E-Invoicing für Einsteiger

E-Invoicing für Einsteiger

Die Digitalisierung ist die Zukunft. Die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung spielt bei diesem Übergang eine große Rolle – von der Einhaltung neuer Richtlinien und Geschäftspraktiken bis hin zur Einführung neuer Technologien, welche alles unterstützen. Es handelt sich um eine ziemlich große Veränderung, die schon seit Jahren im Gange ist. Unabhängig davon, ob Sie mit der elektronischen Rechnungsstellung beginnen müssen oder nur ein Gefühl dafür bekommen wollen, was auf Sie zukommt, finden Sie hier einen Überblick über die Grundlagen.

Die Zeiten ändern sich  

Als B2B- oder B2G-Lieferant von Waren oder Dienstleistungen ist das Versenden von Rechnungen nichts Neues! Damit stellen Sie sicher, dass Sie für die von Ihnen gelieferten Waren oder Dienstleistungen bezahlt werden.

Was für Sie jedoch neu sein könnte, sind die Änderungen der Rechnungsanforderungen Ihrer Kunden. Wenn Sie sich noch nicht mit diesen Änderungen befasst haben (oder sie noch vor sich herschieben), sollten Sie wissen, dass Sie sich nicht mehr lange davor drücken können!  

Die Geschichte der Rechnung  

Beginnen wir am Anfang: Rechnungen wurden aus der Notwendigkeit heraus erstellt, Transaktionen von gesendeten und empfangenen Waren aufzuzeichnen. Die ersten (sehr einfachen) Rechnungen, die entdeckt wurden, sind über 7000 Jahre alt und wurden auf Stein, Ton und sogar Knochen geschrieben.

Im Laufe der Zeit wurden die Rechnungen natürlich auf Papier übertragen, und 1981 wurde die erste Rechnung von einem Computer erstellt. Im Laufe der Geschichte hat die Rechnung mehrere Wandlungen und Verbesserungen erfahren.

Wahrscheinlich haben Sie sich schon daran gewöhnt, eine PDF-Rechnung per Computer per E-Mail oder über Ihr Buchhaltungssystem zu versenden. Der logische nächste Schritt ist die elektronische Rechnung (E-Invoice).  

Was ist eine E-Rechnung?  

Wie eine PDF-Datei ist auch eine elektronische Rechnung eine digitale Datei, aber das macht eine PDF noch lange nicht zu einer elektronischen Rechnung! 

Eine elektronische Rechnung ist eine strukturierte Datei, in der jeder Teil einen festen Platz hat, der durch den verwendeten Standard bestimmt wird. Aufgrund der Struktur kann eine elektronische Rechnung automatisch elektronisch zwischen verschiedenen Systemen ausgetauscht werden.

Die elektronische Rechnung muss dieselben Informationen enthalten wie jede andere Rechnung (und alle zusätzlichen Informationen, die von Ihrem Kunden verlangt werden).

Wie kann ich eine elektronische Rechnung erstellen?   

Es gibt mehrere Möglichkeiten, eine elektronische Rechnung zu erstellen. Das hängt von den Anforderungen Ihres Kunden an die Rechnungsstellung und den von ihm angebotenen Optionen ab. Es hängt aber auch von den Möglichkeiten Ihres Unternehmens und der Anzahl der Rechnungen ab, die Sie versenden.  

Direkt aus Ihrer Buchhaltung oder Ihrem ERP-System  

Eine Möglichkeit, die Ihnen zur Verfügung steht, ist eine direkte Verbindung zwischen Ihrem System und dem System Ihres Kunden herzustellen. EDI (Electronic Data Interchange) ist die Software, die diese direkte Verbindung möglich macht.

Mit EDI ist für den Austausch kein menschliches Eingreifen oder Papier erforderlich. Wie Sie sich vorstellen können, spart dies bei einem Unternehmen, das täglich viele Dokumente austauscht, eine Menge Zeit und Papier, aber das sind noch nicht alle Vorteile.

EDI hat jedoch seinen Preis. Deshalb sollten Sie Ihr EDI-System auf die Anzahl der Dokumente abstimmen, die Ihr Unternehmen pro Monat austauscht.  

Von PDF zu E-Invoice

Sind Sie immer noch daran gebunden, Ihre Rechnungen im PDF-Format zu versenden? Dann können Sie sich für den Kauf einer Software entscheiden, die Ihre ‚born digital‘ PDF-Rechnungen in elektronische Rechnungen umwandelt (wie PDF-2-FLOW). 

Born digital“ bedeutet, dass die PDF-Datei von einem Buchhaltungssystem erstellt wurde, was daran zu erkennen ist, dass Sie den Text in der Datei auswählen können. Ein gescanntes oder OCR-erstelltes PDF ist nicht geeignet! Diese sind zwar theoretisch brauchbar, können aber ungenau sein und sind daher nicht die beste Option für fehlerfreie Transaktionen.

Wie bereits erwähnt, ist die Anschaffung dieser Software mit Kosten verbunden. Wenn Sie nur wenige Dokumente pro Monat austauschen, brauchen Sie sich vielleicht keine Gedanken über die Umstellung auf elektronische Rechnungsstellung zu machen.   

Verwendung von WebEDI oder des E-Invoicing-Portals Ihres Kunden  

Wenn Sie nur wenige PDF-Rechnungen pro Jahr versenden, sind Sie wahrscheinlich nicht bereit, in eine EDI-Lösung oder Software zur Konvertierung von PDF-Dateien zu investieren.

Für diese Lieferanten wird oft ein Lieferantenportal (oder E-Invoicing-Portal) angeboten. Dieses wird auch als WebEDI bezeichnet und ermöglicht es den Lieferanten, Rechnungen manuell online in ein Portal einzugeben. Diese werden dann in das vom Käufer gewünschte E-Invoice-Format umgewandelt und ohne menschliches Zutun an das System des Käufers gesendet.

Die Nutzung eines solchen Portals ist für den Lieferanten kostenlos; tatsächlich wird das Portal vom Käufer betrieben und dieser ist somit Eigentümer des E-Invoicing-Portals.  

Ein Beispiel zur Verdeutlichung:  

Eine  Kommune (z.B. Amsterdam, Berlin, Köln, München, etc.) kauft die EDI-Portalsoftware von einem Dienstleister (wie TIE Kinetix). Diese Software ist dann Eigentum der Stadtverwaltung, die sie als E-Invoicing-Portal für Lieferanten nutzt, welche nicht über die Ressourcen oder die Möglichkeit verfügen, eine EDI-Lösung zu erwerben.  

Wie versende ich eine Rechnung über Peppol?  

Wenn Sie in Europa leben, kann es sein, dass Ihr Kunde Sie bittet, Ihre Rechnung über Peppol zu versenden. Peppol ist  ein Netzwerk, welches weltweit immer beliebter wird. Viele Unternehmen und Regierungen sind an das Netz angeschlossen. Sobald Sie Zugang zu diesem Netz haben, können Sie mit allen angeschlossenen Parteien auf sehr sichere Weise Rechnungen austauschen.

Alle über Peppol versendeten Rechnungen müssen dem Peppol-Format entsprechen: Peppol BIS Billing 3.0. Für den Zugang zum Peppol-Netzwerk benötigen Sie einen Peppol Access Point (z.B. TIE Kinetix). Access Points sind (in der Regel) Dienstanbieter, die von der Dachorganisation OpenPeppol auf die Erfüllung mehrerer Qualitätsanforderungen geprüft wurden.   

Conclusio

Seit es die erste Rechnung gab, hat sich viel verändert, und sie wird sich auch in Zukunft weiterentwickeln. Auch die elektronische Rechnung gibt es schon seit einiger Zeit, und obwohl sie ursprünglich als Lösung für größere Unternehmen gedacht war, wird sie nun zunehmend auch von kleineren Organisationen genutzt. Jetzt, da Peppol weltweit expandiert, haben auch die Organisationen in den Vereinigten Staaten eine klarere Vorstellung davon, wie die Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung bald aussehen könnten. Dies liegt zum Teil an den verschiedenen Optionen für den Versand elektronischer Rechnungen, die jeweils für eine bestimmte Situation geeignet sind. Die elektronische Rechnungsstellung ist jetzt für jeden zugänglich und leicht in das eigene Unternehmen zu integrieren.

Als der TIE Kinetix Österreich Partner, unterstützt Sie BIPOS bei der Planung und Umsetzung Ihrer E-Rechnungsstellung.

Blogbeitrag von Julia Reijnen

Drop Shipping & EDI: Die 10 häufigsten Fragen beantwortet

Drop Shipping & EDI: Die 10 häufigsten Fragen beantwortet

Wenn Sie im E-Commerce tätig sind, wissen Sie, dass Drop Shipping ein brandaktuelles Thema ist. Angesichts der zunehmenden Beliebtheit und der Geschwindigkeit, mit der der Drop-Shipping-Markt im Allgemeinen wächst, haben wir beschlossen, das Thema näher zu beleuchten. Hier finden Sie die Antworten auf 10 der am häufigsten gestellten Fragen von Einzelhändlern und Lieferanten, einschließlich einiger nützlicher Informationen darüber, wie EDI in das Ganze passt. Hier ist ein Überblick:

1. Was ist Drop Shipping?

Drop Shipping ist eine Fulfillment-Methode, bei der der Lieferant, also der Hersteller, die Bestellung im Namen des Einzelhändlers direkt an den Verbraucher liefert. Es wird auch als „Direct-to-Consumer Fulfillment“ bezeichnet.

Das Beste am Drop Shipping ist, dass der Endverbraucher immer noch den Eindruck hat, dass die Bestellung vom Einzelhändler stammt. Nehmen Sie zum Beispiel Amazon. Wären Sie in der Lage zu erkennen, welche Pakete direkt von einem Lieferanten und welche von Amazon selbst geliefert wurden?

2. Wie funktioniert es?

Der Drop Shipping Prozess sieht in der Regel wie folgt aus:

  • Der Kunde gibt auf der Website des Einzelhändlers eine Bestellung auf.
  • Der Einzelhändler sendet die Bestellung an den Lieferanten, einschließlich der Lieferdaten, wie z. B. die Kundenadresse und die Liefererwartungen, per Bestellung (EDI 850). Die Bestellung kann auch per E-Mail übermittelt werden, falls der Lieferant keine EDI-Nachrichten empfangen kann.
  • Der Lieferant bestätigt die Bestellung (EDI 855) und stellt die Bestellung mit dem vom Einzelhändler gebrandeten Packzettel zusammen.
  • Der Lieferant versendet die Bestellung direkt an den Kunden und sendet eine Versandbenachrichtigung (EDI 856) mit den Versanddetails, einschließlich der Tracking-Nummer, an den Einzelhändler.
  • Der Lieferant sendet eine Rechnung (EDI 810) an den Einzelhändler.
  • Der Kunde erhält das Paket.

Um dem Kunden ein einheitliches Erlebnis zu bieten, wird die gesamte Kommunikation mit dem Kunden während des gesamten Prozesses vom Einzelhändler abgewickelt. Um auf unser Amazon-Beispiel zurückzukommen: Auch wenn Ihre Bestellung bei einem Streckengeschäft vom Hersteller bearbeitet und versandt wird, kommt die gesamte Kommunikation, z. B. die Auftragsbestätigung und die Lieferaktualisierung, immer noch von Amazon. Daher ist es beim Streckengeschäft von entscheidender Bedeutung, dass der Lieferant den Einzelhändler rechtzeitig über den Auftragsstatus, das Versanddatum oder Verzögerungen informiert.

3. Warum ist das Drop Shipping so beliebt?

Drop-Shipping gibt es schon seit geraumer Zeit, aber erst in den letzten Jahren ist dieses Modell wirklich in aller Munde. Dies ist auf drei Faktoren zurückzuführen: das schnelle Wachstum des elektronischen Handels, eine wettbewerbsorientierte Einzelhandelslandschaft und die COVID-19-Pandemie.

  1. Wachstum des E-Commerce: Der E-Commerce im Einzelhandel wird immer größer, und es gibt keine Anzeichen dafür, dass sich dieser Trend in nächster Zeit verlangsamen wird. Bis 2022 werden die Einnahmen aus dem elektronischen Einzelhandel voraussichtlich auf 6,54 Billionen US-Dollar ansteigen, gegenüber 3,53 Billionen US-Dollar im Jahr 2019.
  2. Wettbewerbsintensive Einzelhandelslandschaft: Zusätzlich zum Anstieg des E-Commerce-Bestellvolumens hat Amazons Paradigma der zweitägigen Zustellung die Messlatte für Einzelhändler noch höher gelegt, die nun aufgerufen sind, die anspruchsvolleren Erwartungen der Verbraucher zu erfüllen. In dieser hart umkämpften E-Commerce-Landschaft verlassen sich immer mehr Unternehmen auf das Streckengeschäft, um im Wettbewerb die Nase vorn zu haben. Während einige Unternehmen das Streckengeschäft als Chance sehen, ihr Geschäft auszubauen (siehe Frage 4), verlassen sich andere auf dieses Modell als reine Notwendigkeit, um sich über Wasser zu halten.
  3. Auswirkungen von COVID-19: Im Jahr 2020 wird das Streckengeschäft vor allem aus einem Grund noch beliebter werden: COVID-19. Die Pandemie hat das Wachstum des elektronischen Handels drastisch beschleunigt. Einige unserer Kunden haben einen Anstieg ihres E-Commerce-Bestellvolumens um das 2-3-fache ihrer üblichen Zahlen verzeichnet. Einzelhändler, die es nicht für dringlich hielten, die Möglichkeiten des Dropshipping auszuprobieren, waren gezwungen, sich an ihre Lieferanten zu wenden, um den unerwarteten Auftragsansturm zu bewältigen. Tatsächlich konnten einige Unternehmen, die von den Sperrungen betroffen waren, ihren Online-Verkauf fortsetzen und ihr Geschäft durch Streckengeschäfte weiterführen.

Unabhängig vom konkreten Grund scheint ein Trend klar zu sein: Streckengeschäft und E-Commerce-Wachstum gehen Hand in Hand. Mit dem Wachstum des E-Commerce wächst auch die Beliebtheit des Streckengeschäfts.

4. Was sind die Vorteile?

Der Versandhandel bietet sowohl für Einzelhändler als auch für Lieferanten große Vorteile.

Beginnen wir auf der Seite des Einzelhändlers.

  • Keine Investition in physische Bestände: Der Hauptvorteil des Streckengeschäfts besteht darin, dass Einzelhändler keinen Bestand halten, verwalten oder lagern müssen. Es versteht sich von selbst, dass bei einem geringen oder gar keinem Bestand keine großen Investitionen in Immobilien, Lager und Ressourcen erforderlich sind.
  • Die Möglichkeit, einen „endlosen Gang“ anzubieten: Die Kunden haben Zugang zu einer größeren Auswahl an Artikeln, ohne dass die Einzelhändler den Bestand im Voraus kaufen müssen. Dies ist ein großer Vorteil für Einzelhändler, die versuchen, ihre Produktpalette zu diversifizieren. Sie können neue Produkte ausprobieren und sehen, wie sie bei ihrem Publikum ankommen, bevor sie sie in die Regale stellen.
  • Schnelle Skalierbarkeit: Mit dem Streckengeschäft können Einzelhändler E-Commerce-Bestellungen schneller erfüllen und gleichzeitig den Arbeitsaufwand, die Arbeit und die Kosten für den Vertrieb reduzieren. Drop-Shipping eröffnet Einzelhändlern, die nicht über viel Kapital verfügen, die Möglichkeit, ein neues Geschäft aufzubauen.

Auf der Lieferantenseite erfordert das Streckengeschäft etwas mehr Arbeit hinter den Kulissen. Die Ergebnisse können sich jedoch auf lange Sicht durchaus auszahlen.

  • Die Möglichkeit, ein neues Produkt einzuführen: Drop-Shipping ermöglicht es Lieferanten, Produkte zu verkaufen, die es aufgrund von begrenzten Beständen oder Lagerbeständen nie in die Einzelhandelsregale geschafft haben. Sobald sich ein Produkt im Streckengeschäft bewährt hat, sind die Einzelhändler motiviert, in das Produkt zu investieren und es in ihren Geschäften zu führen, so dass die Lieferanten in neue Märkte expandieren können.
  • Verbesserte Beziehungen zu Einzelhändlern: Wenn es richtig gemacht wird, trägt das Streckengeschäft dazu bei, die Beziehung zwischen dem Einzelhändler und dem Lieferanten zu stärken.
  • Erhöhte Kundentreue: Zufriedene Kunden sind wiederkehrende Kunden.
  • Höhere Gewinne: Immer mehr Einzelhändler suchen Partnerschaften mit Lieferanten, die zum Streckengeschäft bereit sind.

5. Was sind die Nachteile?

Genau wie die Vorteile können auch die Nachteile je nach Einzelhändler und Anbieter variieren.

Fangen wir noch einmal mit dem Einzelhandel an.

Der größte Nachteil für Einzelhändler besteht darin, dass sie weniger Kontrolle über das Kundenerlebnis haben. Einzelhändler bauen ihr Geschäft auf ihrem Markennamen auf, und mit dem Streckengeschäft gehen sie ein großes Risiko ein, indem sie ihren Ruf in die Hände des Lieferanten legen. Wenn die Qualität des Produkts auf der Website des Einzelhändlers falsch dargestellt wird oder wenn der Lieferant nicht in der Lage ist, das Produkt rechtzeitig zu liefern, wird der Einzelhändler dafür verantwortlich gemacht. Da die Lieferanten beim Streckengeschäft für den Endverbraucher unsichtbar sind, wirkt sich eine schlechte Kundenerfahrung letztlich negativ auf den Ruf des Einzelhändlers aus.

Ein weiteres großes Risiko für Einzelhändler besteht darin, dass sie keinen ausreichenden Überblick über die Bestellungen oder den Bestand haben. Denken Sie daran, dass der Einzelhändler dafür verantwortlich ist, dem Endverbraucher den Status der Bestellung mitzuteilen. Wenn der Einzelhändler nicht weiß, wo sich ein Paket befindet, ist er nicht in der Lage, seine Kunden über den Status zu informieren. Deshalb entscheiden sich immer mehr Einzelhändler für eine Partnerschaft mit Dropshipping-Anbietern, die in der Lage sind, den Austausch von Bestands- und Auftragsstatus-Updates in Echtzeit zu automatisieren.

Kommen wir nun zur Lieferantenseite.

Auf der Lieferantenseite besteht die größte Schwierigkeit darin, vom Massengeschäft auf die Direktlieferung an den Verbraucher umzustellen. Nehmen wir zum Beispiel einen Bekleidungshersteller. Normalerweise wird eine einzige Bestellung von hundert Pullovern an Macy’s geliefert. Beim Streckengeschäft muss der Lieferant hundert Bestellungen nicht an einen einzigen Standort, sondern an hundert einzelne, über das ganze Land verstreute Kunden liefern. Wenn das nicht strategisch gehandhabt wird, kann das Streckengeschäft leicht sehr teuer werden.

6. Wie können Sie sich am besten auf Drop Shipping vorbereiten?

Um erfolgreich zu sein, erfordert das Drop Shipping eine einwandfreie Zusammenarbeit zwischen dem Einzelhändler, dem Lieferanten und allen anderen am Prozess beteiligten Dritten. Um dies zu erreichen, sind vier Schritte erforderlich:

  1. Führen Sie einen Technologie-Check durch
  2. Wählen Sie Ihre Partner mit Bedacht aus
  3. Setzen Sie die richtigen Erwartungen
  4. Bereiten Sie sich auf Bestellungen vor
  1. Führen Sie einen Technologie-Check durch: Vergewissern Sie sich, dass Sie über die richtige Technologie und Infrastruktur für die Abwicklung von Streckengeschäften verfügen. Es braucht nur eine schlechte Erfahrung, damit der Kunde nicht mehr zurückkommt. Um ein gutes Kundenerlebnis zu bieten, müssen sowohl der Einzelhändler als auch der Lieferant in der Lage sein, wichtige Informationen in jeder Phase des Prozesses zeitnah auszutauschen. Nehmen wir zum Beispiel den Warenbestand. Ohne Echtzeiteinblick in die Lagerbestände des Lieferanten könnte der Einzelhändler den online verfügbaren Bestand falsch darstellen und schließlich eine Bestellung an den Lieferanten schicken, die nicht erfüllt werden kann.

Die Investition in die richtige EDI-Lösung trägt dazu bei, den Austausch von Bestell-, Bestands- und Versanddaten von Anfang bis Ende zu rationalisieren. Wenn Sie bereits eine Lösung im Einsatz haben, sollten Sie sicherstellen, dass Ihr ERP- und EDI-Anbieter in der Lage ist, den Streckenhandel zu handhaben, und dass die von Ihnen verwendete Lösung skalierbar ist. Die vollständige Integration Ihrer EDI- und Streckengeschäftssysteme mit Ihrem ERP-System wird dazu beitragen, Ihren Streckengeschäftsprozess effizienter zu gestalten und gleichzeitig die Verarbeitungskosten zu senken.

  1. Wählen Sie Ihre Partner mit Bedacht aus: Stellen Sie Nachforschungen an und wählen Sie Ihre Partner mit Bedacht aus. Es gibt eine Vielzahl von Lieferanten und Einzelhändlern, die für den Versandhandel bereit sind. Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass Unternehmen, die dies bereits seit einiger Zeit tun, über einen gut funktionierenden Prozess verfügen – mit ihnen ist es einfacher, eine Partnerschaft einzugehen.
  2. Setzen Sie die richtigen Erwartungen: Die Festlegung von Service Level Agreements (SLA) mit Ihren Handelspartnern hilft, den Prozess zu klären und die richtigen Erwartungen für alle Beteiligten festzulegen. Es ist wichtig, festzulegen, wie Bestellungen, Bestände und Rücksendungen verwaltet werden und welche Packzettel beispielsweise für jeden Händler erforderlich sind.
  3. Bereiten Sie sich auf Bestellungen vor: Seien Sie darauf vorbereitet, dass Sie nach der Unterzeichnung eines Vertrags mit einem Partner schnell Bestellungen erhalten. Verschwenden Sie keine Zeit und stellen Sie sicher, dass Sie alles bereit haben, wenn die erste Bestellung eingeht.

7. Sollten Sie den Drop-Shipping-Prozess an einen 3PL auslagern oder intern durchführen?

Es gibt einige Vor- und Nachteile, wenn Sie den Drop-Shipping-Prozess intern abwickeln und nicht an ein externes Logistikunternehmen auslagern, aber die kurze Antwort ist diese: Wenn Sie schnell skalieren wollen, sollten Sie die Auslagerung an einen 3PL in Betracht ziehen.

Ein weit verbreiteter Glaube ist, dass Sie die Kosten niedrig halten können, wenn Sie den Drop-Shipping-Prozess intern durchführen. Das hängt jedoch vom Auftragsvolumen ab und davon, ob Sie in der Lage sind, die Abwicklung von Einzelkundenaufträgen oder von Großaufträgen zu bewältigen. Ein 3PL verfügt in der Regel über die Ressourcen und das Fachwissen, um Direktbestellungen im ganzen Land schnell abzuwickeln und Lieferstandards anzubieten, die mit Amazons zweitägigem Versandmodell konkurrieren können.

Wenn Sie sich entscheiden, dass die Auslagerung an einen 3PL die beste Option für Sie ist, sollten Sie eines beachten: Nicht alle 3PLs sind gleich. Sie könnten davon ausgehen, dass alle 3PLs für den Direktversand geeignet sind oder zumindest über die richtige Technologie verfügen, um Sie bei der Auftragsabwicklung, der Bestandsverwaltung und den Versanddiensten zu unterstützen – aber das ist nicht der Fall. Achten Sie darauf, dass Sie einen 3PL wählen, der über automatisierte Drop-Shipping-Funktionen verfügt, denn das ist es, was Ihnen letztendlich helfen wird, Ihr Unternehmen zu vergrößern.

8. Wer sollte sich um den Kundendienst und die Retouren kümmern?

Um die Konsistenz des gesamten Einkaufserlebnisses zu wahren, empfiehlt es sich, dass der Händler direkt mit dem Kunden kommuniziert. Rücksendungen können ein komplizierter Prozess sein, vor allem wenn es sich um Drop-Shipping handelt, und Amazon hat mit seinem Modell der kostenlosen Rücksendung die Messlatte hoch gelegt. Die EDI-Automatisierung kann dazu beitragen, den Prozess zu beschleunigen, indem wichtige Rückgabeinformationen zwischen den Partnern rationalisiert werden.

Aber es liegt wirklich an Ihnen und Ihrem Partner, sich auf den besten Prozess zu einigen, um sicherzustellen, dass Sie die Erwartungen der Verbraucher erfüllen. Wie auch immer Sie sich für die Abwicklung von Kundendienst und Rücksendungen entscheiden, entscheidend ist, dass Sie den Prozess im Vorfeld in der Dienstleistungsvereinbarung klar definieren.

9. Brauchen Sie ein großes IT-Team, um den Drop Shipping zu betreiben?

Nicht unbedingt. Automatisierung kann dazu beitragen, die Belastung Ihres IT-Teams zu verringern. Der Versandhandel ist manuell kaum zu bewältigen, vor allem wenn das Auftragsvolumen hoch ist. Ziehen Sie die Zusammenarbeit mit einem kompetenten EDI-Anbieter für den Versandhandel in Betracht, um Ihre Prozesse zu automatisieren, Fehler bei der Dateneingabe zu reduzieren und Ihr IT-Team klein zu halten, damit Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

10. Wie können Sie Ihre Erfolgsaussichten maximieren?

Unser Geheimrezept für ein erfolgreiches Drop Shipping-Programm besteht aus 3 Schlüsselelementen:

  • Der richtige Partner
  • Die richtige Infrastruktur
  • Zusammenarbeit und Transparenz zwischen den Partnern

Als der TIE Kinetix Österreich Partner haben wir die passende Lösung für E-Commerce-Händler sowie Lieferanten, die mithilfe Automatisierungen Zeit sparen wollen. Sie können hier alles darüber lesen.

Blogbeitrag von Courtney Yocabet

PINT ist die Zukunft von Peppol

PINT ist die Zukunft von Peppol

Das Peppol-Netzwerk wird immer beliebter, nicht nur in Europa, sondern in der ganzen Welt. Australien, Neuseeland und Singapur haben sich kürzlich der Gemeinschaft angeschlossen, und mit PINT scheint Peppol auch in Japan und den USA Einzug zu halten.

Ein offenes Netz muss kompatibel sein, um Verbindungsmöglichkeiten zu schaffen. Dies ermöglicht nahtlose Verbindungen zwischen Handelspartnern und damit einen globalen Geschäftsaustausch ohne Einschränkungen. Dies hat das Potenzial, den (internationalen) Geschäftsverkehr zu verändern, und die kürzlich vorgestellte Spezifikation Peppol International Invoice (PINT) wird dabei eine große Rolle spielen.

Während des E-Invoicing Exchange Summit in Wien haben wir zum ersten Mal von PINT gehört. PINT wurde noch nicht offiziell veröffentlicht (es soll im Januar 2022 auf den Markt kommen), aber wir können Ihnen bereits einen Vorgeschmack auf das geben, was kommen wird.

Was ist PINT?

PINT steht für „Peppol International Invoice“. Es handelt sich dabei um eine neue Spezifikation für die elektronische Rechnungsstellung, die eine Erweiterung des Peppol BIS 3.0-Standards darstellt, der auf der EU-Norm (EN 16931) basiert. Bis vor kurzem war diese in der EU verwurzelte Norm noch kein Thema.

Doch wie bereits erwähnt, wird Peppol auch außerhalb Europas immer beliebter. In Australien, Neuseeland und Singapur kam es beim Beitritt zur Peppol-Gemeinschaft zu Komplikationen, weil die steuerlichen Anforderungen dort anders sind als in den Ländern der Europäischen Union. Dies führte dazu, dass spezifische Erweiterungen des Peppol BIS 3.0-Standards geschaffen werden mussten, da dessen Kernanforderungen mit den steuerlichen Anforderungen der EU übereinstimmen, was die Interoperabilität zwischen EU- und Nicht-EU-Ländern behinderte.

Aus diesem Grund wurde PINT ins Leben gerufen, dessen Hauptziel es ist, den kompatiblen Austausch von Rechnungen über das Peppol-Netz auf globaler Ebene zu erleichtern, ohne Erweiterungen zu verwenden. Stattdessen soll PINT dynamisch arbeiten, um einen nahtlosen und konformen Austausch unabhängig von länderspezifischen Anforderungen zu ermöglichen.

Generell wird PINT die internationale elektronische Rechnungsstellung über das Peppol-Netz erheblich vereinfachen und die Abwicklung von Geschäften auf der ganzen Welt noch einfacher machen.

Hauptziele von PINT

  • Weltweiter Austausch über dieselbe Rechnung
  • Automatische Verarbeitung von Rechnungen
  • Unterstützung für lokale Anforderungen
  • Minimale Auswirkungen auf laufende Implementierungen
  • Bessere Unterstützung für Branchenanforderungen
  • Reibungslosere Einbindung neuer Rechtsordnungen

Wann wird PINT live gehen?

Der aktuelle Plan sieht vor, dass PINT im Januar 2022 in Betrieb genommen wird. Japan wird das erste Land sein, das sich der Peppol-Gemeinschaft für die PINT-Spezifikation anschließt, und Australien, Neuseeland und Singapur werden alle auf den neuen Standard umgestellt. Darüber hinaus prüft die Business Payments Coalition (BPC) die Verwendung von PINT im Rahmen des E-Invoicing-Austauschs in den USA, und es scheint wahrscheinlich, dass die USA den Standard ebenfalls übernehmen werden. Auch wenn PINT noch nicht offiziell freigegeben wurde, werden Sie in den kommenden Monaten (und Jahren) sicherlich noch viel darüber hören.

Da offene Netzwerke in der globalen Geschäftswelt immer mehr an Bedeutung gewinnen, sollten Sie sich aktiv über bevorstehende Änderungen und deren mögliche Auswirkungen auf Ihr Unternehmen informieren. Eine Möglichkeit, dies im Auge zu behalten, ist die Wahl eines Dienstanbieters wie TIE Kinetix, der eine flexible Plattform unterhält und eine Konformitätsgarantie bietet (einschließlich der Unterstützung aller aktuellen und zukünftigen Rechnungsstandards und -spezifikationen). Achten Sie bei der Bewertung von Dienstleistern darauf, dass der von Ihnen gewählte Anbieter als offizieller Peppol Access Point fungiert.

Möchten Sie mehr über den sicheren und zuverlässigen Dokumentenaustausch mittels Peppol erfahren? Dann buchen Sie hier einen unverbindlichen und kostenlosen Beratungstermin.

Blogbeitrag von Julia Reijnen

Warum das Versenden von Rechnungen per E-Mail Sie anfällig für Angriffe auf die Lieferkette macht

Warum das Versenden von Rechnungen per E-Mail Sie anfällig für Angriffe auf die Lieferkette macht

Angriffe auf die Lieferkette kommen häufiger vor, als Sie vielleicht denken. Sie erfolgen in der Regel über Malware, die über einen Lieferanten oder einen anderen Handelspartner in Ihre Lieferkette gelangt. Von dort aus können die Dinge schnell außer Kontrolle geraten. Wenn Sie erst einmal Opfer eines Angriffs geworden sind, können Sie nicht mehr viel tun, und ehe Sie sich versehen, hat die Malware bereits mehrere Parteien infiltriert.

Um sich selbst, Ihre Lieferanten und alle anderen Geschäftspartner weniger anfällig für Angriffe auf die Lieferkette zu machen, sind Sie verpflichtet, bestimmte Vorsichtsmaßnahmen zu ergreifen und Sicherheitsstandards für alle festzulegen, mit denen Sie zusammenarbeiten.

Es ist mehr als wahrscheinlich, dass Sie bereits alles im Griff haben. Vielleicht haben Sie eine erstklassige Sicherheitssoftware, verwenden eindeutige Passwörter, sorgen für Backups usw. Aber haben Sie schon einmal über Ihre Kommunikationsprotokolle nachgedacht? Wir schon. Und deshalb möchten wir Ihnen erklären, warum der Versand von Rechnungen und anderen Geschäftsdokumenten per E-Mail Ihre Lieferkette anfällig für Cyberangriffe macht.    

Was sind Kommunikationsprotokolle?

Da es hier hauptsächlich darum geht, dass der Versand von Rechnungen per E-Mail Sie (und Ihre Kunden) anfällig für Angriffe auf die Lieferkette macht, ist es sinnvoll, SMTP als Beispiel für ein Kommunikationsprotokoll zu verwenden. SMTP (auch bekannt als E-Mail) ist ein Kommunikationsprotokoll bzw. eine Dateiübertragungsmethode. Es steht für Simple Mail Transfer Protocol.

Die Begriffe „Kommunikationsprotokoll“ und „Dateiübertragungsmethode“ sind lediglich hochentwickelte Bezeichnungen für die Art und Weise, wie eine Datei gesendet wird oder wie die Daten von Punkt A nach Punkt B übertragen werden. Andere Kommunikationsprotokolle sind FTP, SFTP, OFTP, HTTPS usw.

Was ist ein unsicheres Netzwerk?

Wie Sie sich wahrscheinlich denken können, ist SMTP kein sicheres Netzwerk. Eine genauere Erklärung ist diese: Ohne zusätzliche Maßnahmen ist SMTP standardmäßig keine sichere Austauschmethode, da es keine Aspekte der Verschlüsselung und Authentifizierung enthält. Ohne eine lange und technische Erklärung bedeutet dies, dass (im Allgemeinen) alle Nachrichten relativ ungeschützt und offen für Hacker sind. Daher sind E-Mails naturgemäß anfällig für Hackerangriffe, die zu einem Angriff auf die Lieferkette führen können.

Obwohl es möglich ist, eine SMTP-Umgebung zu schaffen, die einige der wichtigsten Sicherheitsrisiken im Zusammenhang mit der E-Mail-Kommunikation angeht, ist es unwahrscheinlich, dass alle Handelspartner Maßnahmen zur Sicherung ihres E-Mail-Austauschs ergriffen haben. Deshalb setzen wir uns für die Verwendung sicherer Netzwerke ein und entwickeln unsere Lösungen entsprechend.

Was ist ein sicheres Netz?

Im Gegensatz zu SMTP bedeutet der Austausch über ein sicheres Netz, dass für alle Parteien, die das Netz nutzen, die gleichen Sicherheitsmaßnahmen gelten. Das bekannteste Beispiel für ein sicheres Netz ist das Peppol-Netz, ein internationales Netz für die elektronische Beschaffung, bei dem jeder Teilnehmer einen gründlichen Überprüfungsprozess durchlaufen muss, bevor er über einen zertifizierten Peppol-Zugangspunkt wie TIE Kinetix FLOW eine Verbindung zu einer hochsicheren digitalen Infrastruktur herstellen kann.

Die Möglichkeit, elektronische Rechnungen über das Peppol-Netz zu versenden, ist in Europa häufig eine Voraussetzung für Lieferanten, die mit öffentlichen Behörden Geschäfte machen wollen, und dies wird auch für Geschäfte mit Organisationen des privaten Sektors immer häufiger verlangt. Aber auch für diejenigen, die nicht verpflichtet sind, ihre Geschäftsdokumente – Rechnungen oder andere – über ein Netzwerk wie Peppol zu versenden, gibt es immer noch Möglichkeiten, PDF- und XML-Dokumente sicher zu versenden und dabei die SMTP-Kommunikation (E-Mail) zu vermeiden.

Eine sichere Alternative zum SMTP-Austausch

Um sicherzustellen, dass unsere Kunden und ihre Lieferanten weniger anfällig für Angriffe auf die Lieferkette sind, wenn sie eine oder mehrere unserer Lösungen nutzen, treffen wir zahlreiche Vorkehrungen. So ist TIE Kinetix beispielsweise nach ISO 27001 zertifiziert, was bedeutet, dass sie die festgelegten Anforderungen an die Informationssicherheit erfüllen. Außerdem gibt es bei keine Möglichkeit mehr, PDF- oder XML-Rechnungen per E-Mail zu versenden. Alles in allem ist das einfach zu riskant für alle Beteiligten.

Aber wie bereits erwähnt, gibt es immer noch Möglichkeiten, PDF- und XML-Dokumente sicher zu versenden. Und mit PDF-2-FLOW ist das so einfach wie das Versenden einer E-Mail. Nach einer einfachen Anwendungsinstallation erhalten Sie Zugang zu einem hochsicheren Netzwerk, mit dem Sie die Anforderungen Ihrer Kunden erfüllen und sicher sein können, dass Ihr wichtiger Geschäftsverkehr nicht von Hackern abgefangen wird.

Als der TIE Kinetix Österreich Partner, unterstützt Sie BIPOS bei der Planung und Umsetzung Ihrer E-Rechnungsstellung. Buchen Sie hier einen unverbindlichen und kostenlosen Beratungstermin.

Blogbeitrag von Julia Reijnen

Was ist eine DESADV-Nachricht?

Was ist eine DESADV-Nachricht?

Die DESADV-Nachricht ist eine elektronische Lieferavis-Nachricht gemäß dem EDIFACT-Standard für den elektronischen Dokumentenaustausch. Sie enthält nützliche Informationen über eine Sendung.

Was ist DESADV?

Die DESADV-Nachricht ist eine elektronische Lieferavis-Nachricht gemäß dem EDIFACT-Standard für den elektronischen Dokumentenaustausch. Sie wird vom Lieferanten oder Lagerhaus an den Käufer gesendet, um zu bestätigen, dass die Bestellung unterwegs ist (und vieles mehr). Die DESADV-Nachricht folgt in der Regel auf die Bestellungsantwort (ORDRSP) und garantiert praktisch, dass die Bestellung pünktlich und wie versprochen geliefert wird.

Gängige Alternativen zu DESADV

In Europa werden die Begriffe DESADV und Versandanzeige häufig synonym verwendet. Wenn man sich in Nordamerika auf dieselbe EDIFACT-„DESADV“-Nachricht bezieht, ist es üblicher, die Nachricht als Advanced Shipping Notice (ASN) oder EDI 856 Ship Notice/Manifest zu bezeichnen, die beide mehr den regionalen Präferenzen und ANSI X12-Transaktionssätzen entsprechen.

Grundsätzlich gilt: DESADV = Versandanzeige = EDI 856 = Lieferavis/Manifest = Advanced Shipping Notice (ASN). Fünf Möglichkeiten, auf ein einziges Dokument zu verweisen, das nützliche Informationen über eine Sendung enthält. Aus technischer Sicht unterscheidet sich das DESADV-Format jedoch von dem eines EDI 856 (EDIFACT vs. ANSI X12). Die EDIFACT-DESADV kann auch auf eine bestimmte Version der Nachricht verweisen, von denen die DESADV D.96A eine der häufigsten ist.

Was beinhaltet eine DESADV-Nachricht?

Unabhängig davon, wie die Daten strukturiert sind oder welche Version verwendet wird, enthält das Dokument immer eine Variante der folgenden sendungsidentifizierenden Informationen:

  • Versendete(r) Auftrag(e)
  • Menge der versendeten Einzelpositionen
  • Produktbeschreibungen
  • Informationen zum Spediteur und Tracking-Nummer
  • Geschätztes Lieferdatum und -zeit
  • Beschreibung der Verpackung
  • Barcode-Etiketten für den Empfang (falls zutreffend)
  • Palettencodes (falls zutreffend)

Sie haben noch Fragen zum Thema DESADV oder müssen DESADV für einen Ihrer Kunden oder Lieferanten einsetzen?  Buchen Sie hier einen unverbindlichen und kostenlosen Beratungstermin.

Blogbeitrag von Courtney Yocabet

Wie Peppol-Rechnungsantworten das Tagesgeschäft verändern

Wie Peppol-Rechnungsantworten das Tagesgeschäft verändern

Verbringen Sie (oder Ihr Team) viel Zeit mit der Beantwortung von Lieferantenanfragen zum Status ihrer Rechnungen? Möchten Sie, dass dies aufhört? Nun, wenn Sie Rechnungen über das Peppol-Netzwerk austauschen, haben wir gute Nachrichten für Sie.

Peppol-Rechnungsantworten (Peppol BIS Invoice Response 3.1) tauchen in der Welt des E-Invoicing immer häufiger auf. Wie der Name schon sagt, sind Rechnungsantworten elektronische Nachrichten, die Sie versenden, nachdem Ihr Lieferant Ihnen eine Rechnung geschickt hat. Und obwohl die Nachrichten der Peppol-Rechnungsantwort relativ einfach zu implementieren sind, können sie Ihrem Unternehmen einen großen Nutzen bringen.

Möchten Sie Ihren Cashflow optimieren? Wie wäre es, wenn Sie Ihren Procure-to-Pay-Prozess (oder den Order-to-Cash-Prozess Ihrer Lieferanten) effizienter gestalten? Dann schnell! Lesen Sie weiter.

Was ist eine Peppol-Rechnungsantwort?

Die Peppol BIS Invoice Response ist eigentlich eine Reihe von elektronischen Nachrichten unter dem Oberbegriff „Invoice Response“. Einfach ausgedrückt, wird jede einzelne Nachricht einer Rechnungsantwort verwendet, um den Status einer Rechnung zu aktualisieren. Auf diese Weise ist Ihr Lieferant immer informiert, wenn Sie die Rechnung erhalten, genehmigt, bezahlt oder abgelehnt haben (und aus welchem Grund).

Antworten auf Rechnungen

Die Peppol BIS Invoice Response unterstützt mehrere Nachrichtentypen:

  • Bestätigt: Die Rechnung ist zur Bearbeitung eingegangen.
  • In Bearbeitung: Die Bearbeitung der Rechnung hat im System des Käufers begonnen.
  • In Abfrage: Die weitere Bearbeitung der Rechnung stoppt. Der Einkäufer teilt dem Lieferanten mit, dass zusätzliche Informationen benötigt werden.
  • Bedingt akzeptiert: Die Rechnung wird unter bestimmten Bedingungen akzeptiert. Die Zahlung erfolgt, wenn die Bedingungen vom Lieferanten akzeptiert werden.
  • Abgelehnt: Die Rechnung entspricht nicht dem Angebot oder der Transaktion, auf die in der Rechnung Bezug genommen wird (z.B. dem Kostenvoranschlag), und wird aus diesem Grund vom Käufer nicht akzeptiert.
  • Akzeptiert und genehmigt: Der Käufer akzeptiert die Rechnung. Der nächste Schritt ist die Zahlung.
  • Bezahlt: Der Käufer hat die Rechnung bezahlt.

Rechnungsantworten sparen Zeit

Sie können sich vorstellen, dass die Beantwortung von Rechnungen zu einer erheblichen Zeitersparnis führen kann, wenn Sie mit Ihren Lieferanten über das Peppol-Netzwerk kommunizieren. Sie funktionieren sogar so gut, dass rechnungsbezogene E-Mails und Anrufe von Ihren Lieferanten praktisch verschwinden. Dadurch gewinnen Sie und Ihr Team intern viel Zeit, um sich auf andere wichtige Aktivitäten zu konzentrieren, z. B. auf das Wachstum Ihres Unternehmens.

Aber die Zeitersparnis ist nicht der einzige Vorteil von Peppol Invoice Response…

Verbesserung von Transparenz und Zusammenarbeit

Wenn Sie Ihren Procure-to-Pay-Prozess optimieren wollen, müssen Sie auch die Order-to-Cash-Prozesse Ihrer Lieferanten berücksichtigen. Die Schaffung von Transparenz im gesamten Austauschprozess ist heute eine der größten Herausforderungen für Unternehmen, aber das muss nicht sein.

Wenn Sie Ihre Lieferanten nicht proaktiv über den Status ihrer Rechnungen informieren, lassen Sie diese im Dunkeln tappen. Dadurch entsteht ein ständiger Zustand der Unklarheit, was der Zusammenarbeit und dem Aufbau erfolgreicher Geschäftsbeziehungen nicht gerade zuträglich ist. Und wenn es keine einfache Möglichkeit gibt, die Rechnungsbearbeitung auf Ihrer Seite zu verfolgen, fehlen Ihnen notwendige Daten, die Sie zur Optimierung Ihrer internen Prozesse nutzen könnten.

Mit Rechnungsantwortnachrichten schaffen Sie schnell und einfach Transparenz und ersparen sich tägliche Statusgespräche mit Ihren Lieferanten. Das hilft Ihnen, Ihren Procure-to-Pay-Prozess datenbasiert zu optimieren und schafft Klarheit für Ihre Lieferanten. Das spart Ihnen nicht nur Zeit und gibt Ihnen mehr Kontrolle über Ihren Procure-to-Pay-Prozess und Ihren Cashflow, sondern verbessert auch die Zusammenarbeit. Eine Win-Win-Situation.

Erste Schritte mit Peppol-Rechnungsantwortnachrichten

Die Voraussetzung für den Nachrichtenaustausch von Rechnungsantworten ist, dass sowohl Sie als auch Ihr(e) Lieferant(en) elektronische Rechnungen über das Peppol-Netz austauschen. Nicht alle Dienstleister können von sich behaupten, ein zertifizierter Peppol Access Point zu sein, aber TIE Kinetix ist einer von ihnen.

Als der TIE Kinetix Österreich Partner, unterstützt Sie BIPOS bei der Planung und Umsetzung Ihrer E-Rechnungsstellung.

Blogbeitrag von Julia Reijnen