Neben der Möglichkeit, Copilot für Microsoft 365 anzupassen, kann die IT auch eigenständige benutzerdefinierte Copiloten für Ihr Unternehmen erstellen und veröffentlichen. Diese können rollen- und funktionsspezifisch sein, z. B. ein IT-Support-Copilot oder ein Copilot, der Ihren Vertriebsteams bei der Durchführung von RFPs hilft.
Sie können die Low-Code-Grafikoberfläche oder natürliche Sprache verwenden, um Ihren Copiloten zu erstellen – und Copilot Studio hilft Ihnen dabei, das Konversationsdesign iterativ zu verfeinern. Das Produkt bietet eine Vielzahl von Funktionen zur Optimierung der Lösungsentwicklung, darunter kollaboratives Kommentieren, grafisches Multi-Authoring und parallele Codierungsansichten.
Copilot Studio bietet mehrere erweiterte Funktionen zur Verbesserung von Antworten mithilfe generativer KI, darunter Antworten über verfeinerte Datensätze, dynamisch verkettete Plugins, generative Antworten, Eingabeaufforderungserstellung und Eingabeaufforderungsanpassung.
„Generative Antworten“ ermöglichen beispielsweise Multi-Turn-Chat über verschiedene Datensätze – von Dateien über SharePoint-Sites und Websites bis hin zu Daten in Ihren eigenen benutzerdefinierten Backends. „Generative Aktionen“ ermöglichen außerdem dynamisch verkettete Plugins und Aufrufe an wichtige Geschäftssysteme, um Benutzeranfragen zu erfüllen. Diese Funktionen ermöglichen es Entwicklern, dynamisch Antworten und Dialoge mit mehreren Runden zu generieren, die für Benutzer relevant und ansprechend sind, sodass sie die Antworten und das Verhalten des Copiloten ganz einfach an ihre Vorlieben und Geschäftsanforderungen anpassen können.
Eigenständige Copiloten können nahtlos auf internen und externen Websites, Microsoft Teams, mobilen Apps und vielen weiteren Kanälen veröffentlicht werden. Ganz gleich, ob Sie einen Copiloten auf Ihrem SharePoint benötigen, der HR-Fragen beantwortet, oder einen Copiloten, der Ihnen dabei hilft, externe Kunden auf Ihrer öffentlichen Website anzuleiten und das richtige Produkt für ihre Anforderungen zu finden – mit Copilot Studio können Sie ganz einfach erstellen und veröffentlichen.
Kunden möchten außerdem in der Lage sein, Copilot für bestimmte Unternehmensszenarien anzupassen und es mit ihren Aufzeichnungssystemen zu verbinden – vom Kundenbeziehungsmanagement (CRM) über Enterprise Resource Planning (ERP) bis hin zur Personalabteilung – so kann Copilot Fragen wie „Wie hoch ist mein Urlaubssaldo?“ beantworten. oder „Muss ich irgendwelche Ausgaben einreichen?“
Copilot Studio ermöglicht die einfache und schnelle Erstellung und Veröffentlichung eines Plugins direkt in Copilot für Microsoft 365 mithilfe eines Drag-and-Drop-Low-Code-Ansatzes, der die Logik und Datenkonnektivität zur Beantwortung von Fragen basierend auf Ihren Geschäftsdaten und -prozessen umfasst.
Ein Beispiel für Eingabeaufforderungen in Copilot
Mit dem intuitiven grafischen Builder können Sie eine Verbindung zu Ihren Backend-APIs und -Aktionen herstellen, benutzerdefinierte GPTs erstellen, generative Antworten auf Grundlage Ihres eigenen Unternehmenswissens erstellen – von Ihren Dateien über SharePoint bis hin zu Websites – und alle diese Funktionen mit wenigen Handgriffen in Copilot bereitstellen Klicks. In Szenarien, in denen eine strenge Geschäftskontrolle erforderlich ist, können Sie diese generativen Antworten sogar durch Ihre eigenen benutzerdefinierten, manuell erstellten Themenabläufe über den grafischen Builder ergänzen.
Mit mehr als 1.100 vorgefertigten Konnektoren wie SAP, Workday und ServiceNow können Unternehmen problemlos eine Verbindung zu all ihren Geschäftsdaten herstellen. Und wenn Sie eine Datenquelle verbinden müssen, die über keinen vorgefertigten Konnektor verfügt, kann ein eigener Konnektor erstellt werden.
Mit dem Copilot Studio eigene Copiloten entwickeln
Auf der Microsoft Ignite 2023 wurde das Microsoft Copilot Studio angekündigt, ein Low-Code-Tool zur Anpassung von Microsoft Copilot für Microsoft 365 und zum Erstellen eigenständiger Copiloten.
Copilot Studio ist in Copilot für Microsoft 365 enthalten und vereint eine Reihe leistungsstarker von Konversationsfunktionen – von benutzerdefinierten GPTs über generative KI-Plugins bis hin zu manuellen Themen – und ermöglicht:
Passen Sie Copilot für Microsoft 365 ganz einfach an Ihre eigenen Unternehmensszenarien an.
Erstellen, testen und veröffentlichen Sie schnell eigenständige Copiloten und benutzerdefinierte GPTs.
Verwalten und sichern Sie Ihre Anpassungen und eigenständigen Copiloten mit dem richtigen Zugriff, den richtigen Daten, Benutzerkontrollen und Analysen.
Copilot Studio bietet einen kompletten End-to-End-Lebenszyklus für Anpassungen und eigenständige Copiloten in einer einzigen Oberfläche – Sie können alles über ein und dasselbe Web-Erlebnis erstellen, bereitstellen, analysieren und verwalten. Und da es sich um eine Software as a Service (SaaS) handelt, ist alles, was Sie erstellen, sofort live.
Copilot Studio basiert auf den Grundlagen von Power Virtual Agents (und anderen Microsoft Power Platform-Technologien) und ist darauf ausgelegt, die Anforderungen sowohl von IT-Experten als auch von Entwicklern zu erfüllen. Es lässt sich in Microsoft Azure OpenAI Studio, Azure Cognitive Services, Azure Bot Service und andere Microsoft-Konversationsdienste integrieren KI-Technologien.
Copilot Studio ist ab sofort verfügbar und die Integration mit Copilot für Microsoft 365 ist jetzt in der öffentlichen Vorschau verfügbar.
In seiner Eröffnungsrede betonte Satya Nadella Microsofts Fokus auf die Copilot-Technologie. Nadella erklärte: „Wir sind das Unternehmen, das Copiloten bietet. Für jede Ihrer Aktivitäten wird es einen Copiloten geben.“ Er zog sogar Parallelen zwischen dem Einsatz eines KI-Copiloten und dem Starten eines Computer-Betriebssystems.
Nadella hob hervor, dass der Copilot-Dienst von Microsoft einzigartig ist, da er sich über verschiedene Plattformen erstreckt und den spezifischen Kontext jedes Nutzers versteht. Kurz nach dem Ende der Ignite-Konferenz verbreitete sich eine Infografik im Internet, die die Allgegenwärtigkeit des Copilot-Dienstes deutlich macht:
Ein erfolgreiches Intranet in Unternehmen und Organisationen bildet das Gerüst für eine effektive interne Kommunikation in einer digitalen Welt. Neben Dokumenten und Arbeitszeiten bietet ein Intranet auch Platz, um sich auszutauschen und Ereignisse zu teilen. Dadurch kann Kollaboration, Kommunikation und Wissensmanagement auf einer einzigen Plattform zentral dargestellt werden. Voraussetzung für diesen Wettbewerbsvorteil ist aber der richtige Aufbau und Implementierung des Intranets. Im Folgenden möchten wir Ihnen 3 Tipps geben, um ein effizientes Intranet-Projekt durchzuführen.
Tipp 1: Machen Sie es nicht für sich selbst
Beim Aufbau eines Intranets besonders wichtig zu wissen wer es überhaupt nutzen wird und welche Anforderungen diese User haben. Die wichtigste Zielgruppe sind die Mitarbeitenden. Daher ist es entscheidend ein umfassendes Bild der Zielgruppe zu erstellen um zu erkennen, dass die Bedürfnisse und Situationen der einzelnen Mitarbeitenden stark variieren können. So gibt es Mitarbeitenden mit festen und nicht festen Arbeitsplätzen und unterschiedliche Informationszugänge. Daher empfiehlt es sich die Zielgruppe in weiteren Kategorien bspw. Funktionstätigkeit oder Standort zu unterteilen, um ein eindeutigeres Bild zu erstellen und somit bessere Entscheidungen treffen zu können.
Hier ist es auch wichtig zu erwähnen, dass unterschiedliche Typen an Mitarbeitenden unterschiedliche Kanäle vorziehen. Während Büromitarbeitenden hauptsächlich den Desktop benutzen, sind Beschäftigte im Außendienst oder in der Produktion über mobilen Endgeräten erreichbar.
Binden Sie Ihre Zielgruppe schon früh möglichst in das Intranet-Projekt ein. Dadurch erhalten Sie nicht nur eine Menge an wichtigen Informationen, sondern Sie überzeugen Mitarbeitenden vom Mehrwert dieser Plattform. Mitarbeitenden dienen als Vorbilder und können andere davon überzeugen sich im Intranet zu beteiligen.
Tipp 2: Achten Sie auf Ihre Grundlage
Hier finden die klassischen Aufgaben des Projektmanagements statt wie bspw. IST-Analyse, Ressourcen- und Budgetplanung ihre Anwendung. Besonders hervorheben, möchten wir die Definition des Ziels und die Auswahl der passenden Technologie. Mit der wachsenden Nachfrage an Intranets entstanden neben Anbietern auch zahlreich unterschiedliche Funktionalitäten.
Für ein effektives Intranet müssen die gewünschten Anforderungen im Vorhinein festgehalten werden. Ist bereits eine Technologie vorhanden, muss diese abgelöst werden und zu einer optimalen Plattform für den digitalen Arbeitsplatz weiterentwickelt werden. Soll eine zentrale Plattform für den effizienten Austausch für Mitarbeitenden geschaffen werden oder reicht ein standortunabhängiges Dokumentenmanagement? Je nach Anforderungen kommt ein unterschiedlicher Typ von Intranet in Frage, die im besten Fall die Stärke in dem für Sie wichtigsten Bereich hat.
Folgende vier Arten können unterschieden werden:
Kernintranet: hier steht vor allem die Benachrichtigung (über News, Ereignisse, etc.) an Mitarbeitenden im Fokus
Portal: ermöglicht Mitarbeitenden nur mit einer einzelnen Anmeldung auf alle Anwendungen zuzugreifen
Kollaboration: bezieht sich auf die Förderung von Zusammenarbeit und das standortunabhängiges Dokumentenmanagement
Social Intranet: fokussiert sich auf den Austausch der Mitarbeitenden mithilfe von Like-, Kommentar-, Share- und weiteren Kollaboration-Funktionen.
Generell gilt, die interne Kommunikation ist bestrebt alle Mitarbeitenden in der Organisation zu erreichen. Daher sollten nicht nur die Anforderungen der Büromitarbeitenden betrachtet werden, sondern aller Fachabteilungen. Die passende Technologie für ein Intranet sollte vor allem jene Inhalte einfach darstellen, die für den bestimmten User am relevantesten sind.
Tipp 3: Nutzen Sie Flexibilität
Traditionelle Standardlösungen für Intranets decken selten alle Anforderungen ab. Aus diesem Grund setzen viele Unternehmen immer häufiger auf Social Intranet-Software, die es ermöglichen unterschiedliche Tools zu ergänzen. Durch die hohe Flexibilität und Individualisierbarkeit kann das Intranet besser an die Zielgruppe, also den Mitarbeitenden, angepasst werden, was zu einer stärkeren Nutzung führen wird.
Die unterschiedlichen Anbieter setzen auf unterschiedliche Schwerpunkte in Social Intranets. Doch alle Social Intranets haben gemeinsam, dass sie auf die Proaktivität der Mitarbeitenden bauen. Der Anbieter Valo Intranet bietet mit seinem Social Intranet folgende Features:
Standortunabhängige Erreichbarkeit aller Mitarbeitenden
Microsoft Teams Chats als Alternative für E-Mails
Anbindung über SharePoint (On-Premises-, Cloud- oder Hybrid-Model)
Vollständige Integration im Microsoft 365 Ökosystem
Managementsystem für alle Unternehmensnachrichten, Informationen, Dokumente und sozialen Aktivitäten
Newsfeed mit wichtigsten Informationen für User
User-Gruppen mithilfe Definitionen nur relevante Inhalte ausspielen
Individuell anpassbares Design und on-brand Content Erstellung
Fazit
Bevor es zur Umsetzung geht, ist es entscheidend die Zielgruppe und damit verbunden ihre Wünsche zu kennen. Aus diesem Grund ist die Strategie-Phase entscheidend für den Erfolg des Intranet-Projekts. Die Mitarbeitenden aus allen Fachabteilungen sollten daher miteinbezogen werden, um ein möglichst genaues Bild der Anforderungen zeichnen zu können. Denn schlussendlich liegt der Erfolg des Intranets vor allem an der Bereitschaft der Beschäftigten daran teilzunehmen und einen Austausch zu starten. Valo Intranet aber auch andere moderne Social Intranets Softwares bieten den perfekten Ausgangspunkt für einen kollaborativen und digitalen Arbeitsplatz. Das ermöglicht nicht nur die Produktivität zu steigern, sondern auch um Informationsströme zu beschleunigen.
Sie sind gerade auf der Suche nach der passenden Lösung für Ihr Intranet? Dann melden Sie sich für eine kostenlose Demo hier an und verbessern Sie anschließend Ihre interne Kommunikationsprozesse.
Unternehmen auf der ganzen Welt bewegen sich bei der Entwicklung und Umsetzung ihrer Geschäftsstrategie hin zu agilen Ansätzen und suchen nach Möglichkeiten zur Stärkung der Datenverarbeitung. Sie benötigen Lösungen, die Vorteile wie Benutzerfreundlichkeit, Zuverlässigkeit, Skalierbarkeit und Sicherheit bieten. SharePoint ist nicht nur eine Einzelanwendung, sondern eine von Microsoft entwickelte umfassende Plattform für die standortunabhängige Zusammenarbeit im Unternehmen, die eng mit Microsoft 365 verbunden ist. SharePoint bildet damit die Grundlage für effizientes Dokumentenmanagement, aber dennoch ist es nicht fehlerfrei …
Was ist SharePoint?
SharePoint ist eine hochgradig anpassbare Plattform für die Zusammenarbeit, die Erstellung von Workflow-Anwendungen und Listen-Datenbanken, sowie die Verwaltung von Inhalten, die Mitarbeitenden dabei unterstützen kann intelligenter zu arbeiten. Die Plattform wird von über 200.000 Unternehmen weltweit genutzt und ist ein Content-Management-System, die die Zusammenarbeit zwischen Teams fördert, unabhängig davon, wo sie sich auf der Welt befinden. Die User haben die Möglichkeit Dateien in der Cloud abzuspeichern und Zugriffs- sowie Bearbeitungsrechte zu steuern. Zudem ist es möglich kleine Websites für Intranet oder einzelne Arbeitsgruppen zu erstellen, um z. B. Informationen eindrucksvoll zu präsentieren. SharePoint eignet sich auch für das Projektmanagement, da Workflows oder Listen erstellt werden können und somit Prozesse vereinfacht werden. Die Cloud-Version davon, SharePoint Online, verfügt über viele weitere Funktionen, die sich in andere Cloud-Anwendungen integrieren lassen und die vielen Microsoft-Programme ergänzen, die unter der Microsoft 365-Lizenz angeboten werden. Auch wenn uns SharePoint viele effiziente Lösungen liefert, möchten wir auch die Schattenseite dieser Anwendung betrachten:
1. Client-Applikationen sind nicht möglich
Zurzeit ist es leider nicht standardmäßig vorgesehen, Dateien direkt aus SharePoint heraus zur Bearbeitung in einer anderen App auf dem lokalen Computer zu öffnen (ausgenommen Office Dateien). Zwar ist es möglich die gewünschte Datei im Ansichtsmodus zu öffnen, aber um diese zu bearbeiten muss sie erst heruntergeladen und lokal abgespeichert werden. Ein sehr umständlicher Workaround, welches kaum dabei hilft die Produktivität zu steigern.
Mithilfe eines Add-Ons wird das Kontextmenü für Dateien in der Bibliothek um einen weiteren benutzerfreundlichen Button erweitert. Aufgrund eines eingetragenen Protokolls ist es möglich eine Verbindung zwischen SharePoint und einer beliebigen weiteren Client-Applikation herzustellen und die dahinterliegenden Parameter können übergeben werden. Dies führt dazu, dass die ausgewählten Dateien für die Bearbeitung in der gewünschten Applikation aufgerufen werden kann.
Optional kann ein PDF Editor oder auch Reader hinterlegt werden, in dem die PDF Datei geöffnet wird, unabhängig der Windows oder SharePoint PDF Einstellungen. Damit können Ihre PDF-Dateien und SharePoint noch zu einem wahren Dream-Team werden. Das notwendige Add-On dazu, liefern wir.
2. Fehlende Explorer Integration
Bei neueren Browsern kommt es zu Fehlern beim Öffnen von Dateien mit Explorer, weshalb wir eine zuverlässige Funktion in unsere Add-Ons mit aufgenommen haben. Die SharePoint Bibliothek wird mit dem Windows Datei-Explorer geöffnet. Sollten in der SharePoint Bibliothek Ordner enthalten sein, wird dies beim Öffnen mit dem Datei-Explorer berücksichtigt. Wie auch schon beim ersten Punkt genauer beschrieben, wird der Explorer parametrisiert und es entsteht eine sichere Integration mit SharePoint.
3. Nur Links per E-Mail versendbar
SharePoint lässt es standardmäßig nicht zu Original-Dokumente per Mail zu versenden. Für das Bearbeiten der Dokumente innerhalb einer Organisation sind Links optimal. Sobald aber Zugriffe außerhalb des Unternehmens notwendig sind, bspw. externe Projekt-Mitarbeitende, Kunden oder Lieferanten kann dies zu Zugriffsproblemen und Sicherheitslücken führen. Aus diesem Grund entwickelten wir ein Add-On, das es ermöglicht, Dateien auszuwählen und direkt aus der SharePoint Library als Anhang in ein vom Add-On erstelltes Outlook E-Mail anzuhängen. Somit wird nicht ein Link versendet, sondern die Dateien. Bei Bildern kann überdies die Größe bestimmt werden, um so die Übertragungsgrenzen der Emailsysteme gerecht zu werden.
Um das volle Potenzial von SharePoint nutzen zu können, unterstützen wir Sie mit unseren zuverlässigen Add-Ons gerne! Buchen Sie hier einen unverbindlichen und kostenlosen Beratungstermin.
