Vendor Invoice Management

Rationalisieren Sie die Bearbeitung von Eingangsrechnungen, um die Produktivität und den Cashflow zu verbessern.

Die Rechnungsstellung erfolgt in der Regel nach wie vor auf Papier, auch in der heutigen, zunehmend digitalisierten Umgebung. Die manuelle Erfassung von Eingangsrechnungen ist jedoch mit einem enormen Zeit- und Kostenaufwand verbunden und führt zu Verzögerungen im Prozess. Lange Warte- und Bearbeitungszeiten führen zum Beispiel dazu, dass Skonti nicht gewährt werden können. Und nicht nur das: Es fehlt auch der transparente Überblick, welcher Mitarbeiter die Rechnung gerade bearbeitet. Optimieren Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung mit der digitalen SharePoint Eingangsrechnungsverarbeitung. 

Erzielen Sie schnellere Durchlaufzeiten durch den Kreditorenworkflow und erhöhen Sie die Transparenz im gesamten Prozess. Die Lösung für Microsoft SharePoint und Microsoft 365 ist vollständig in Ihre Finanzbuchhaltung integriert und macht die Bearbeitung von Eingangsrechnungen zu einer sehr einfachen Aufgabe.  Die Automatisierung von Rechnungsprozessen verbessert die Einhaltung von Vorschriften und die Genauigkeit und setzt gleichzeitig Zeit frei, die für die Bearbeitung von Kundenanliegen genutzt werden kann. Unser Microsoft 365 Invoice Management System ist vollständig in SharePoint integriert und kann problemlos von kleinen Unternehmen bis hin zu Großunternehmen skaliert werden.

Wie wir Ihnen bei Ihrem
Vendor Invoice Management helfen

 

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Erfassen

Eingehende Rechnungen werden einzeln oder stapelweise gescannt und ihr Inhalt automatisch indiziert. Liegen die Dokumente bereits elektronisch vor (als E-Mail-Anhang oder PDF-Upload), können sie auch per Texterkennung erfasst werden. Alle buchhaltungsrelevanten Informationen werden automatisch ausgelesen und an das ERP-System übertragen. 

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Übergabe an ERP

Die SharePoint-Eingangsrechnungsverarbeitung ist direkt an Ihre Buchhaltung (ERP, Finanzbuchhaltung oder Warenwirtschaft) angebunden und somit vollständig in Ihre Bestell- und Buchhaltungsprozesse integriert. Über ein speziell von uns entwickeltes Modul werden die digitalisierten Rechnungen an das ERP-System übergeben, vorerfasst und können dort über einen Workflow geprüft werden. 

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Verarbeitung

Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung mit SharePoint und Microsoft 365 automatisiert das Einlesen und Bearbeiten aller Eingangsrechnungen. Dies gewährleistet eine einfache, schnelle und transparente Abwicklung aller Rechnungsprozesse: von der sachlichen Rechnungsprüfung bis zur Freigabe und Endkontierung. 

Wissen Sie schon, was Vendor Invoice Management
für Ihren Wertschöpfungsprozess leisten kann?

Warum ein Vendor Invoice Management?

Das Lesen und Verarbeiten aller eingehenden Rechnungen wird mit SharePoint und der digitalen Verarbeitung von Microsoft 365 automatisiert. Sie können ein robustes Rechnungsautomatisierungssystem mit geringen Kosten für Ihr Unternehmen erstellen, indem Sie Microsoft 365 SharePoint nutzen. So wird sichergestellt, dass alle Rechnungsprozesse einfach, schnell und transparent abgewickelt werden: von der sachlichen Rechnungsprüfung über die Genehmigung bis hin zur endgültigen Kontierung. Alle Rechnungen und andere relevante Informationen werden gesetzeskonform im digitalen Archiv vorgehalten, so dass ein einfacher Zugriff jederzeit möglich ist. Ihre Mitarbeiter können alle Rechnungen schnell und einfach über moderne und transparente Schnittstellen bearbeiten. 

 

Reduzieren Sie die Zeit, die für die Bearbeitung einer Rechnung benötigt wird, von Tagen auf Stunden

Jeder wünscht sich eine schnelle Zahlung. Die manuelle Bearbeitung von Rechnungen kann jedoch zu Verzögerungen, Cashflow-Problemen und Reibereien zwischen Mitarbeitern und der Kreditorenbuchhaltung sowie zu Konflikten mit Lieferanten führen. Zahlungen können jetzt optimiert und beschleunigt werden, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten zufrieden sind. 

Automatisieren und optimieren Sie den Rechnungsstellungsprozess mit Leichtigkeit

Die automatisierte Texterkennung (OCR) erkennt Metadaten (Kreditor, Rechnungsdatum, Beträge, Positionen, UID, …) aus Rechnungen schnell und präzise. Sie werden dann übersichtlich zusammengefasst und auch an Ihr Buchhaltungsteam zur Bewertung und Überprüfung weitergeleitet, woraufhin sie entweder beanstandet oder von den Mitarbeitern der Buchhaltung akzeptiert und bezahlt werden. Bei Bedarf können auch Kostenstellen direkt im System ergänzt werden. 

Verwalten Sie Ihr Rechnungssystem über ein Workflow-System

Durch die Abbildung und Automatisierung Ihres Rechnungsstellungsprozesses können viele Probleme beseitigt werden, die bisher bei der Verwaltung von Rechnungen unausweichlich waren. Um sicherzustellen, dass die Daten ordnungsgemäß im Buchhaltungssystem erfasst werden, verbinden Sie Ihr ERP-System über digitale Prozesse. Senden Sie Anfragen an den zuständigen Budgetverantwortlichen oder lassen Sie überfällige Rechnungen automatisch eskalieren. Erstellen Sie leistungsstarke Formulare, die alle wichtigen Daten erfassen und validieren und gleichzeitig einen vollständigen Rechnungsprüfungspfad aufrechterhalten. 

Was in einer Eingangsrechnung
enthalten sein muss
 

Eine Rechnung muss vom Unternehmen formell und sachlich geprüft werden, um ihre Richtigkeit zu gewährleisten. Dieser Prozess kann je nach Abteilung von verschiedenen Mitarbeitern durchgeführt werden. Im formalen Prozess werden die relevanten Daten von der Kreditorenbuchhaltung geprüft. 

Die in einer Eingangsrechnung verpflichtenden Angaben müssen enthalten sein, damit die Rechnung bezahlt werden kann und der Vorsteuerabzug möglich ist. Wenn die Rechnung nicht korrekt ist, kann der Empfänger sie nicht korrigieren und muss die Rechnung an den Absender zurückschicken. Die verpflichtenden Bestandteile einer Eingangsrechnung werden im Umsatzsteuergesetz erläutert. Die folgenden Daten müssen sowohl auf Papierrechnungen, als auch auf digitalen Rechnungen vorhanden sein:

  • Name und Anschrift des Ausstellers 
  • Name und Anschrift des Empfängers
  • Rechnungsdatum 
  • Rechnungsnummer 
  • Zeitpunkt der Lieferung oder Leistungserbringung 
  • Anzahl und Bezeichnung der gelieferten Waren oder Art und Umfang der erbrachten Leistung 
  • Netto-Rechnungsbetrag 
  • Mehrwertsteuer 
  • Bruttobetrag 
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer 
  • Bankverbindung des Rechnungsstellers 

In der Eingangsrechnung kann auch das Zahlungsziel angegeben werden. Wenn die Rechnung mit einem Skonto bezahlt werden soll, muss der Aussteller den Skontobetrag und den Prozentsatz des Skontos angeben sowie die Rechnungsnummer, die fortlaufend vergeben werden muss. 

Entdecken Sie die Potenziale der optimalen Dokumentenverwaltung

 

Wir sind der festen Überzeugung, dass die ordnungsgemäße Verwaltung von Geschäftsinhalten entscheidend für den Erfolg ist. Dabei kann ein System Ihnen bei einer Vielzahl von Dokumentenarten und -prozessen helfen. Unser Team ist für Sie da und befreit Sie vom Dokumentenchaos.

Delivery Management System

Automatisieren Sie Ihre Erfassung und Verarbeitung von Lieferscheinen, um den Wareneingangsprozess langfristig zu verbessern.

Order Confirmation System

Verarbeiten Sie Ihre Auftragsbestätigungen automatisiert, um termingerechte und vollständige Lieferungen zu gewährleisten.

Order Processing System

Extrahieren Sie schnell alle erforderlichen Daten aus einer Bestellung, um die Effizienz und Kundenzufriedenheit zu verbessern.

Schaffen wir gemeinsam die Lösungen für Ihre unternehmerischen Herausforderungen

 

Wenden Sie sich mit Ihren Produktivitäts-, Inhalts-, Kollaborations- oder Sicherheitsproblemen an uns, und am Ende des Projekts werden Sie mit den gewünschten Geschäftsergebnissen nach Hause gehen. Das liegt daran, dass wir bei BIPOS mit unseren Kunden zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass wir uns an Ihren Zielen und Prioritäten orientieren.

BIPOS

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