Ein erfolgreiches Intranet in Unternehmen und Organisationen bildet das Gerüst für eine effektive interne Kommunikation in einer digitalen Welt. Neben Dokumenten und Arbeitszeiten bietet ein Intranet auch Platz, um sich auszutauschen und Ereignisse zu teilen. Dadurch kann Kollaboration, Kommunikation und Wissensmanagement auf einer einzigen Plattform zentral dargestellt werden. Voraussetzung für diesen Wettbewerbsvorteil ist aber der richtige Aufbau und Implementierung des Intranets. Im Folgenden möchten wir Ihnen 3 Tipps geben, um ein effizientes Intranet-Projekt durchzuführen.
Tipp 1: Machen Sie es nicht für sich selbst
Beim Aufbau eines Intranets besonders wichtig zu wissen wer es überhaupt nutzen wird und welche Anforderungen diese User haben. Die wichtigste Zielgruppe sind die Mitarbeitenden. Daher ist es entscheidend ein umfassendes Bild der Zielgruppe zu erstellen um zu erkennen, dass die Bedürfnisse und Situationen der einzelnen Mitarbeitenden stark variieren können. So gibt es Mitarbeitenden mit festen und nicht festen Arbeitsplätzen und unterschiedliche Informationszugänge. Daher empfiehlt es sich die Zielgruppe in weiteren Kategorien bspw. Funktionstätigkeit oder Standort zu unterteilen, um ein eindeutigeres Bild zu erstellen und somit bessere Entscheidungen treffen zu können.
Hier ist es auch wichtig zu erwähnen, dass unterschiedliche Typen an Mitarbeitenden unterschiedliche Kanäle vorziehen. Während Büromitarbeitenden hauptsächlich den Desktop benutzen, sind Beschäftigte im Außendienst oder in der Produktion über mobilen Endgeräten erreichbar.
Binden Sie Ihre Zielgruppe schon früh möglichst in das Intranet-Projekt ein. Dadurch erhalten Sie nicht nur eine Menge an wichtigen Informationen, sondern Sie überzeugen Mitarbeitenden vom Mehrwert dieser Plattform. Mitarbeitenden dienen als Vorbilder und können andere davon überzeugen sich im Intranet zu beteiligen.
Tipp 2: Achten Sie auf Ihre Grundlage
Hier finden die klassischen Aufgaben des Projektmanagements statt wie bspw. IST-Analyse, Ressourcen- und Budgetplanung ihre Anwendung. Besonders hervorheben, möchten wir die Definition des Ziels und die Auswahl der passenden Technologie. Mit der wachsenden Nachfrage an Intranets entstanden neben Anbietern auch zahlreich unterschiedliche Funktionalitäten.
Für ein effektives Intranet müssen die gewünschten Anforderungen im Vorhinein festgehalten werden. Ist bereits eine Technologie vorhanden, muss diese abgelöst werden und zu einer optimalen Plattform für den digitalen Arbeitsplatz weiterentwickelt werden. Soll eine zentrale Plattform für den effizienten Austausch für Mitarbeitenden geschaffen werden oder reicht ein standortunabhängiges Dokumentenmanagement? Je nach Anforderungen kommt ein unterschiedlicher Typ von Intranet in Frage, die im besten Fall die Stärke in dem für Sie wichtigsten Bereich hat.
Folgende vier Arten können unterschieden werden:
Kernintranet: hier steht vor allem die Benachrichtigung (über News, Ereignisse, etc.) an Mitarbeitenden im Fokus
Portal: ermöglicht Mitarbeitenden nur mit einer einzelnen Anmeldung auf alle Anwendungen zuzugreifen
Kollaboration: bezieht sich auf die Förderung von Zusammenarbeit und das standortunabhängiges Dokumentenmanagement
Social Intranet: fokussiert sich auf den Austausch der Mitarbeitenden mithilfe von Like-, Kommentar-, Share- und weiteren Kollaboration-Funktionen.
Generell gilt, die interne Kommunikation ist bestrebt alle Mitarbeitenden in der Organisation zu erreichen. Daher sollten nicht nur die Anforderungen der Büromitarbeitenden betrachtet werden, sondern aller Fachabteilungen. Die passende Technologie für ein Intranet sollte vor allem jene Inhalte einfach darstellen, die für den bestimmten User am relevantesten sind.
Tipp 3: Nutzen Sie Flexibilität
Traditionelle Standardlösungen für Intranets decken selten alle Anforderungen ab. Aus diesem Grund setzen viele Unternehmen immer häufiger auf Social Intranet-Software, die es ermöglichen unterschiedliche Tools zu ergänzen. Durch die hohe Flexibilität und Individualisierbarkeit kann das Intranet besser an die Zielgruppe, also den Mitarbeitenden, angepasst werden, was zu einer stärkeren Nutzung führen wird.
Die unterschiedlichen Anbieter setzen auf unterschiedliche Schwerpunkte in Social Intranets. Doch alle Social Intranets haben gemeinsam, dass sie auf die Proaktivität der Mitarbeitenden bauen. Der Anbieter Valo Intranet bietet mit seinem Social Intranet folgende Features:
Standortunabhängige Erreichbarkeit aller Mitarbeitenden
Microsoft Teams Chats als Alternative für E-Mails
Anbindung über SharePoint (On-Premises-, Cloud- oder Hybrid-Model)
Vollständige Integration im Microsoft 365 Ökosystem
Managementsystem für alle Unternehmensnachrichten, Informationen, Dokumente und sozialen Aktivitäten
Newsfeed mit wichtigsten Informationen für User
User-Gruppen mithilfe Definitionen nur relevante Inhalte ausspielen
Individuell anpassbares Design und on-brand Content Erstellung
Fazit
Bevor es zur Umsetzung geht, ist es entscheidend die Zielgruppe und damit verbunden ihre Wünsche zu kennen. Aus diesem Grund ist die Strategie-Phase entscheidend für den Erfolg des Intranet-Projekts. Die Mitarbeitenden aus allen Fachabteilungen sollten daher miteinbezogen werden, um ein möglichst genaues Bild der Anforderungen zeichnen zu können. Denn schlussendlich liegt der Erfolg des Intranets vor allem an der Bereitschaft der Beschäftigten daran teilzunehmen und einen Austausch zu starten. Valo Intranet aber auch andere moderne Social Intranets Softwares bieten den perfekten Ausgangspunkt für einen kollaborativen und digitalen Arbeitsplatz. Das ermöglicht nicht nur die Produktivität zu steigern, sondern auch um Informationsströme zu beschleunigen.
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Unternehmen auf der ganzen Welt bewegen sich bei der Entwicklung und Umsetzung ihrer Geschäftsstrategie hin zu agilen Ansätzen und suchen nach Möglichkeiten zur Stärkung der Datenverarbeitung. Sie benötigen Lösungen, die Vorteile wie Benutzerfreundlichkeit, Zuverlässigkeit, Skalierbarkeit und Sicherheit bieten. SharePoint ist nicht nur eine Einzelanwendung, sondern eine von Microsoft entwickelte umfassende Plattform für die standortunabhängige Zusammenarbeit im Unternehmen, die eng mit Microsoft 365 verbunden ist. SharePoint bildet damit die Grundlage für effizientes Dokumentenmanagement, aber dennoch ist es nicht fehlerfrei …
Was ist SharePoint?
SharePoint ist eine hochgradig anpassbare Plattform für die Zusammenarbeit, die Erstellung von Workflow-Anwendungen und Listen-Datenbanken, sowie die Verwaltung von Inhalten, die Mitarbeitenden dabei unterstützen kann intelligenter zu arbeiten. Die Plattform wird von über 200.000 Unternehmen weltweit genutzt und ist ein Content-Management-System, die die Zusammenarbeit zwischen Teams fördert, unabhängig davon, wo sie sich auf der Welt befinden. Die User haben die Möglichkeit Dateien in der Cloud abzuspeichern und Zugriffs- sowie Bearbeitungsrechte zu steuern. Zudem ist es möglich kleine Websites für Intranet oder einzelne Arbeitsgruppen zu erstellen, um z. B. Informationen eindrucksvoll zu präsentieren. SharePoint eignet sich auch für das Projektmanagement, da Workflows oder Listen erstellt werden können und somit Prozesse vereinfacht werden. Die Cloud-Version davon, SharePoint Online, verfügt über viele weitere Funktionen, die sich in andere Cloud-Anwendungen integrieren lassen und die vielen Microsoft-Programme ergänzen, die unter der Microsoft 365-Lizenz angeboten werden. Auch wenn uns SharePoint viele effiziente Lösungen liefert, möchten wir auch die Schattenseite dieser Anwendung betrachten:
1. Client-Applikationen sind nicht möglich
Zurzeit ist es leider nicht standardmäßig vorgesehen, Dateien direkt aus SharePoint heraus zur Bearbeitung in einer anderen App auf dem lokalen Computer zu öffnen (ausgenommen Office Dateien). Zwar ist es möglich die gewünschte Datei im Ansichtsmodus zu öffnen, aber um diese zu bearbeiten muss sie erst heruntergeladen und lokal abgespeichert werden. Ein sehr umständlicher Workaround, welches kaum dabei hilft die Produktivität zu steigern.
Mithilfe eines Add-Ons wird das Kontextmenü für Dateien in der Bibliothek um einen weiteren benutzerfreundlichen Button erweitert. Aufgrund eines eingetragenen Protokolls ist es möglich eine Verbindung zwischen SharePoint und einer beliebigen weiteren Client-Applikation herzustellen und die dahinterliegenden Parameter können übergeben werden. Dies führt dazu, dass die ausgewählten Dateien für die Bearbeitung in der gewünschten Applikation aufgerufen werden kann.
Optional kann ein PDF Editor oder auch Reader hinterlegt werden, in dem die PDF Datei geöffnet wird, unabhängig der Windows oder SharePoint PDF Einstellungen. Damit können Ihre PDF-Dateien und SharePoint noch zu einem wahren Dream-Team werden. Das notwendige Add-On dazu, liefern wir.
2. Fehlende Explorer Integration
Bei neueren Browsern kommt es zu Fehlern beim Öffnen von Dateien mit Explorer, weshalb wir eine zuverlässige Funktion in unsere Add-Ons mit aufgenommen haben. Die SharePoint Bibliothek wird mit dem Windows Datei-Explorer geöffnet. Sollten in der SharePoint Bibliothek Ordner enthalten sein, wird dies beim Öffnen mit dem Datei-Explorer berücksichtigt. Wie auch schon beim ersten Punkt genauer beschrieben, wird der Explorer parametrisiert und es entsteht eine sichere Integration mit SharePoint.
3. Nur Links per E-Mail versendbar
SharePoint lässt es standardmäßig nicht zu Original-Dokumente per Mail zu versenden. Für das Bearbeiten der Dokumente innerhalb einer Organisation sind Links optimal. Sobald aber Zugriffe außerhalb des Unternehmens notwendig sind, bspw. externe Projekt-Mitarbeitende, Kunden oder Lieferanten kann dies zu Zugriffsproblemen und Sicherheitslücken führen. Aus diesem Grund entwickelten wir ein Add-On, das es ermöglicht, Dateien auszuwählen und direkt aus der SharePoint Library als Anhang in ein vom Add-On erstelltes Outlook E-Mail anzuhängen. Somit wird nicht ein Link versendet, sondern die Dateien. Bei Bildern kann überdies die Größe bestimmt werden, um so die Übertragungsgrenzen der Emailsysteme gerecht zu werden.
Um das volle Potenzial von SharePoint nutzen zu können, unterstützen wir Sie mit unseren zuverlässigen Add-Ons gerne! Buchen Sie hier einen unverbindlichen und kostenlosen Beratungstermin.
Eingangsrechnungen bearbeiten, bedeutet in vielen Unternehmen noch eine Rechnung zur Freigabe und Erfassung von Schreibtisch zu Schreibtisch zu tragen und später in einem Ordner händisch abzulegen. Trotz der voranschreitenden Digitalisierung unseres Alltags sind Papierrechnungen immer noch fester Bestandteil in den Büroräumen.
Mit der wachsenden Anzahl an Apps und digitalen Technologien, ist es keine Überraschung, dass auch die Nachfrage an Automatisierungen immer größer wird. Dieser Trend macht auch vor Geschäftsprozessen und -dokumenten nicht Halt. Wird die Möglichkeit erkannt, einen Prozess noch vor den Mitbewerbern zu automatisieren und damit effizienter zu gestalten, dann verschaffen sich Unternehmen einen wichtigen Vorteil, können schneller und kundenfreundlicher agieren und machen die fortgeschrittene Digitale Transformation zum USP.
Trends haben jedoch den Nachteil, dass sie manchmal überbewertet werden. Daher blicken wir in diesem Beitrag hinter den Trend und stellen uns die Frage, ob sich die Automatisierung der Eingangsrechnungsbearbeitung überhaupt lohnt.
Wann lohnen sich Automatisierungen im Unternehmen?
Einfachere Prozess-Automatisierungen gelten als optimal, wenn die Prozessdauer halbiert werden kann und sich die Automatisierung sich innerhalb eines Geschäftsjahres amortisiert. Bei komplexeren Automatisierungen kann die Amortisationszeit auch höher ausfallen. Es gibt aber auch einige Prozesse, bei denen es aufgrund der Umstände sinnvoll ist, diese zu automatisieren – insbesondere, wenn sie Routinearbeiten sind. Diese müssen sehr häufig durchgeführt werden und beinhalten sich wiederholende Aktivitäten. Diese Tätigkeiten sind aufgrund ihrer konsistenten Struktur und gewissen Redundanzen für Mitarbeitender eher langweilig, aber sehr vorteilhaft für Automatisierungen.
Neben den wiederholenden Aktivitäten können auch kurze Tätigkeiten sinnvoll für eine Automatisierung sein. Die einzelnen Aktivitäten dauern zwar nicht lange, aber müssen häufig im Unternehmen ausgeführt werden, sodass man sich dadurch die Zeit einsparen kann.
Im Nachfolgenden möchten wir uns mit dem Thema anhand einer Eingangsrechnungsbearbeitung auseinandersetzen.
Auch die Implementierung einer automatisierten Eingangsrechnungsbearbeitung hängt sehr stark von individuellen Gegebenheiten und Bedürfnisse im Unternehmen ab. Auf Basis einer WKÖ Studie konnte jedoch festgestellt werden, dass der Umstieg ab 50-100 Eingangsrechnungen pro Monat in Erwägung gezogen werden kann. Bemerkenswert ist auch, dass die Automatisierung der Rechnungsbearbeitung oft eines der ersten Digitalisierungsprojekte KMUs ist und somit eine Chance, sich mit der Digitalisierung und anderen internen Prozessen auseinanderzusetzen, was zu weiteren Kosteneinsparungen führen kann.
Was kann bei der Eingangsrechnung automatisiert werden?
Bei der Eingangsrechnungsbearbeitung können zwei Punkte automatisiert werden:
Auslesen von Rechnungsinhalten
Verarbeitung der Rechnungen
OCR-Technologie (Optical Character Recognition) wird häufig verwendet, um den Inhalt einer Rechnung automatisch auslesen zu können, dabei werden die Inhalte sowohl von digitalen Rechnungen im PDF-Format als auch gescannte Papierrechnungen extrahiert. Die von der OCR-Technologie identifizierten Inhalte werden dann automatisch an das ERP oder Buchhaltungs-System übertragen. Dieser Prozess erspart die manuelle Erfassung des Rechnungsinhalts, die zu Frustration und Unterforderung führen kann und weiters durch die entstehende Langeweile und Unaufmerksamkeit eine große Fehlerquelle darstellt. Mit einer Automatisierung können in diesem Fall gleich zwei Vorteile erlangt werden. Die Datenqualität wird verbessert und den Mitarbeitenden wird eine oftmals langweilige Arbeit erspart.
Bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen sind oft mehrere Personen aus verschiedenen Abteilungen involviert: Buchhaltung, Fachabteilungen und ggf. Wareneingang oder Einkauf. Workflowlösungen zur Rechnungsbearbeitung erleichtern und beschleunigen die Zusammenarbeit zwischen diesen Parteien. Ist ein Arbeitsschritt abgeschlossen, steht die Rechnung sofort dem nächsten Bearbeiter für den nächsten Schritt zur Verfügung. Da die Zusammenarbeit digital erfolgt, ist auch ein ortsunabhängiger Zugriff möglich.
Die Vorteile des digitalen Rechnungseingangs liegen daher auf der Hand:
Rechnungsdaten werden schnell und fehlerfrei erfasst
Transparenz in der Bearbeitung und Status einer Rechnung
Digitale Freigabe
Ortsunabhängiger Zugriffe
Archivierung und Verknüpfung mit dem Prozess
Die Implementierung einer digitalen Lösung für Eingangsrechnungen ist viel mehr als nur ein Digitalisierungsprojekt, da mehrere verschiedene Parteien involviert sind und bestehende Prozesse erneuert werden. Damit die Umsetzung auch in Ihrem Unternehmen optimal abläuft, laden wir Sie gerne zu einem unverbindlichen und kostenlosen Beratungsgespräch ein. Erfahren Sie hier mehr!
