Was Ihnen die Rechnung wirklich kostet! 

Was Ihnen die Rechnung wirklich kostet! 

Wird Ihr Unternehmen für jedes und alles zur Kasse gebeten, und obwohl jeder Preis für sich genommen unbedeutend gewesen ist, ist die Gesamtheit überwältigend? Einer der frustrierenden Aspekte bei der Schaffung von Werten und der Reduzierung der Gesamtbetriebskosten in Ihrem Unternehmen ist der Umgang mit zusätzlichen Kosten, die durch Prozess- oder Technologiemängel entstehen. Einige dieser Aufwendungen, wie z. B. die Bearbeitung der Kreditorenbuchhaltung, sind dabei unvermeidlich. 

Die wahren Kosten der Geschäftstätigkeit sind die verlorenen Werte. Um den größtmöglichen Nutzen aus Ihrer Rechnungsverarbeitung zu ziehen, sollten Sie einen moderneren Ansatz und zeitgemäße Verfahren wählen. Dies kann durch den Einsatz von Technologie und Automatisierung erreicht werden. Dadurch wird nicht nur die Effizienz Ihrer Prozesse verbessert, sondern auch die Wertschöpfung Ihrer gesamten Beschaffungs- und Rechnungsbearbeitungsfunktionen. 

Warum die Kosten für die Rechnungsbearbeitung wichtig sind 

Abgesehen von den Kosten, die mit den eingekauften Produkten und Dienstleistungen verbunden sind, können Rechnungen auch zusätzliche Kosten aufgrund von Verzögerungen und Fehlern verursachen. Man schätzt, dass etwa 90 % aller Rechnungen immer noch manuell bearbeitet werden. Das liegt daran, dass die fehlende Automatisierung und die neueste Technologie die Art und Weise der Rechnungsverarbeitung drastisch verändert haben. Anstatt Ihre Dokumente effizient zu bearbeiten, dauert es immer noch lange, bis sie genehmigt werden, und kostet Sie sogar mehr. 

Neben der fehlenden Automatisierung und der neuesten Technologie ist der ineffiziente Prozess der Rechnungsbearbeitung auch auf die Überlastung der Mitarbeiter zurückzuführen. Dies kann zu Verzögerungen im Genehmigungsverfahren führen und die Kosten der Geschäftstätigkeit erhöhen. 

Auch wenn die mit der Rechnungsverarbeitung verbundenen Risiken bereits bekannt sind, kann sich die Situation noch verschärfen. Da die Daten in eine ERP-Software eingegeben werden müssen, sobald sie zur Zahlung freigegeben sind, kann die Freigabe der Rechnungen noch immer sehr lange dauern. 

Die überraschenden Kosten der händischen Rechnungsbearbeitung 

Obwohl es keine konkrete Zahl für die Kosten der Rechnungsbearbeitung gibt, können sie je nach der Methode, die zur Bearbeitung der Dokumente verwendet wird, bestimmt werden. Die Bearbeitung einer einzelnen Papierrechnung kann somit zwischen von 15 bis 40 Euro kosten. Die Kosten für die Rechnungsverarbeitung können von verschiedenen Faktoren beeinflusst werden, z. B. von der Komplexität der Aufgabe und der relativen Effizienz des Prozesses. Wenn Sie ein automatisiertes Rechnungsverarbeitungssystem verwenden, kann der Preis höher sein. 

Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens kann die manuelle Bearbeitung von Rechnungen teurer sein als sie sein sollte. Auch der Zeit- und Produktivitätsaufwand, der für die Bearbeitung der Dokumente erforderlich ist, kann sich negativ auf Ihren Gewinn auswirken. 

Direkte Ausgaben 

Von Papier und Stiften bis hin zu Porto und Druckertoner: Physische Rechnungen verursachen eine Menge kleiner Ausgaben, die sich schnell summieren. Außerdem fallen Kosten für die Aufbewahrung an, da Papierrechnungen sowohl für die Debitoren- als auch für die Kreditorenbuchhaltung zu Prüfungs- und Berichtszwecken sicher aufbewahrt werden müssen. Wenn Sie eine externe Einrichtung nutzen, kommen noch die Versandkosten hinzu, und es kann sein, dass Sie für die Erstellung und Aufbewahrung einer Rechnung mehr ausgeben müssen als für ihre Bezahlung. 

Indirekte Kosten 

Hierbei handelt es sich um die immateriellen Kosten der Rechnungsstellung im Rahmen des AR- und AP-Prozesses. Schließlich müssen Sie jemanden dafür bezahlen, dass er Umschläge füllt und Daten eingibt, Fehler aufspürt und Genehmigungen nachverfolgt. Jede Stunde, die für Rechnungen aufgewendet wird, ist eine Stunde, die nicht für produktivere, übergeordnete Aufgaben verwendet werden kann. 

Versteckte Kosten 

Wenn indirekte Kosten nicht greifbar sind, sind diese Kosten nahezu unsichtbar – auch wenn ihre Auswirkungen nicht sichtbar sind. Wie der Name schon sagt, ist Schneckenpost langsam, vor allem wenn Sie Rechnungen senden/empfangen, Zahlungen senden/empfangen und auf eine Bestätigung warten müssen. In der Zwischenzeit können Sie leicht in eine negative Cashflow-Situation geraten und Gebühren zahlen, weil Sie andere Rechnungen nicht bezahlen können, oder bei Rechnungen, die Sie auf Papier bezahlen, eine Verspätungsgebühr erheben, wenn der Scheck auf dem Postweg eine falsche Richtung nimmt. 

Fehler verschlimmern den Prozess nur, denn sie verursachen nicht nur Verspätungsgebühren und Strafen, sondern auch mehr Personalstunden. 

Die Berechnung der Kosten 

Eine genauere Schätzung der Kosten für die Rechnungsverarbeitung können Sie auch anhand der folgenden Faktoren vornehmen:  

  • Die Zeit, die für die Bearbeitung und den Versand und Empfang von Zahlungen benötigt wird 
  • Der Zeitaufwand für die Ermittlung und Korrektur von Dateneingabefehlern  
  • Die Zeit, die für die Überprüfung und Korrektur von Doppelzahlungen benötigt wird.  
  • Die Arbeitsstunden, die die Mitarbeiter für die Bearbeitung der Rechnungen aufwenden. 

Nachdem Sie alle diese Faktoren zusammengetragen haben, können Sie eine Schätzung der Kosten für die Rechnungsbearbeitung vornehmen. Dazu können Sie verschiedene Ausgaben wie Verzugszinsen, Personalkosten und Lagergebühren hinzurechnen. Unter Berücksichtigung der Gesamtzahl der bearbeiteten Rechnungen lassen sich die durchschnittlichen Kosten der Rechnungsbearbeitung berechnen. 

Günstige Rechnungsbearbeitung – ganz automatisch? 

Die Abschaffung der manuellen Rechnungsverarbeitung kann ein frustrierender und zeitaufwändiger Prozess sein, insbesondere wenn Sie ein kleines Unternehmen führen. Mit einer flexiblen und kosteneffizienten Methode der Rechnungsverarbeitung können Sie jedoch Ihre Ausgaben senken und trotzdem über die Runden kommen. 

Eine Studie aus dem Jahr 2018 ergab eine Spanne von etwa 2 US-Dollar pro Rechnung für die Top-Unternehmen bis zu etwa 10 US-Dollar pro Rechnung für die schwächsten Unternehmen, mit einem Mittelwert von knapp unter 4 US-Dollar. In Anbetracht der Tausenden von Rechnungen, die jedes Unternehmen jedes Jahr verschickt, ist dies eine beachtliche Spanne. Der Unterschied ist auf die Automatisierung des Rechnungsbearbeitungsprozesses zurückzuführen. Moderne Einkaufssoftware nutzt künstliche Intelligenz und Automatisierung, damit Rechnungen nicht mehr Ihre Zeit und Ihr Geld verschlingen. Die Top-Performer waren in der Lage, ihre Kosten für die Rechnungsbearbeitung zu senken, indem sie in ihre Automatisierung investierten. 

Die Automatisierung der Rechnungsbearbeitung senkt die Kosten und optimiert das Rechnungsmanagement: 

  • Zu den größten Vorteilen der Automatisierung gehört der Wegfall von Papierdokumenten. Sie können nicht nur die Menge an Papier, die Sie für die Rechnungsbearbeitung benötigen, reduzieren, sondern auch teure Versand- und Lagergebühren vermeiden. 
  • Die Senkung der Arbeitskosten ist wohl ein weiterer großer Vorteil der Automatisierung. So können Sie sich nicht nur auf andere Prioritäten konzentrieren, sondern brauchen auch keine zusätzlichen Mitarbeiter mehr für die Bearbeitung von Papierrechnungen. 
  • Besonders vorteilhaft ist, dass Sie durch die Automatisierung die Genauigkeit Ihrer Rechnungen verbessern können. Die Lieferanten werden vorab geprüft, und die Informationen sind immer aktuell und werden automatisch hinzugefügt. Da die Daten nicht systemübergreifend eingegeben werden müssen, werden menschliche Fehler erheblich reduziert.
  • Die Beschleunigung der Genehmigungsverfahren ist ein wesentlicher Vorteil der Automatisierung. Dank eines zentralisierten Kommunikationssystems und klarer Rollenverteilung erhalten Sie jetzt raschere und präzisere Antworten. 
  • Ein weiterer großer Vorteil ist die Verringerung des Betrugsrisikos. Mit einem robusten Satz von Werkzeugen und Funktionen, einschließlich elektronischer Rechnungsverwaltung und Gegenkontrollen, können Sie nun manuelle Fehler und Betrugsversuche reduziert werden. 
  • Die Automatisierung setzt nicht nur wertvolle Zeit für andere Aufgaben frei, sondern hilft Ihnen auch, die Ziele Ihrer Organisation zu erreichen. Die Geschäftsleitung und andere Beteiligte müssen die verschiedenen Aufgaben im Zusammenhang mit der Rechnungsverarbeitung nicht mehr manuell erledigen. 

Conclusio

Ein modernes Vendor Invoice Management System kann die Kosten pro Rechnung um bis zu 90 % senken. Auch die Fehlerquote kann um 40 % gesenkt werden. Einer der wichtigsten Faktoren, die Sie bei der Verbesserung der Effizienz Ihrer Rechnungsverarbeitung berücksichtigen können, sind die Kosten für Papierrechnungen. Durch die Einführung der Automatisierung können Sie den Zeitaufwand und den Stress, den Sie mit diesem Prozess haben, reduzieren. 

Damit die Umsetzung auch in Ihrem Unternehmen optimal abläuft, laden wir Sie gerne zu einem unverbindlichen und kostenlosen Beratungsgespräch ein. Erfahren Sie hier mehr!

Worüber Sie bei der Integration von ERP-Systemen fallen werden

Worüber Sie bei der Integration von ERP-Systemen fallen werden

Die Komplexität von ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) wird auch dadurch immer deutlicher, dass die Unternehmen Schwierigkeiten haben, das richtige System für ihre Bedürfnisse auszuwählen. Die Einführung eines neuen Systems kann sehr zeitaufwändig und anspruchsvoll sein. Um ein neues System erfolgreich einzuführen, sollten Unternehmen zunächst einen Plan entwickeln. Im folgenden Blogbeitrag beschreiben wir die typischen Stolpersteine bei der Integration eines ERP-Systems und die passenden Lösungen.

Herausforderung 1: Zeitaufwändige Implementierung 

Laut einer von Panorama Consulting Solutions durchgeführten Umfrage müssen 36% der Unternehmen die Projektdauer ihres neuen ERP-Systems aufgrund der Komplexität der Implementierung verlängern.  

Die Komplexität der Implementierung eines ERP-Systems kann entmutigend sein. Neben den technischen Aspekten des Systems kann der Implementierungsprozess auch durch die Schulung der Benutzer beeinträchtigt werden. Deshalb ist es wichtig, dass sich die Unternehmen die Zeit nehmen, um die Möglichkeiten des Systems gründlich zu verstehen. Denn die Implementierung eines ERP-Systems kann zur Verbesserung der Geschäftsprozesse beitragen. 

Lösung: 

Die kontinuierliche Überwachung des Einführungsprozesses ist wichtig, um sicherzustellen, dass das neue System ordnungsgemäß funktioniert. Denn sobald das System implementiert ist, wird es dem Unternehmen ermöglichen, verschiedene Abteilungen und Arbeitsabläufe nahtlos zu integrieren. Auch bei der Implementierung eines ERP-Systems ist es wichtig, einen agilen Ansatz zu wählen. Diese Methode kann dazu beitragen, den Zeitaufwand für die Einführung des neuen Systems zu minimieren. Ziel dieses Prozesses ist es, die Implementierung in kleine Schritte zu unterteilen, wobei jeder Schritt seine eigenen definierten Anforderungen und Tests hat. Geben Sie sich genügend Zeit, um das neue System gründlich zu studieren und zu implementieren. Je ausgereifter die Entscheidungen getroffen werden, desto kosteneffizienter und dauerhafter wird die Lösung sein. 

Herausforderung 2: Komplexe Kommunikation 

Auch die mangelnde Kommunikation zwischen den Endnutzern und den Systementwicklern kann den Erfolg des Projekts beeinträchtigen. Wenn es beispielsweise keine klare Kommunikation zwischen den Entwicklern und den Endnutzern gibt, kann dies den Erfolg des Projekts verhindern. Auch die Dauer der Implementierung kann die geplanten Ergebnisse verzögern. Wenn ein Unternehmen bei der Einführung eines ERP-Systems nicht alle Abteilungen in das Projekt einbezieht, kann dies zu Problemen und Verzögerungen führen. Vor der Einführung eines ERP-Systems ist es wichtig, dass die Unternehmen alle notwendigen Informationen über das System sammeln. So können sie potenzielle Probleme vermeiden und sicherstellen, dass das Projekt erfolgreich verläuft. 

Lösung: 

Einer der wichtigsten Maßnahmen, die ein Unternehmen ergreifen kann, um dieses Problem zu vermeiden, ist die Erstellung eines Kommunikationsplans. Dies kann durch ein internes Team geschehen, das für die Umsetzung verantwortlich ist. Dies kann über ein Projektportal oder ein interaktives Dokument geschehen. Ein klarer Kommunikationsplan kann dazu beitragen, dass der gesamte Prozess reibungslos verläuft. Durch einen strukturierten und geplanten Managementansatz kann die Implementierung eines ERP-Systems erheblich verbessert werden. 

Je detaillierter der Kommunikationsplan und der Implementierungsprozess sind, desto reibungsloser wird der Prozess verlaufen. 

Deloitte erklärt, wie wichtig die Unterstützung des Managements bei der ERP-Einführung ist. 

  • Bestimmen Sie zu Beginn, wer der Projektsponsor ist, und teilen Sie dies klar mit. 
  • Bestimmen Sie andere Führungskräfte in der Organisation, die die Veränderung unterstützen und verstehen müssen. 
  • Führen Sie eine Präsentation für Führungskräfte durch, um sicherzustellen, dass sie den Zweck und den erwarteten Nutzen des Projekts kennen und verstehen. 
  • Erstellen Sie Pläne für die Anpassung der Führungskräfte an das Projekt, mit den wichtigsten Maßnahmen, die sie ergreifen können, um das Projekt sichtbar zu unterstützen. 
  • Proaktive Koordination von funktionsübergreifenden Sitzungen mit Führungskräften zu einem frühen Zeitpunkt, um ein gemeinsames Verständnis für das Projekt zu gewinnen. 

Herausforderung 3: Fehlendes Wissen 

Bevor ein Unternehmen ein ERP-System in vollem Umfang nutzen kann, ist es wichtig, dass es über das notwendige Wissen über die verschiedenen Merkmale und Funktionen des Systems verfügt. Dies kann durch die Entwicklung eines umfassenden Verständnisses der internen Beziehungen des Systems und seiner Integrationsschnittstellen erreicht werden. Leider verfügen viele Unternehmen nicht über die notwendigen Fähigkeiten, um das System ordnungsgemäß zu implementieren und anzupassen. 

Die Unternehmen müssen nicht nur über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen, sondern auch ihre Mitarbeiter für die ordnungsgemäße Implementierung und Anpassung des Systems schulen. Dies kann durch die Entwicklung eines umfassenden Wissens über die internen Beziehungen des Systems und seine Integrationsschnittstellen geschehen. Leider verfügen viele Unternehmen nicht über die notwendigen Fähigkeiten, um Integrationsprojekte richtig zu planen und umzusetzen. 

Einem unvorbereiteten Benutzer die neuen Funktionen oder Merkmale eines ERP-Systems zu vermitteln, kann so sein, als würde man eine Kettensäge an ein Auto ansetzen. Das kann sehr frustrierend sein und zu einer schlechten Implementierung führen. Laut G2 vergisst man während des Implementierungsprozesses leicht die Bedürfnisse der Endbenutzer. 

Bevor ein Unternehmen ein integriertes System in vollem Umfang nutzen kann, ist es wichtig, dass seine Mitarbeiter über das notwendige Wissen über die verschiedenen Funktionen und Merkmale verfügen. Dies kann durch Schulungen und die Entwicklung eines umfassenden Verständnisses der internen Zusammenhänge erreicht werden. 

Lösung: 

Auch für die Mitarbeiter werden verschiedene Arten von Schulungen angeboten. Diese können sowohl von dem Anbieter, der die Implementierung und Integration des Systems übernimmt, als auch von den internen Ressourcen des Unternehmens durchgeführt werden. 

Dabei ist es jedoch wichtig, die Mitarbeiter nicht nur von einer Schulung zu überzeugen, sondern der damit verbundenen Veränderung. Es handelt sich nämlich um einen langen Prozess, der den Austausch von Wissen und die Planung für die Zukunft beinhaltet. Die Unternehmen müssen nicht nur über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen, sondern auch ihre Mitarbeiter vorbereiten, damit sie das System richtig und langfristig verwenden können bzw. wollen. Dies kann durch die Entwicklung eines umfassenden Wissens über die internen Beziehungen des Systems und seine Integrationsschnittstellen geschehen. 

Fazit 

Während sich Unternehmen vom Überlebensmodus der weltweiten Krise erholen, können sie es sich einfach nicht leisten, dass wichtige Projekte scheitern. Die Kosten sind vielfältig und potenziell hoch: verschwendete Zeit und Kosten, vergeudete Ressourcen, Schaden für die Unternehmenskultur, Unwohlsein der Mitarbeiter – sogar die Einhaltung von Vorschriften kann zu einem kostspieligen Problem werden, wenn die Kontrollen nicht ordnungsgemäß umgesetzt und genutzt werden. 

Wenn Sie ein ERP-Implementierungsprojekt in Angriff nehmen, müssen Sie unbedingt die erwarteten Vorteile realisieren und die Kosten rechtfertigen. Der Prozess ist langwierig und komplex, aber wenn Sie wissen, worauf Sie achten müssen, können Sie auf der ganzen Linie Einsparungen erzielen und Effizienzgewinne nutzen. Wir sehen Möglichkeiten, Fallstricke zu vermeiden und Ihre Chancen auf Projekterfolg schrittweise zu verbessern, sowohl kurzfristig als auch mit positiven Ergebnissen für die Zukunft. 

Sie sind gerade auf der Suche nach der passenden Lösung für ein ERP System im Unternehmen? Dann melden Sie sich für eine kostenlose Demo hier an und verbessern Sie anschließend Ihre Geschäftsprozesse nachhaltig. 

E-Invoicing für Einsteiger

E-Invoicing für Einsteiger

Die Digitalisierung ist die Zukunft. Die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung spielt bei diesem Übergang eine große Rolle – von der Einhaltung neuer Richtlinien und Geschäftspraktiken bis hin zur Einführung neuer Technologien, welche alles unterstützen. Es handelt sich um eine ziemlich große Veränderung, die schon seit Jahren im Gange ist. Unabhängig davon, ob Sie mit der elektronischen Rechnungsstellung beginnen müssen oder nur ein Gefühl dafür bekommen wollen, was auf Sie zukommt, finden Sie hier einen Überblick über die Grundlagen.

Die Zeiten ändern sich  

Als B2B- oder B2G-Lieferant von Waren oder Dienstleistungen ist das Versenden von Rechnungen nichts Neues! Damit stellen Sie sicher, dass Sie für die von Ihnen gelieferten Waren oder Dienstleistungen bezahlt werden.

Was für Sie jedoch neu sein könnte, sind die Änderungen der Rechnungsanforderungen Ihrer Kunden. Wenn Sie sich noch nicht mit diesen Änderungen befasst haben (oder sie noch vor sich herschieben), sollten Sie wissen, dass Sie sich nicht mehr lange davor drücken können!  

Die Geschichte der Rechnung  

Beginnen wir am Anfang: Rechnungen wurden aus der Notwendigkeit heraus erstellt, Transaktionen von gesendeten und empfangenen Waren aufzuzeichnen. Die ersten (sehr einfachen) Rechnungen, die entdeckt wurden, sind über 7000 Jahre alt und wurden auf Stein, Ton und sogar Knochen geschrieben.

Im Laufe der Zeit wurden die Rechnungen natürlich auf Papier übertragen, und 1981 wurde die erste Rechnung von einem Computer erstellt. Im Laufe der Geschichte hat die Rechnung mehrere Wandlungen und Verbesserungen erfahren.

Wahrscheinlich haben Sie sich schon daran gewöhnt, eine PDF-Rechnung per Computer per E-Mail oder über Ihr Buchhaltungssystem zu versenden. Der logische nächste Schritt ist die elektronische Rechnung (E-Invoice).  

Was ist eine E-Rechnung?  

Wie eine PDF-Datei ist auch eine elektronische Rechnung eine digitale Datei, aber das macht eine PDF noch lange nicht zu einer elektronischen Rechnung! 

Eine elektronische Rechnung ist eine strukturierte Datei, in der jeder Teil einen festen Platz hat, der durch den verwendeten Standard bestimmt wird. Aufgrund der Struktur kann eine elektronische Rechnung automatisch elektronisch zwischen verschiedenen Systemen ausgetauscht werden.

Die elektronische Rechnung muss dieselben Informationen enthalten wie jede andere Rechnung (und alle zusätzlichen Informationen, die von Ihrem Kunden verlangt werden).

Wie kann ich eine elektronische Rechnung erstellen?   

Es gibt mehrere Möglichkeiten, eine elektronische Rechnung zu erstellen. Das hängt von den Anforderungen Ihres Kunden an die Rechnungsstellung und den von ihm angebotenen Optionen ab. Es hängt aber auch von den Möglichkeiten Ihres Unternehmens und der Anzahl der Rechnungen ab, die Sie versenden.  

Direkt aus Ihrer Buchhaltung oder Ihrem ERP-System  

Eine Möglichkeit, die Ihnen zur Verfügung steht, ist eine direkte Verbindung zwischen Ihrem System und dem System Ihres Kunden herzustellen. EDI (Electronic Data Interchange) ist die Software, die diese direkte Verbindung möglich macht.

Mit EDI ist für den Austausch kein menschliches Eingreifen oder Papier erforderlich. Wie Sie sich vorstellen können, spart dies bei einem Unternehmen, das täglich viele Dokumente austauscht, eine Menge Zeit und Papier, aber das sind noch nicht alle Vorteile.

EDI hat jedoch seinen Preis. Deshalb sollten Sie Ihr EDI-System auf die Anzahl der Dokumente abstimmen, die Ihr Unternehmen pro Monat austauscht.  

Von PDF zu E-Invoice

Sind Sie immer noch daran gebunden, Ihre Rechnungen im PDF-Format zu versenden? Dann können Sie sich für den Kauf einer Software entscheiden, die Ihre ‚born digital‘ PDF-Rechnungen in elektronische Rechnungen umwandelt (wie PDF-2-FLOW). 

Born digital“ bedeutet, dass die PDF-Datei von einem Buchhaltungssystem erstellt wurde, was daran zu erkennen ist, dass Sie den Text in der Datei auswählen können. Ein gescanntes oder OCR-erstelltes PDF ist nicht geeignet! Diese sind zwar theoretisch brauchbar, können aber ungenau sein und sind daher nicht die beste Option für fehlerfreie Transaktionen.

Wie bereits erwähnt, ist die Anschaffung dieser Software mit Kosten verbunden. Wenn Sie nur wenige Dokumente pro Monat austauschen, brauchen Sie sich vielleicht keine Gedanken über die Umstellung auf elektronische Rechnungsstellung zu machen.   

Verwendung von WebEDI oder des E-Invoicing-Portals Ihres Kunden  

Wenn Sie nur wenige PDF-Rechnungen pro Jahr versenden, sind Sie wahrscheinlich nicht bereit, in eine EDI-Lösung oder Software zur Konvertierung von PDF-Dateien zu investieren.

Für diese Lieferanten wird oft ein Lieferantenportal (oder E-Invoicing-Portal) angeboten. Dieses wird auch als WebEDI bezeichnet und ermöglicht es den Lieferanten, Rechnungen manuell online in ein Portal einzugeben. Diese werden dann in das vom Käufer gewünschte E-Invoice-Format umgewandelt und ohne menschliches Zutun an das System des Käufers gesendet.

Die Nutzung eines solchen Portals ist für den Lieferanten kostenlos; tatsächlich wird das Portal vom Käufer betrieben und dieser ist somit Eigentümer des E-Invoicing-Portals.  

Ein Beispiel zur Verdeutlichung:  

Eine  Kommune (z.B. Amsterdam, Berlin, Köln, München, etc.) kauft die EDI-Portalsoftware von einem Dienstleister (wie TIE Kinetix). Diese Software ist dann Eigentum der Stadtverwaltung, die sie als E-Invoicing-Portal für Lieferanten nutzt, welche nicht über die Ressourcen oder die Möglichkeit verfügen, eine EDI-Lösung zu erwerben.  

Wie versende ich eine Rechnung über Peppol?  

Wenn Sie in Europa leben, kann es sein, dass Ihr Kunde Sie bittet, Ihre Rechnung über Peppol zu versenden. Peppol ist  ein Netzwerk, welches weltweit immer beliebter wird. Viele Unternehmen und Regierungen sind an das Netz angeschlossen. Sobald Sie Zugang zu diesem Netz haben, können Sie mit allen angeschlossenen Parteien auf sehr sichere Weise Rechnungen austauschen.

Alle über Peppol versendeten Rechnungen müssen dem Peppol-Format entsprechen: Peppol BIS Billing 3.0. Für den Zugang zum Peppol-Netzwerk benötigen Sie einen Peppol Access Point (z.B. TIE Kinetix). Access Points sind (in der Regel) Dienstanbieter, die von der Dachorganisation OpenPeppol auf die Erfüllung mehrerer Qualitätsanforderungen geprüft wurden.   

Conclusio

Seit es die erste Rechnung gab, hat sich viel verändert, und sie wird sich auch in Zukunft weiterentwickeln. Auch die elektronische Rechnung gibt es schon seit einiger Zeit, und obwohl sie ursprünglich als Lösung für größere Unternehmen gedacht war, wird sie nun zunehmend auch von kleineren Organisationen genutzt. Jetzt, da Peppol weltweit expandiert, haben auch die Organisationen in den Vereinigten Staaten eine klarere Vorstellung davon, wie die Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung bald aussehen könnten. Dies liegt zum Teil an den verschiedenen Optionen für den Versand elektronischer Rechnungen, die jeweils für eine bestimmte Situation geeignet sind. Die elektronische Rechnungsstellung ist jetzt für jeden zugänglich und leicht in das eigene Unternehmen zu integrieren.

Als der TIE Kinetix Österreich Partner, unterstützt Sie BIPOS bei der Planung und Umsetzung Ihrer E-Rechnungsstellung.

Blogbeitrag von Julia Reijnen

Worauf Sie beim Aufbau Ihres Intranets nicht vergessen dürfen

Worauf Sie beim Aufbau Ihres Intranets nicht vergessen dürfen

Ein erfolgreiches Intranet in Unternehmen und Organisationen bildet das Gerüst für eine effektive interne Kommunikation in einer digitalen Welt. Neben Dokumenten und Arbeitszeiten bietet ein Intranet auch Platz, um sich auszutauschen und Ereignisse zu teilen. Dadurch kann Kollaboration, Kommunikation und Wissensmanagement auf einer einzigen Plattform zentral dargestellt werden. Voraussetzung für diesen Wettbewerbsvorteil ist aber der richtige Aufbau und Implementierung des Intranets. Im Folgenden möchten wir Ihnen 3 Tipps geben, um ein effizientes Intranet-Projekt durchzuführen.

Tipp 1: Machen Sie es nicht für sich selbst

Beim Aufbau eines Intranets besonders wichtig zu wissen wer es überhaupt nutzen wird und welche Anforderungen diese User haben. Die wichtigste Zielgruppe sind die Mitarbeitenden. Daher ist es entscheidend ein umfassendes Bild der Zielgruppe zu erstellen um zu erkennen, dass die Bedürfnisse und Situationen der einzelnen Mitarbeitenden stark variieren können. So gibt es Mitarbeitenden mit festen und nicht festen Arbeitsplätzen und unterschiedliche Informationszugänge. Daher empfiehlt es sich die Zielgruppe in weiteren Kategorien bspw. Funktionstätigkeit oder Standort zu unterteilen, um ein eindeutigeres Bild zu erstellen und somit bessere Entscheidungen treffen zu können.

Hier ist es auch wichtig zu erwähnen, dass unterschiedliche Typen an Mitarbeitenden unterschiedliche Kanäle vorziehen. Während Büromitarbeitenden hauptsächlich den Desktop benutzen, sind Beschäftigte im Außendienst oder in der Produktion über mobilen Endgeräten erreichbar.

Binden Sie Ihre Zielgruppe schon früh möglichst in das Intranet-Projekt ein. Dadurch erhalten Sie nicht nur eine Menge an wichtigen Informationen, sondern Sie überzeugen Mitarbeitenden vom Mehrwert dieser Plattform. Mitarbeitenden dienen als Vorbilder und können andere davon überzeugen sich im Intranet zu beteiligen.

Tipp 2: Achten Sie auf Ihre Grundlage

Hier finden die klassischen Aufgaben des Projektmanagements statt wie bspw. IST-Analyse, Ressourcen- und Budgetplanung ihre Anwendung. Besonders hervorheben, möchten wir die Definition des Ziels und die Auswahl der passenden Technologie. Mit der wachsenden Nachfrage an Intranets entstanden neben Anbietern auch zahlreich unterschiedliche Funktionalitäten.

Für ein effektives Intranet müssen die gewünschten Anforderungen im Vorhinein festgehalten werden. Ist bereits eine Technologie vorhanden, muss diese abgelöst werden und zu einer optimalen Plattform für den digitalen Arbeitsplatz weiterentwickelt werden. Soll eine zentrale Plattform für den effizienten Austausch für Mitarbeitenden geschaffen werden oder reicht ein standortunabhängiges Dokumentenmanagement? Je nach Anforderungen kommt ein unterschiedlicher Typ von Intranet in Frage, die im besten Fall die Stärke in dem für Sie wichtigsten Bereich hat.

Folgende vier Arten können unterschieden werden:  

  1. Kernintranet: hier steht vor allem die Benachrichtigung (über News, Ereignisse, etc.) an Mitarbeitenden im Fokus
  2. Portal: ermöglicht Mitarbeitenden nur mit einer einzelnen Anmeldung auf alle Anwendungen zuzugreifen
  3. Kollaboration: bezieht sich auf die Förderung von Zusammenarbeit und das standortunabhängiges Dokumentenmanagement
  4. Social Intranet: fokussiert sich auf den Austausch der Mitarbeitenden mithilfe von Like-, Kommentar-, Share- und weiteren Kollaboration-Funktionen.

Generell gilt, die interne Kommunikation ist bestrebt alle Mitarbeitenden in der Organisation zu erreichen. Daher sollten nicht nur die Anforderungen der Büromitarbeitenden betrachtet werden, sondern aller Fachabteilungen. Die passende Technologie für ein Intranet sollte vor allem jene Inhalte einfach darstellen, die für den bestimmten User am relevantesten sind.

Tipp 3: Nutzen Sie Flexibilität

Traditionelle Standardlösungen für Intranets decken selten alle Anforderungen ab. Aus diesem Grund setzen viele Unternehmen immer häufiger auf Social Intranet-Software, die es ermöglichen unterschiedliche Tools zu ergänzen. Durch die hohe Flexibilität und Individualisierbarkeit kann das Intranet besser an die Zielgruppe, also den Mitarbeitenden, angepasst werden, was zu einer stärkeren Nutzung führen wird.

Die unterschiedlichen Anbieter setzen auf unterschiedliche Schwerpunkte in Social Intranets. Doch alle Social Intranets haben gemeinsam, dass sie auf die Proaktivität der Mitarbeitenden bauen. Der Anbieter Valo Intranet bietet mit seinem Social Intranet folgende Features:

  • Standortunabhängige Erreichbarkeit aller Mitarbeitenden
  • Microsoft Teams Chats als Alternative für E-Mails
  • Anbindung über SharePoint (On-Premises-, Cloud- oder Hybrid-Model)
  • Vollständige Integration im Microsoft 365 Ökosystem
  • Managementsystem für alle Unternehmensnachrichten, Informationen, Dokumente und sozialen Aktivitäten
  • Newsfeed mit wichtigsten Informationen für User
  • User-Gruppen mithilfe Definitionen nur relevante Inhalte ausspielen
  • Individuell anpassbares Design und on-brand Content Erstellung

Fazit

Bevor es zur Umsetzung geht, ist es entscheidend die Zielgruppe und damit verbunden ihre Wünsche zu kennen. Aus diesem Grund ist die Strategie-Phase entscheidend für den Erfolg des Intranet-Projekts. Die Mitarbeitenden aus allen Fachabteilungen sollten daher miteinbezogen werden, um ein möglichst genaues Bild der Anforderungen zeichnen zu können. Denn schlussendlich liegt der Erfolg des Intranets vor allem an der Bereitschaft der Beschäftigten daran teilzunehmen und einen Austausch zu starten. Valo Intranet aber auch andere moderne Social Intranets Softwares bieten den perfekten Ausgangspunkt für einen kollaborativen und digitalen Arbeitsplatz. Das ermöglicht nicht nur die Produktivität zu steigern, sondern auch um Informationsströme zu beschleunigen.

Sie sind gerade auf der Suche nach der passenden Lösung für Ihr Intranet? Dann melden Sie sich für eine kostenlose Demo hier an und verbessern Sie anschließend Ihre interne Kommunikationsprozesse.

3 Dinge, die alle SharePoint User nerven

3 Dinge, die alle SharePoint User nerven

Unternehmen auf der ganzen Welt bewegen sich bei der Entwicklung und Umsetzung ihrer Geschäftsstrategie hin zu agilen Ansätzen und suchen nach Möglichkeiten zur Stärkung der Datenverarbeitung. Sie benötigen Lösungen, die Vorteile wie Benutzerfreundlichkeit, Zuverlässigkeit, Skalierbarkeit und Sicherheit bieten. SharePoint ist nicht nur eine Einzelanwendung, sondern eine von Microsoft entwickelte umfassende Plattform für die standortunabhängige Zusammenarbeit im Unternehmen, die eng mit Microsoft 365 verbunden ist. SharePoint bildet damit die Grundlage für effizientes Dokumentenmanagement, aber dennoch ist es nicht fehlerfrei …

Was ist SharePoint?

SharePoint ist eine hochgradig anpassbare Plattform für die Zusammenarbeit, die Erstellung von Workflow-Anwendungen und Listen-Datenbanken, sowie die Verwaltung von Inhalten, die Mitarbeitenden dabei unterstützen kann intelligenter zu arbeiten. Die Plattform wird von über 200.000 Unternehmen weltweit genutzt und ist ein Content-Management-System, die die Zusammenarbeit zwischen Teams fördert, unabhängig davon, wo sie sich auf der Welt befinden. Die User haben die Möglichkeit Dateien in der Cloud abzuspeichern und Zugriffs- sowie Bearbeitungsrechte zu steuern. Zudem ist es möglich kleine Websites für Intranet oder einzelne Arbeitsgruppen zu erstellen, um z. B. Informationen eindrucksvoll zu präsentieren. SharePoint eignet sich auch für das Projektmanagement, da Workflows oder Listen erstellt werden können und somit Prozesse vereinfacht werden. Die Cloud-Version davon, SharePoint Online, verfügt über viele weitere Funktionen, die sich in andere Cloud-Anwendungen integrieren lassen und die vielen Microsoft-Programme ergänzen, die unter der Microsoft 365-Lizenz angeboten werden. Auch wenn uns SharePoint viele effiziente Lösungen liefert, möchten wir auch die Schattenseite dieser Anwendung betrachten:

1. Client-Applikationen sind nicht möglich

Zurzeit ist es leider nicht standardmäßig vorgesehen, Dateien direkt aus SharePoint heraus zur Bearbeitung in einer anderen App auf dem lokalen Computer zu öffnen (ausgenommen Office Dateien). Zwar ist es möglich die gewünschte Datei im Ansichtsmodus zu öffnen, aber um diese zu bearbeiten muss sie erst heruntergeladen und lokal abgespeichert werden. Ein sehr umständlicher Workaround, welches kaum dabei hilft die Produktivität zu steigern.

Mithilfe eines Add-Ons wird das Kontextmenü für Dateien in der Bibliothek um einen weiteren benutzerfreundlichen Button erweitert. Aufgrund eines eingetragenen Protokolls ist es möglich eine Verbindung zwischen SharePoint und einer beliebigen weiteren Client-Applikation herzustellen und die dahinterliegenden Parameter können übergeben werden. Dies führt dazu, dass die ausgewählten Dateien für die Bearbeitung in der gewünschten Applikation aufgerufen werden kann.

Optional kann ein PDF Editor oder auch Reader hinterlegt werden, in dem die PDF Datei geöffnet wird, unabhängig der Windows oder SharePoint PDF Einstellungen. Damit können Ihre PDF-Dateien und SharePoint noch zu einem wahren Dream-Team werden. Das notwendige Add-On dazu, liefern wir.

2. Fehlende Explorer Integration

Bei neueren Browsern kommt es zu Fehlern beim Öffnen von Dateien mit Explorer, weshalb wir eine zuverlässige Funktion in unsere Add-Ons mit aufgenommen haben. Die SharePoint Bibliothek wird mit dem Windows Datei-Explorer geöffnet. Sollten in der SharePoint Bibliothek Ordner enthalten sein, wird dies beim Öffnen mit dem Datei-Explorer berücksichtigt. Wie auch schon beim ersten Punkt genauer beschrieben, wird der Explorer parametrisiert und es entsteht eine sichere Integration mit SharePoint.

3. Nur Links per E-Mail versendbar

SharePoint lässt es standardmäßig nicht zu Original-Dokumente per Mail zu versenden. Für das Bearbeiten der Dokumente innerhalb einer Organisation sind Links optimal. Sobald aber Zugriffe außerhalb des Unternehmens notwendig sind, bspw. externe Projekt-Mitarbeitende, Kunden oder Lieferanten kann dies zu Zugriffsproblemen und Sicherheitslücken führen. Aus diesem Grund entwickelten wir ein Add-On, das es ermöglicht, Dateien auszuwählen und direkt aus der SharePoint Library als Anhang in ein vom Add-On erstelltes Outlook E-Mail anzuhängen. Somit wird nicht ein Link versendet, sondern die Dateien. Bei Bildern kann überdies die Größe bestimmt werden, um so die Übertragungsgrenzen der Emailsysteme gerecht zu werden.

Um das volle Potenzial von SharePoint nutzen zu können, unterstützen wir Sie mit unseren zuverlässigen Add-Ons gerne! Buchen Sie hier einen unverbindlichen und kostenlosen Beratungstermin.