.
  • Die Beschleunigung der Genehmigungsverfahren ist ein wesentlicher Vorteil der Automatisierung. Dank eines zentralisierten Kommunikationssystems und klarer Rollenverteilung erhalten Sie jetzt raschere und präzisere Antworten. 
  • Ein weiterer großer Vorteil ist die Verringerung des Betrugsrisikos. Mit einem robusten Satz von Werkzeugen und Funktionen, einschließlich elektronischer Rechnungsverwaltung und Gegenkontrollen, können Sie nun manuelle Fehler und Betrugsversuche reduziert werden. 
  • Die Automatisierung setzt nicht nur wertvolle Zeit für andere Aufgaben frei, sondern hilft Ihnen auch, die Ziele Ihrer Organisation zu erreichen. Die Geschäftsleitung und andere Beteiligte müssen die verschiedenen Aufgaben im Zusammenhang mit der Rechnungsverarbeitung nicht mehr manuell erledigen. 

Conclusio

Ein modernes Vendor Invoice Management System kann die Kosten pro Rechnung um bis zu 90 % senken. Auch die Fehlerquote kann um 40 % gesenkt werden. Einer der wichtigsten Faktoren, die Sie bei der Verbesserung der Effizienz Ihrer Rechnungsverarbeitung berücksichtigen können, sind die Kosten für Papierrechnungen. Durch die Einführung der Automatisierung können Sie den Zeitaufwand und den Stress, den Sie mit diesem Prozess haben, reduzieren. 

Damit die Umsetzung auch in Ihrem Unternehmen optimal abläuft, laden wir Sie gerne zu einem unverbindlichen und kostenlosen Beratungsgespräch ein. Erfahren Sie hier mehr!

E-Invoicing für Einsteiger

E-Invoicing für Einsteiger

Die Digitalisierung ist die Zukunft. Die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung spielt bei diesem Übergang eine große Rolle – von der Einhaltung neuer Richtlinien und Geschäftspraktiken bis hin zur Einführung neuer Technologien, welche alles unterstützen. Es handelt sich um eine ziemlich große Veränderung, die schon seit Jahren im Gange ist. Unabhängig davon, ob Sie mit der elektronischen Rechnungsstellung beginnen müssen oder nur ein Gefühl dafür bekommen wollen, was auf Sie zukommt, finden Sie hier einen Überblick über die Grundlagen.

Die Zeiten ändern sich  

Als B2B- oder B2G-Lieferant von Waren oder Dienstleistungen ist das Versenden von Rechnungen nichts Neues! Damit stellen Sie sicher, dass Sie für die von Ihnen gelieferten Waren oder Dienstleistungen bezahlt werden.

Was für Sie jedoch neu sein könnte, sind die Änderungen der Rechnungsanforderungen Ihrer Kunden. Wenn Sie sich noch nicht mit diesen Änderungen befasst haben (oder sie noch vor sich herschieben), sollten Sie wissen, dass Sie sich nicht mehr lange davor drücken können!  

Die Geschichte der Rechnung  

Beginnen wir am Anfang: Rechnungen wurden aus der Notwendigkeit heraus erstellt, Transaktionen von gesendeten und empfangenen Waren aufzuzeichnen. Die ersten (sehr einfachen) Rechnungen, die entdeckt wurden, sind über 7000 Jahre alt und wurden auf Stein, Ton und sogar Knochen geschrieben.

Im Laufe der Zeit wurden die Rechnungen natürlich auf Papier übertragen, und 1981 wurde die erste Rechnung von einem Computer erstellt. Im Laufe der Geschichte hat die Rechnung mehrere Wandlungen und Verbesserungen erfahren.

Wahrscheinlich haben Sie sich schon daran gewöhnt, eine PDF-Rechnung per Computer per E-Mail oder über Ihr Buchhaltungssystem zu versenden. Der logische nächste Schritt ist die elektronische Rechnung (E-Invoice).  

Was ist eine E-Rechnung?  

Wie eine PDF-Datei ist auch eine elektronische Rechnung eine digitale Datei, aber das macht eine PDF noch lange nicht zu einer elektronischen Rechnung! 

Eine elektronische Rechnung ist eine strukturierte Datei, in der jeder Teil einen festen Platz hat, der durch den verwendeten Standard bestimmt wird. Aufgrund der Struktur kann eine elektronische Rechnung automatisch elektronisch zwischen verschiedenen Systemen ausgetauscht werden.

Die elektronische Rechnung muss dieselben Informationen enthalten wie jede andere Rechnung (und alle zusätzlichen Informationen, die von Ihrem Kunden verlangt werden).

Wie kann ich eine elektronische Rechnung erstellen?   

Es gibt mehrere Möglichkeiten, eine elektronische Rechnung zu erstellen. Das hängt von den Anforderungen Ihres Kunden an die Rechnungsstellung und den von ihm angebotenen Optionen ab. Es hängt aber auch von den Möglichkeiten Ihres Unternehmens und der Anzahl der Rechnungen ab, die Sie versenden.  

Direkt aus Ihrer Buchhaltung oder Ihrem ERP-System  

Eine Möglichkeit, die Ihnen zur Verfügung steht, ist eine direkte Verbindung zwischen Ihrem System und dem System Ihres Kunden herzustellen. EDI (Electronic Data Interchange) ist die Software, die diese direkte Verbindung möglich macht.

Mit EDI ist für den Austausch kein menschliches Eingreifen oder Papier erforderlich. Wie Sie sich vorstellen können, spart dies bei einem Unternehmen, das täglich viele Dokumente austauscht, eine Menge Zeit und Papier, aber das sind noch nicht alle Vorteile.

EDI hat jedoch seinen Preis. Deshalb sollten Sie Ihr EDI-System auf die Anzahl der Dokumente abstimmen, die Ihr Unternehmen pro Monat austauscht.  

Von PDF zu E-Invoice

Sind Sie immer noch daran gebunden, Ihre Rechnungen im PDF-Format zu versenden? Dann können Sie sich für den Kauf einer Software entscheiden, die Ihre ‚born digital‘ PDF-Rechnungen in elektronische Rechnungen umwandelt (wie PDF-2-FLOW). 

Born digital“ bedeutet, dass die PDF-Datei von einem Buchhaltungssystem erstellt wurde, was daran zu erkennen ist, dass Sie den Text in der Datei auswählen können. Ein gescanntes oder OCR-erstelltes PDF ist nicht geeignet! Diese sind zwar theoretisch brauchbar, können aber ungenau sein und sind daher nicht die beste Option für fehlerfreie Transaktionen.

Wie bereits erwähnt, ist die Anschaffung dieser Software mit Kosten verbunden. Wenn Sie nur wenige Dokumente pro Monat austauschen, brauchen Sie sich vielleicht keine Gedanken über die Umstellung auf elektronische Rechnungsstellung zu machen.   

Verwendung von WebEDI oder des E-Invoicing-Portals Ihres Kunden  

Wenn Sie nur wenige PDF-Rechnungen pro Jahr versenden, sind Sie wahrscheinlich nicht bereit, in eine EDI-Lösung oder Software zur Konvertierung von PDF-Dateien zu investieren.

Für diese Lieferanten wird oft ein Lieferantenportal (oder E-Invoicing-Portal) angeboten. Dieses wird auch als WebEDI bezeichnet und ermöglicht es den Lieferanten, Rechnungen manuell online in ein Portal einzugeben. Diese werden dann in das vom Käufer gewünschte E-Invoice-Format umgewandelt und ohne menschliches Zutun an das System des Käufers gesendet.

Die Nutzung eines solchen Portals ist für den Lieferanten kostenlos; tatsächlich wird das Portal vom Käufer betrieben und dieser ist somit Eigentümer des E-Invoicing-Portals.  

Ein Beispiel zur Verdeutlichung:  

Eine  Kommune (z.B. Amsterdam, Berlin, Köln, München, etc.) kauft die EDI-Portalsoftware von einem Dienstleister (wie TIE Kinetix). Diese Software ist dann Eigentum der Stadtverwaltung, die sie als E-Invoicing-Portal für Lieferanten nutzt, welche nicht über die Ressourcen oder die Möglichkeit verfügen, eine EDI-Lösung zu erwerben.  

Wie versende ich eine Rechnung über Peppol?  

Wenn Sie in Europa leben, kann es sein, dass Ihr Kunde Sie bittet, Ihre Rechnung über Peppol zu versenden. Peppol ist  ein Netzwerk, welches weltweit immer beliebter wird. Viele Unternehmen und Regierungen sind an das Netz angeschlossen. Sobald Sie Zugang zu diesem Netz haben, können Sie mit allen angeschlossenen Parteien auf sehr sichere Weise Rechnungen austauschen.

Alle über Peppol versendeten Rechnungen müssen dem Peppol-Format entsprechen: Peppol BIS Billing 3.0. Für den Zugang zum Peppol-Netzwerk benötigen Sie einen Peppol Access Point (z.B. TIE Kinetix). Access Points sind (in der Regel) Dienstanbieter, die von der Dachorganisation OpenPeppol auf die Erfüllung mehrerer Qualitätsanforderungen geprüft wurden.   

Conclusie

Seit es die erste Rechnung gab, hat sich viel verändert, und sie wird sich auch in Zukunft weiterentwickeln. Auch die elektronische Rechnung gibt es schon seit einiger Zeit, und obwohl sie ursprünglich als Lösung für größere Unternehmen gedacht war, wird sie nun zunehmend auch von kleineren Organisationen genutzt. Jetzt, da Peppol weltweit expandiert, haben auch die Organisationen in den Vereinigten Staaten eine klarere Vorstellung davon, wie die Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung bald aussehen könnten. Dies liegt zum Teil an den verschiedenen Optionen für den Versand elektronischer Rechnungen, die jeweils für eine bestimmte Situation geeignet sind. Die elektronische Rechnungsstellung ist jetzt für jeden zugänglich und leicht in das eigene Unternehmen zu integrieren.

Als der TIE Kinetix Österreich Partner, unterstützt Sie BIPOS bei der Planung und Umsetzung Ihrer E-Rechnungsstellung.

Blogbeitrag von Julia Reijnen

Worauf Sie beim Aufbau Ihres Intranets nicht vergessen dürfen

Worauf Sie beim Aufbau Ihres Intranets nicht vergessen dürfen

Ein erfolgreiches Intranet in Unternehmen und Organisationen bildet das Gerüst für eine effektive interne Kommunikation in einer digitalen Welt. Neben Dokumenten und Arbeitszeiten bietet ein Intranet auch Platz, um sich auszutauschen und Ereignisse zu teilen. Dadurch kann Kollaboration, Kommunikation und Wissensmanagement auf einer einzigen Plattform zentral dargestellt werden. Voraussetzung für diesen Wettbewerbsvorteil ist aber der richtige Aufbau und Implementierung des Intranets. Im Folgenden möchten wir Ihnen 3 Tipps geben, um ein effizientes Intranet-Projekt durchzuführen.

Tipp 1: Machen Sie es nicht für sich selbst

Beim Aufbau eines Intranets besonders wichtig zu wissen wer es überhaupt nutzen wird und welche Anforderungen diese User haben. Die wichtigste Zielgruppe sind die Mitarbeitenden. Daher ist es entscheidend ein umfassendes Bild der Zielgruppe zu erstellen um zu erkennen, dass die Bedürfnisse und Situationen der einzelnen Mitarbeitenden stark variieren können. So gibt es Mitarbeitenden mit festen und nicht festen Arbeitsplätzen und unterschiedliche Informationszugänge. Daher empfiehlt es sich die Zielgruppe in weiteren Kategorien bspw. Funktionstätigkeit oder Standort zu unterteilen, um ein eindeutigeres Bild zu erstellen und somit bessere Entscheidungen treffen zu können.

Hier ist es auch wichtig zu erwähnen, dass unterschiedliche Typen an Mitarbeitenden unterschiedliche Kanäle vorziehen. Während Büromitarbeitenden hauptsächlich den Desktop benutzen, sind Beschäftigte im Außendienst oder in der Produktion über mobilen Endgeräten erreichbar.

Binden Sie Ihre Zielgruppe schon früh möglichst in das Intranet-Projekt ein. Dadurch erhalten Sie nicht nur eine Menge an wichtigen Informationen, sondern Sie überzeugen Mitarbeitenden vom Mehrwert dieser Plattform. Mitarbeitenden dienen als Vorbilder und können andere davon überzeugen sich im Intranet zu beteiligen.

Tipp 2: Achten Sie auf Ihre Grundlage

Hier finden die klassischen Aufgaben des Projektmanagements statt wie bspw. IST-Analyse, Ressourcen- und Budgetplanung ihre Anwendung. Besonders hervorheben, möchten wir die Definition des Ziels und die Auswahl der passenden Technologie. Mit der wachsenden Nachfrage an Intranets entstanden neben Anbietern auch zahlreich unterschiedliche Funktionalitäten.

Für ein effektives Intranet müssen die gewünschten Anforderungen im Vorhinein festgehalten werden. Ist bereits eine Technologie vorhanden, muss diese abgelöst werden und zu einer optimalen Plattform für den digitalen Arbeitsplatz weiterentwickelt werden. Soll eine zentrale Plattform für den effizienten Austausch für Mitarbeitenden geschaffen werden oder reicht ein standortunabhängiges Dokumentenmanagement? Je nach Anforderungen kommt ein unterschiedlicher Typ von Intranet in Frage, die im besten Fall die Stärke in dem für Sie wichtigsten Bereich hat.

Folgende vier Arten können unterschieden werden:  

  1. Kernintranet: hier steht vor allem die Benachrichtigung (über News, Ereignisse, etc.) an Mitarbeitenden im Fokus
  2. Portal: ermöglicht Mitarbeitenden nur mit einer einzelnen Anmeldung auf alle Anwendungen zuzugreifen
  3. Kollaboration: bezieht sich auf die Förderung von Zusammenarbeit und das standortunabhängiges Dokumentenmanagement
  4. Social Intranet: fokussiert sich auf den Austausch der Mitarbeitenden mithilfe von Like-, Kommentar-, Share- und weiteren Kollaboration-Funktionen.

Generell gilt, die interne Kommunikation ist bestrebt alle Mitarbeitenden in der Organisation zu erreichen. Daher sollten nicht nur die Anforderungen der Büromitarbeitenden betrachtet werden, sondern aller Fachabteilungen. Die passende Technologie für ein Intranet sollte vor allem jene Inhalte einfach darstellen, die für den bestimmten User am relevantesten sind.

Tipp 3: Nutzen Sie Flexibilität

Traditionelle Standardlösungen für Intranets decken selten alle Anforderungen ab. Aus diesem Grund setzen viele Unternehmen immer häufiger auf Social Intranet-Software, die es ermöglichen unterschiedliche Tools zu ergänzen. Durch die hohe Flexibilität und Individualisierbarkeit kann das Intranet besser an die Zielgruppe, also den Mitarbeitenden, angepasst werden, was zu einer stärkeren Nutzung führen wird.

Die unterschiedlichen Anbieter setzen auf unterschiedliche Schwerpunkte in Social Intranets. Doch alle Social Intranets haben gemeinsam, dass sie auf die Proaktivität der Mitarbeitenden bauen. Der Anbieter Valo Intranet bietet mit seinem Social Intranet folgende Features:

  • Standortunabhängige Erreichbarkeit aller Mitarbeitenden
  • Microsoft Teams Chats als Alternative für E-Mails
  • Anbindung über SharePoint (On-Premises-, Cloud- oder Hybrid-Model)
  • Vollständige Integration im Microsoft 365 Ökosystem
  • Managementsystem für alle Unternehmensnachrichten, Informationen, Dokumente und sozialen Aktivitäten
  • Newsfeed mit wichtigsten Informationen für User
  • User-Gruppen mithilfe Definitionen nur relevante Inhalte ausspielen
  • Individuell anpassbares Design und on-brand Content Erstellung

Fazit

Bevor es zur Umsetzung geht, ist es entscheidend die Zielgruppe und damit verbunden ihre Wünsche zu kennen. Aus diesem Grund ist die Strategie-Phase entscheidend für den Erfolg des Intranet-Projekts. Die Mitarbeitenden aus allen Fachabteilungen sollten daher miteinbezogen werden, um ein möglichst genaues Bild der Anforderungen zeichnen zu können. Denn schlussendlich liegt der Erfolg des Intranets vor allem an der Bereitschaft der Beschäftigten daran teilzunehmen und einen Austausch zu starten. Valo Intranet aber auch andere moderne Social Intranets Softwares bieten den perfekten Ausgangspunkt für einen kollaborativen und digitalen Arbeitsplatz. Das ermöglicht nicht nur die Produktivität zu steigern, sondern auch um Informationsströme zu beschleunigen.

Sie sind gerade auf der Suche nach der passenden Lösung für Ihr Intranet? Dann melden Sie sich für eine kostenlose Demo hier an und verbessern Sie anschließend Ihre interne Kommunikationsprozesse.